Zeit sparen mit Sammelüberweisungen – jetzt noch einfacher!

Jeden Abend mühsam Überweisungen eintippen, einzeln abschicken, um sich dann über Eingabefehler zu ärgern, die nicht mehr zu korrigieren sind… Würden Sie sich diese Mühe gern ersparen?

Sie haben Recht. Mit einer Sammelüberweisung geht alles viel schneller.

Der Name sagt es bereits: Die Sammelüberweisung bündelt Ihre Überweisungen, damit Sie sie in einem Schwung, zum Beispiel am Ende der Arbeitswoche, abschicken können!

Sammelüberweisungen gibt es nicht erst seit gestern. Bisher konnten sie aber nur mithilfe einer Exportdatei aus einer Software für Gehaltsabrechnung bzw. Buchhaltung durchgeführt werden. Ab jetzt brauchen Sie nichts weiter als eine simple Excel-Tabelle. Kein Scherz!

Wir zeigen Ihnen, wie es geht! 👇

Sie beginnen wie immer: In Ihrer Qonto App gehen Sie in den Bereich Überweisungen und klicken auf Überweisung erstellen.

Nun haben Sie die Wahl zwischen: Einer einzelnen Überweisung in Euro, einer einzelnen Überweisung in Fremdwährung und... einer Sammelüberweisung!

Dank dieser Art von Überweisung können Sie alle Zahlungen auf einmal erledigen, und das mithilfe einer einzigen Datei, die Ihnen Qonto zur Verfügung stellt. Anders ausgedrückt: Durch eine einzige Überweisung können Sie am Ende einer Woche alle Ihre Lieferanten, und am Ende eines Monats alle Ihre Mitarbeiter bezahlen.

Für Sie hat das Ganze also nur Vorteile: Sie sparen Zeit und Nerven, weil Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Aber nun zur Sache!

200 Mitarbeiter gleichzeitig bezahlen – wie soll das gehen? 💸

Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf. Die Lösung: Alle Überweisungsdetails in einer einzigen Datei bündeln!

Nachdem Sie die Option Sammelüberweisung in Ihrem Konto ausgewählt haben, steht die Wahl des Dateiformats an. Ihre Überweisungsdetails können aus zwei verschiedenen Formaten abgelesen werden:

• einer .XML-Datei
• einer .CSV-Datei.

Um es kurz zu machen: Wenn Sie mit einer Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssoftware arbeiten, bietet sich das .XML-Format an.

Ihre Datei muss allerdings einer bestimmten Norm entsprechen: dem ISO-Standard 20022, welcher den Datenaustausch zwischen Banken und Finanzinstitutionen reglementiert. Die meisten Buchhaltungssoftwares folgen dieser Norm. Das heißt, Sie können die Liste aller Gehaltszahlungen im passenden .XML-Format direkt aus Ihrer Software exportieren.

Nun benutzt aber bei Weitem nicht jede/r eine solche Software. Einige von Ihnen sind selbstständig, andere verwalten Zahlungen manuell. Auch hier haben wir eine Lösung parat: das .CSV-Format! Dieses lässt sich im Handumdrehen aus jeder Excel-Datei exportieren. Sie haben also keine Entschuldigung mehr – werden Sie jetzt ein Profi für Sammelüberweisungen! 😉

Welches Datei-Format verwenden Sie also für Ihre Sammelüberweisung ?

Fällt Ihre Wahl auf eine .XML-Datei, brauchen Sie nichts weiter tun: Ihre Buchhaltungssoftware liefert die nötigen Informationen zu allen Zahlungen, die Sie per Sammelüberweisung erledigen wollen. Sie exportieren also einfach die Datei und prüfen noch einmal, ob das Format korrekt ist. Fertig!

Das .CSV-Format bietet sich an, wenn Sie keine Software zur Buchhaltung nutzen. Woher bekommen Sie eine solche Datei? Von Qonto! Wir stellen Ihnen ein Modell zur Verfügung, das Sie direkt aus Ihrer Qonto App herunterladen können. 👩‍💻

Sie ergänzen das Modell einfach mit Ihren Informationen, jeweils geordnet nach Kategorie: Name des Empfängers, IBAN, Betrag, Währung und Referenz (= je eine Spalte der Datei). Eine Zeile entspricht folglich einer Zahlung. Achten Sie darauf, die Datei richtig und vollständig auszufüllen und vor allem: ohne dabei die Reihenfolge der Spalten zu verändern. Sonst funktioniert die Sammelüberweisung nicht. 🤓

Wenn Ihr Dokument fertig ist, ziehen Sie es einfach in das grau gestrichelte Feld unter Sammelüberweisung. Oder Sie klicken in das Feld und wählen die Datei auf Ihrem Computer aus.

Sobald Sie Ihre Datei hochgeladen haben, wird sie zunächst einem kurzen Check unterzogen 🧐

So stellen wir sicher, dass alle Spalten und Felder vollständig ausgefüllt sind. Auch prüfen wir, dass nicht mehr als 200 Überweisungen (= 201 Zeilen) in einer Datei enthalten sind, die Zahlungen in Euro durchgeführt werden und dass Sie über ausreichend Guthaben für die Sammelüberweisung verfügen. Nicht zuletzt: Wir kontrollieren, dass die IBAN Ihrer Zahlungsempfänger Teil der SEPA-Zone sind.

Stimmt etwas nicht, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Aber keine Panik: Wir sagen Ihnen exakt, wo das Problem liegt. Wenn alles in Ordnung ist, werden Ihnen alle Überweisungen angezeigt – fast wie von Zauberhand!

Sie können Ihre Überweisungen auch für einen späteren Zeitpunkt planen. Auch können Sie sie nach Kategorie ordnen, wenn Ihnen der Sinn danach steht!

Unser Tipp: Nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um die Liste Ihrer Überweisungen noch einmal zu überprüfen. Steht der richtige Betrag hinter jedem Empfänger? Bestätigen Sie dann Ihre Sammelüberweisung.

Sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, ist das kein Grund zur Sorge! Kehren Sie einfach in den Abschnitt Überweisungen zurück, um einzelne Überweisungen aus der Sammelüberweisung zu stornieren. Sie müssen nicht nochmal von vorn anfangen. 😉