Was ist die Steuernummer und was ist der Unterschied zur Steuer-ID?

Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Das Finanzamt hat ein Faible für Zahlen und Zuordnungen. Und Sie fragen sich: Worin liegen die Unterschiede zwischen den dreiKennziffern? Und wann genau benötigen Sie welche? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema.

Als erstes widmen wir uns der Steuernummer: Sie ist eine 13-stellige Kennung, die dem zuständigen Finanzamt dabei hilft, alle Informationen von steuerpflichtigen Bürger:innen zuzuordnen. Dazu gehören natürliche und juristische Personen gleichermaßen – damit ist sie also auch für Unternehmen unerlässlich. Die Nummer wird bei allen Unternehmenssteuern und in der Steuererklärung benötigt. Seit 2008 bekommen alle Bürger:innen auch noch eine steuerliche Identifikationsnummer, kurz Steuer-ID, automatisch zugeteilt, die in Zukunft einmal die Steuernummer ersetzen soll.

Die Kennung setzt sich aus Ziffern und Buchstaben zusammen und unterscheidet sich jeweils von Bundesland zu Bundesland. Seit der Einführung des Elster-Verfahrens hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) alles vereinheitlicht, um Steuererklärungen schneller digital zu übermitteln.

Schauen wir uns zunächst einmal den Aufbau am Standardschema für die Bundesländer Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen an. Die Kombination hierfür lautet: FFF/BBB/UUUUP. Das “F” steht für das zuständige Finanzamt, das B kennzeichnet die Bezirksnummer, das U ist die Ziffer der persönlichen Unterscheidungsnummer und das P steht für die Prüfziffer. Um sich einen Überblick über das vereinheitlichte Bundesschema zu verschaffen, finden Sie bei Elster auch eine Tabelle mit einer Übersicht.

Für die Vergabe wenden Sie sich an das zuständige Finanzamt, wobei es keinen Unterschied macht, ob Sie freiberuflich oder anderweitig selbstständig arbeiten, bzw. ein Kleingewerbe angemeldet haben. Die Beantragung kann sowohl online als auch telefonisch erfolgen.

Jede natürliche und juristische Person erhält anschließend einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darin geben Sie neben anderen Informationen auch an, welchen Gewinn Sie erwarten. Dann dauert es noch einmal zwei bis vier Wochen, bis Sie eine Antwort erhalten. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass der Antrag unterschrieben wird. Übrigens: Die Steuernummer ist eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung und  Steuererklärung.

Sie haben schon eine Steuernummer, aber erinnern sich nicht mehr, wo Sie sie einsehen können? Kein Problem! Sie finden sie auf dem letzten Einkommensteuerbescheid, dort steht sie oben rechts auf der ersten Seite. Liegt Ihnen gerade kein Bescheid vor, können Sie das zuständige Finanzamt auch ganz einfach telefonisch kontaktieren, um sie zu erfragen.

Gut zu wissen: Alle Personen, die ihre erste Steuererklärung abgeben möchten und die Steuernummer daher noch nicht erhalten haben, können die Erklärung trotzdem einreichen und das entsprechende Feld leer lassen.

Jetzt wissen Sie, was eine Steuernummer ist. Aber auf welchen Dokumenten ist die Kennung eine Pflichtangabe? Wer braucht sie für welche Zwecke? Schauen wir uns die verschiedenen Szenarien einmal etwas genauer an:

• Zunächst: Jede natürliche und juristische Person, die sich selbstständig macht, braucht eine Steuernummer, um die verschiedenen Steuerarten abzuführen.
• Eine Ausnahme bildet der 450-Euro-Job, der ab dem 1. Oktober auf 520 Euro erhöht wird. Hier fallen keine Steuern an.
• Die Kennung ist eine Pflichtangabe auf Steuererklärungen und Rechnungen.
• Auch im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung sollte sie nicht fehlen. Es sei denn, Sie nehmen den Betrieb bereits auf, während Sie auf die Vergabe warten, dann drückt das zuständige Finanzamt ein Auge zu.
• Arbeitgeber:innen nutzen sie, um die Lohnsteuer für Arbeitnehmer:innen abzuführen.
• Auch Banken brauchen die Steuernummer ihres Kunden, zum Beispiel für einen Freistellungsauftrag, wobei sie zum Jahresende angeben müssen, ob die Freistellungsgrenzen eingehalten wurden.
• Da es derzeit sowohl die Steuernummer als auch die Steueridentifikationsnummer gibt, können die Bürger:innen selbst entscheiden, welche von beiden sie nutzen möchten.

Wie schon eingangs erwähnt, bekommen alle Bürger:innen seit 2008 automatisch eine elf-stellige Steueridentifikationsnummer, kurz Steuer-ID, vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen – und das schon direkt nach der Geburt. Alle Personen, die in Deutschland gemeldet sind, erhalten sie automatisch.

Anders als die Steuernummer ändert sich die Identifikationsnummer auch nach Umzug in ein neues Bundesland nicht. Die Zuteilung der Steuer-ID ist in der Abgabenordnung geregelt und begleitet die Steuerzahler:innen ein Leben lang  – und sogar darüber hinaus: Erst 20 Jahre nach dem Tod einer Person wird sie gelöscht. Die steuerliche Identifikationsnummer soll in Zukunft einmal die Steuernummer ersetzen, ein genauer Zeitpunkt dafür steht allerdings noch nicht fest.

Sie benötigen die Steuer-ID beim Schriftverkehr mit dem zuständigen Finanzamt (Steuererklärung) und kommt darüber hinaus auch bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zur Anwendung. Die Identifikationsnummer enthält alle wichtigen Daten einer Person. Dazu gehören: Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Name, Vorname, Adresse, zuständiges Finanzamt und Titel.

Diese Daten speichert das Bundeszentralamt für Steuern und nutzt sie ausschließlich für fiskale Zwecke. Die Steuer-ID wird auch zur Beantragung des Kindergelds, für Freistellungsaufträge bei Bankverbindungen in Deutschland und den steuerlichen Abzügen von Unterhaltszahlungen benötigt.

Sie finden Ihre Identifikationsnummer auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern unter dem Betreff „Zuteilung der Identifikationsnummer nach § 139b der Abgabenordnung (AO)“. Falls Sie das Dokument verlegt haben, können Sie Ihre Steuer-ID auch:

• auf der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung finden,
• dem Steuerbescheid entnehmen,
• beim BZst online per Formular anfordern
• oder sie bei der Meldebehörde erfragen. Aus Gründen des Datenschutzes wird die zuständige Behörde diese Nummer aber nur per Post übermitteln.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-ID, steht auf den Rechnungen von Unternehmen, wenn sie innerhalb der EU Geschäfte tätigen. Sie dient dem BZSt der eindeutigen Zuordnung eines deutschen Unternehmens im EU-Raum. Für sie ist die Umstatzsteuer-Identifikationsnummer also essentiell, um internationale Waren zu beziehen und in der EU Geschäftsbeziehungen zu führen. Wirtschaftet ein Unternehmen hingegen ausschließlich in Deutschland, gibt es die Steuernummer auf der Rechnung an. 

Jetzt kennen Sie die Unterschiede zwischen der Steuernummer und den Steuer-Identifikationsnummern. Damit wissen Sie genau, wann Sie welche Kennung benötigen – für eine fehlerfreie Buchhaltung, die Zeit und Geld spart.