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4 Tipps, um bei der Buchhaltung Zeit zu sparen

January 18, 2022 by Qonto Deutschland
Qonto, Buchhaltung

Ah, die Buchhaltung. Vermutlich nicht das Thema, für das Sie sich am meisten begeistern…

Denn als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer würden Sie bestimmt lieber mehr Zeit in die Projekte investieren, für die Ihr Herz schlägt: Ihr eigentliches Business und das Wachstum Ihres Unternehmens.

Um Verwaltungsaufgaben kommen Sie leider trotzdem nicht herum: Hier gilt es auch für Sie, Pflichten nachzukommen und Fristen einzuhalten.

Die gute Nachricht: Es gibt Lösungen, um sich optimal zu organisieren und effizienter zu werden.

Wenn Sie also daran gewöhnt sind, Ihre Abende oder den Sonntagnachmittag mit der Buchhaltung zu verbringen, dann finden Sie hier interessante Vorschläge.

Wir haben 4 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie wertvolle Zeit sparen können.

Tipp Nr. 1: Einen externen Dienstleister für die Buchhaltung beauftragen

Sich um die Buchhaltung zu kümmern ist ein Beruf für sich. Und das aus gutem Grund, denn nicht jede/r kommt gut mit Zahlen, Formeln und Tabellen zurecht.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, dann ist es für Sie vielleicht an der Zeit, Ihre Buchhaltung auszulagern!

Dies ist eine erste Möglichkeit, um Ihre Buchhaltung effizient zu organisieren.

Sie können externe Dienstleister beauftragen, Ihre Buchhaltung zu übernehmen. 

Diese Option bietet Ihnen den Vorteil, Fehler zu vermeiden und die Buchhaltung Ihres Unternehmens in den Händen von Experten zu wissen.

Tipp Nr. 2: Die relevanten Dokumente laufend verwalten

Als Geschäftsführer/in haben Sie täglich mit Kostenvoranschlägen und Rechnungen zu tun.

Gleichzeitig fallen im Rahmen Ihrer Aktivität wahrscheinlich auch berufliche Ausgaben an.

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Für alle Beträge, die Sie einnehmen oder ausgeben, müssen Sie die entsprechenden Belege oder Unterlagen aufheben. Unser Tipp: Halten Sie sich täglich oder wöchentlich Zeitfenster frei, um dieser Aufgabe zeitnah nachzukommen. Auf diese Weise stapeln sich keine Belege zum Monatsende!

Auf den ersten Blick scheinen diese Mini-Aufgaben vielleicht lästig, aber auf lange Sicht sparen Sie dadurch Zeit.

Wenn Sie entschieden haben, Ihre Buchhaltung extern zu händeln, müssen Sie Ihrem Dienstleister alle relevanten Unterlagen zukommen lassen.

Tipp Nr. 3: Papierlose Buchhaltungsunterlagen

Mit dem Geschäftsbuch, Inventarbuch, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Bestellscheinen und mehr kommt eine Menge Papier zusammen.

Und Sie können all diese Unterlagen nicht einfach entsorgen, denn per Gesetz sind Sie verpflichtet, sie 10 Jahre lang aufzubewahren.

Die Unterlagen der letzten 10 Jahre … benötigen natürlich eine Menge Platz. Oft kommen dabei ganze Regale voller Ordner zusammen. Diese sind nicht immer gut aufgeräumt und im Falle einer Kontrolle durch Aufsichtsbehörden kann es schwierig sein, genau das Dokument wiederzufinden, das gesucht wird.

Was tun?

Zum Glück gibt es heute Lösungen, die Ihnen bei der Organisation helfen. Das Zauberwort hierfür lautet: Digitalisierung, sprich eine papierlose Lösung.

Dadurch müssen Sie keine Unterlagen mehr per Hand verfassen oder unterzeichnen.

Digitale Dokumente können Sie noch dazu in Datenbanken effizient und platzsparend speichern.

Ja, aber haben digitalisierte Dokumente denn denselben juristischen Wert wie Papierdokumente?

Ja, das haben sie! Vorausgesetzt, Sie können garantieren, dass die Inhalte authentisch und vollständig sind. Deshalb sollten Sie bei der Wahl einer Software für die Buchhaltung oder Rechnungsstellung sorgfältig vorgehen. Ein solches Tool sollte über genaue technische Verfahren (wie die elektronische Unterschrift) verfügen, um die Zuverlässigkeit und Unverfälschtheit Ihrer Unterlagen zu gewährleisten.

Qonto kann Ihre papierlosen Belege beglaubigen. Diese haben denselben juristischen Wert wie die Papierbelege. Im Falle einer Kontrolle haben Sie also nichts zu befürchten.

Tipp Nr. 4: Proaktiv gegen unbezahlte Rechnungen vorgehen

Unbezahlte Rechnungen sind eine echte Plage für Unternehmen.

Zum einen, weil sie sich erheblich auf den Cashflow auswirken können. Denn wenn sich unbezahlte Rechnungen häufen, wird es schwierig, die anstehenden Kosten (Gehälter, Steuern, Sozialabgaben, usw.) zu stemmen. Wenn Sie nicht schnell handeln, steht die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auf dem Spiel.

Zum anderen können unbezahlte Rechnungen dazu führen, dass Sie bei der Buchhaltung wertvolle Zeit verlieren.

Eine unbezahlte Rechnung gilt als:

  • zweifelhafte Forderung, wenn sie deutlich verspätet beglichen wird;
  • uneinbringliche Forderung, wenn sie endgültig verloren ist.

Forderungen dieser Art werden in der Buchhaltung gesondert behandelt. Eine uneinbringliche Forderung muss beispielsweise zwingend durch eine entsprechende Bescheinigung belegt werden. Kurz gesagt: ein zusätzlicher Aufwand, auf den Sie gut verzichten können.

Auch für das Problem unbezahlter Rechnungen gibt es Maßnahmen, die Sie ergreifen können.

Vorbeugung ist hier das Stichwort, denn am besten ist es natürlich, wenn es erst gar nicht zu unbezahlten Rechnungen kommt.

Bevor Sie einen Vertrag mit einem neuen Kunden abschließen, sollten Sie sich unbedingt über seine Situation und Kreditwürdigkeit informieren – vor allem, wenn es sich um einen wichtigen Vertrag handelt.

Dafür können Sie beispielsweise:

  • das Handelsregister einsehen, um Zugang zu den wichtigsten Informationen über das Unternehmen (Umsatz, Gewinn usw.) zu erhalten;
  • das Unternehmen auffordern, Ihnen Nachweise über Schuldenfreiheit und das Einhalten von Zahlungsfristen zukommen zu lassen.

Wenn es dafür bereits zu spät ist und Sie einen Zahlungsausfall befürchten, gibt es rechtliche Mittel, auf die Sie zurückgreifen können:

  • Senden Sie zunächst eine formlose Erinnerung. In manchen Fällen handelt es sich tatsächlich nur um ein Versehen und es wäre schade, gute Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden aufgrund eines Missverständnisses aufs Spiel zu setzen.
  • Wenn Sie keine Antwort erhalten, können Sie ein Mahnschreiben versenden. In der Regel reicht ein solches Schreiben aus, um die Situation zu deeskalieren. 
  • Falls nötig, können Sie als nächste Maßnahme rechtliche Schritte in Betracht ziehen, um Ihr Geld einzutreiben. Wenn es sich um einen geringfügigen Betrag handelt, ist ein Mahnverfahren am besten geeignet. Das ist einfach, schnell und kostengünstig.

All diese Tipps sollen dazu dienen, Ihre Buchhaltung effizient zu gestalten.

So werden Sie in der Lage sein, Ihre Energie in Projekte zu stecken, die für Ihr Unternehmen strategisch wichtiger sind. 

Darüber hinaus stellt Qonto Ihnen Tools für die vorbereitende Buchhaltung und auch Partnerangebote zur Verfügung. Beide helfen Ihnen, bei Verwaltungsaufgaben Zeit zu sparen – unabhängig von der Größe oder dem Fortschritt der Digitalisierung Ihres Unternehmens.

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