5 Beispiele zur Ausgabenverwaltung mit temporären Karten

Im Geschäftsalltag bereiten gelegentliche Ausgaben häufig Kopfzerbrechen. Wer bezahlt sie – und mit welchem Zahlungsmittel? Mitarbeitenden eine Zahlungskarte zu leihen ist nicht ideal. Spesen abzurechnen und zu kontrollieren bedeutet Zeitverlust. Wir halten die Lösung bereit: unsere neuen virtuellen Karten. 🎉

➜ Ein/e Mitarbeiter/in muss einen Service oder ein Produkt bezahlen (und verfügt über keine eigene Firmenkreditkarte)? Dann können Sie eine Karte extra zu diesem Anlass erstellen.

➜ Mehrere Personen müssen im Rahmen eines Teamevents Zahlungen vornehmen? Dann können Sie Zahlungskarten ausgeben, die Sie passgenau dem jeweiligen Bedarf entsprechend einstellen.

Virtuelle Karten haben die Ausgabenverwaltung im Unternehmen bereits sehr viel einfacher (und sicherer) gemacht. Nun gibt es zusätzlich die temporären Karten. Ihr Plus? Sie eignen sich perfekt für punktuelle Zahlungen.

Dank temporärer Karten können Sie jeder/m Mitarbeitenden eine Zahlungskarte für eine spezifische und einmalige Ausgabe ausstellen. Die Budgets – das Guthaben der jeweiligen Karten – legen Sie im Voraus fest. So garantieren Sie gleichermaßen Autonomie und Sicherheit (die Karte erlischt automatisch, nachdem die Zahlung vorgenommen wurde).

Mit Qonto gehen wir noch einen Schritt weiter und bieten Ihnen eine neue Art temporärer Karte: die Instant Card. Mit der Instant Card können Sie während eines bestimmten, beim Erstellen der Karte festgelegten Zeitraums weitere Ausgaben tätigen. Sie deckt somit gleich mehrere einmalige Zahlungen ab.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand von fünf konkreten Beispielen, wie Sie temporäre Karten verwenden können.

Ein aktuelles Beispiel: eine/r Ihrer Mitarbeitenden arbeitet im Homeoffice und benötigt einen zweiten Bildschirm. Egal ob die Person sich in Deutschland oder am anderen Ende der Welt aufhält – eine temporäre Karte eignet sich perfekt für diese Ausgabe.

Nehmen wir an, der Bildschirm kostet 200 Euro: Ihr/e Mitarbeiter/in sendet Ihnen den Kostenvoranschlag zu, Sie erstellen anschließend eine Karte und legen dabei diese Summe als Guthaben fest. Die Karte gilt ausschließlich für diesen Einkauf – nach der Zahlung erlischt sie wieder. Ihr/e Mitarbeiter/in muss nur noch seine persönlichen Angaben machen und sich den Bildschirm liefern lassen.

Sie managen die Ausgabe im Vorhinein und müssen sich weder um Logistik noch um Spesenabrechnung kümmern. Wenn ein Teammitglied eine Zahlung vornehmen muss, aber über keine eigene Firmenkreditkarte verfügt, ist eine temporäre Karte also eine effiziente Lösung.

Ob es sich um Eintrittskarten für eine Person oder mehrere Mitarbeitende handelt – jedem Teammitglied können Sie eine eigene Karte ausstellen.

Nehmen wir an, ein Großteil Ihrer Mitarbeitenden muss Standard-Tickets zu 75 Euro pro Tag kaufen. Dann statten Sie jedes Teammitglied, das an der Konferenz teilnimmt, mit einer temporären Karte über diese Summe aus.

Mit der Instant Card von Qonto gehen Sie noch weiter: Eine/r Ihrer Mitarbeitenden benötigt zusätzliches Budget, um beispielsweise an einem exklusiven Event nach der Messe teilzunehmen? Dann können Sie das Guthaben ganz einfach anpassen. 🚀

Eine temporäre Karte ist sehr nützlich für eine Tagesreise. Zum Beispiel kann die Managerin ein Guthaben von 86 Euro für die Karte des betroffenen Mitarbeiters vorsehen, damit er Hin- und Rückreise bezahlen kann. Er kauft anschließend sein Zugticket selbst online, ohne die Kosten vorstrecken zu müssen.

Mit der Instant Card können Ihre Teams mehrere Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums tätigen. Sie eignet sich daher besonders für längere Geschäftsreisen.

Für einen Besuch bei Partnern, Kunden oder Filialen im Ausland bietet sie beispielsweise unzählige Möglichkeiten.

• Wenn Sie für eine Tagesreise 145 Euro veranschlagen, legen Sie diese Summe im Voraus als Guthaben für die Karte fest.
• Ein anderer Fall: Einer Ihrer Projektleiter/innen reist eine Woche lang zwischen Deutschland und Italien hin und her, besitzt aber keine eigene Firmenkreditkarte. In dem Fall erstellen Sie eine Karte und legen die Zahlungslimits nach Ihren Schätzungen fest. Ihr/e Mitarbeiter/in muss nur noch alle Tickets mit der gleichen Karte kaufen, Sie überprüfen Preise und Zahlungsdaten in Echtzeit.
• Fallen während der Geschäftsreise mehrere Tage lang die gleichen Kosten an (zum Beispiel 10 Euro pro Tag für Fahrten mit der Straßenbahn), legen Sie für jeden Tag das notwendige Guthaben im Voraus fest. Und zwar für die gesamte Dauer des Aufenthalts. 😎

Übrigens: Auch im Geschäft kaufen Sie mit der Instant Card über Google Pay oder Apple Pay problemlos ein. So können Ihre Mitarbeitenden auch ihr Mittagessen mit der Instant Card bezahlen, sei es im Supermarkt oder im Restaurant. Dafür müssen sie die Instant Card zu ihrem Apple Wallet oder zu Google Pay hinzufügen. Anschließend können sie mit dem Smartphone kontaktlos zahlen.

Und das ist noch nicht alles: Anders als mit herkömmlichen Kredit- oder Debitkarten gibt es mit der Instant Card keine Obergrenze für kontaktloses Bezahlen einmaliger Einkäufe. Einmalige Zahlungen egal welcher Höhe – selbst über 50 Euro – können Sie vornehmen, ohne Ihren PIN Code einzugeben. Innerhalb der auf der Instant Card festgelegten Limits, natürlich.

Stellen Sie sich vor: Das Jahr neigt sich dem Ende zu und Sie wollen Ihren Mitarbeitenden einen Teambuilding-Tag ermöglichen. Je nach Art des Events betreffen die anfallenden Kosten einzelne oder alle Teammitglieder (Anreise, Restauration, Hotel, Aktivitäten). In beiden Fällen können Sie eine temporäre Karte zur einmaligen Verwendung ausstellen, mit einem Maximalbudget (beispielsweise 160 Euro pro Person für die Verpflegung für zwei Tage).

Mit der Instant Card richten Sie darüber hinaus Budgets für wiederkehrende Posten ein. Zum Beispiel:

• Ein Maximalbudget von 80 Euro pro Tag und Person für die gesamte Dauer des Teambuilding-Events.
• Ein festes Budget von 45 Euro für die Zugtickets für Hin- und Rückreise. Sowie zusätzlich das Tagesbudget von 80 Euro (und wieso nicht 120 Euro für den letzten Tag, um das Event gebührend ausklingen zu lassen?).

Jeder Betrag (Ausgabenlimit) kann je nach Event oder geplantem Einkauf angepasst werden. Außerdem können Sie so viele Karten wie nötig erstellen.

Temporäre Karten eignen sich bestens für individuelle Geschenke: Entweder sehen Sie Guthaben über eine bestimmte Summe vor (wie eine klassische Geschenkkarte) oder das Guthaben entspricht dem Preis des zu kaufenden Produkts/Services. Geschenkkarten über eine Summe von 50 bis 100 Euro sind immer hoch willkommen. Anschließend muss der/die Empfänger/in nur noch mit der temporären Karte zahlen.

💡 Dabei sind Sie nicht an ein bestimmtes Geschäft oder eine Marke gebunden: Da es sich bei der temporären Karte um eine Zahlungskarte handelt, wird sie von allen Online-Händlern akzeptiert.

💡 Ob drei oder sechs Monate: Sie entscheiden frei über die Gültigkeitsdauer der Instant Cards.

Die Beispielen zeigen es: Temporäre Karten wurden dafür entwickelt, Ihre Ausgabenverwaltung zu vereinfachen.

Mit der Instant Card von Qonto gewinnen Sie noch mehr Flexibilität: Stellen Sie sie komplett nach Ihrem Bedarf ein und nehmen Sie eine oder mehrere Zahlungen mit ihr vor – in dem zuvor festgelegten Zeitraum, der von einem Tag bis zu einem Jahr reichen kann.

Dank diesem praktischen Zahlungsmittel verabschieden Sie sich von Spesenabrechnungen – und Ihre Mitarbeitenden gewinnen an Autonomie.