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5 Tipps, um Ihre Ausgabenverwaltung zu optimieren

February 10, 2022 by Qonto Deutschland

Seien wir ehrlich, die Verwaltung beruflicher Ausgaben ist nicht immer ein Kinderspiel.

Wer kennt das nicht: ganze Nachmittage damit zu verbringen, Spesenabrechnungen durchzuarbeiten und zu genehmigen? Und wer hat noch nie Zeit dabei verloren, die Geschäftskonten durchzugehen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben konform sind? Oder, dass die für ein Quartal vorgesehenen Mittel nicht schon wieder überschritten wurden?

Auch heutzutage noch haben viele Unternehmen (und vielleicht auch Ihres?) mit Problemen dieser Art zu kämpfen. Mit dem Ergebnis, dass alle Beteiligten Zeit, Energie und vor allem Geld verlieren.

Zum Glück muss das nicht länger so sein. Denn es gibt praktische und effiziente Lösungen, um die Ausgabenverwaltung zu vereinfachen.

Noch dazu können Sie diese sofort umsetzen!

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten, die Ausgabenverwaltung zu optimieren.

Tipp Nr. 1: Erstellen Sie eine klar verständliche Spesenrichtlinie

– die keinen Platz lässt für Missverständnisse.

Die wichtigste Maßnahme zuerst: die Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens

Ohne eine eindeutig formulierte Richtlinie wird es schwer, langfristig eine effiziente Finanzverwaltung einzurichten.

Ein solches Paper enthält alle Regeln bezüglich Spesen und beruflicher Ausgaben:

  • eine Liste erstattungsfähiger Ausgaben
  • die Obergrenzen für Geschäftsausgaben nach Kategorie
  • die Fristen für Belegeinreichungen
  • die erforderlichen Informationen je nach Ausgabenart.

Ihre Spesenrichtlinie sollte klar verständlich, genau und vollständig sein. Sie stellt die Referenz dar, an der sich alle Beteiligten im Zweifelsfall orientieren. Das Ziel dabei ist es, dass alle Mitarbeitenden auf dieselben Informationen zugreifen können und Missverständnisse vermieden werden.

Achten Sie deshalb auf eindeutige Formulierungen, die alle möglichen Zweifel aus dem Weg räumen. Dafür können Sie Ihre Mitarbeitenden an diesem Projekt beteiligen. Sie können sie beispielsweise darum bitten, Ihren ersten Entwurf zu lesen und zu kommentieren. So haben Sie am Ende eine Version, die glasklar und unmissverständlich formuliert ist.

Wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann nutzen Sie einfach unseren Leitfaden, den Sie hier herunterladen können.

Tipp Nr. 2: Wählen Sie die richtigen Zahlungsmittel

– Papierbelege brauchen Sie dann nicht mehr.

Nutzen Ihre Angestellten persönliche Bankkarten, um Berufsausgaben zu bestreiten?

Verwenden Sie eine gemeinschaftlich genutzte Karte für alle Ausgaben Ihres Unternehmens?

Wie Sie sicher schon festgestellt haben, sind dies keine optimalen Lösungen.

Denn im ersten Fall sind Ihre Mitarbeitenden dadurch gezwungen, Kosten vorzustrecken und Spesen- oder Reisekostenabrechnungen auszufüllen. Sie verlieren Zeit durch diese mühsame Aufgabe mit wenig Mehrwert.

Im zweiten Fall werden Sie ständig angefragt, die Firmenkarte zu verleihen. Sie müssen Ihre Karte hin- und hertragen oder die Kartendaten per E-Mail verschicken. Unabhängig von dem logistischen Mehraufwand birgt dieses Vorgehen auch ein Sicherheitsrisiko.

Glücklicherweise gibt es jedoch Zahlungsmittel, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens besser entsprechen.

Für wiederkehrende Ausgaben

Beispiel A: Marie ist Kauffrau in einer Agentur in München. Mindestens zweimal pro Monat besucht Sie Partner/innen in der Region. Für jeden Besuch kauft sie eine Fahrkarte und lädt potentielle Kunden zu einem Geschäftsessen ein.

In diesem Fall tätigt Marie wiederkehrende Ausgaben.

Die beste Lösung besteht darin, ihr eine Zahlungskarte auszustellen, deren Einstellungen individuell festgelegt werden können.

Bei einer einstellbaren Karte wird der Rahmen für die Nutzung im Voraus nach bestimmten Kriterien festgelegt.

Sie behalten die Übersicht über alle Ausgaben und Ihre Angestellten müssen keine Kosten mehr vorstrecken. Eine echte Win-win-Situation.

Qonto bietet Ihnen eine Auswahl an Karten, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend einstellen können:

  • Zahlungslimits pro Tag, Monat oder Transaktion,
  • Nutzung nur an Wochentagen oder zu bestimmten Zeiten,
  • Online-Zahlungen oder Nutzung im Ausland beschränken.

Für gelegentliche Ausgaben

Beispiel B: Ghita ist Head of Products bei Qonto. Vor ein paar Monaten ist sie zur Go Entrepreneurs-Konferenz in Lyon gefahren. Dies ist ihre erste Dienstreise, deshalb hat sie noch keine Karte.

Eine temporäre Karte ist das beste Zahlungsmittel für gelegentliche Ausgaben. Temporäre Karten, gelegentlich auch Einweg-Kredikarten genannt, sind zurzeit noch wenig verbreitet, aber bieten Unternehmen viel Freiheit.

Wir funktioniert eine temporäre Karte?

Temporäre Karten funktionieren wie virtuelle Karten und können für Online-Käufe oder – durch Hinzufügen von Apple Pay oder Google Pay – im Geschäft verwendet werden. Ein Unterschied besteht jedoch in der Nutzungsdauer, die bei temporären Karten begrenzt ist, teilweise auf eine einzige Ausgabe.

Sie können ein Zahlungslimit und vor allem den Gültigkeitszeitrum festlegen.

Qonto bietet Ihnen temporäre Karten unter dem Namen Flash Cards an.

Tipp Nr. 3: Legen Sie für jedes Projekt ein Budget fest

– so behalten Sie die Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Teams.

Serge leitet ein Bauunternehmen. Wie in allen Unternehmen umfasst die Verwaltung seiner Geschäftsfinanzen mehrere Bereiche und manchmal fällt es ihm schwer, den Überblick zu behalten.

Im Dezember fielen beispielsweise gelegentliche Ausgaben an (ein Weihnachtsessen für die Mitarbeitenden, Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters für die Neugestaltung der Website, usw.)

Und dabei sind seine laufenden Ausgaben noch gar nicht mitgerechnet: Leihgebühren für verschiedene Werkzeuge, der Kauf von Rohstoffen für die Baustellen und natürlich Steuern und Sozialabgaben, Löhne und Gehälter.

Eigentlich hat Serge nur eine vage Vorstellung von den Budgets, die für jede seiner Ausgaben bereitgestellt werden. Auf dem Geschäftskonto des Unternehmens sieht er zwar alle ausgehenden Zahlungen, kann aber nicht immer erkennen, wofür sie bestimmt sind. Und alle Ausgaben einzeln durchzugehen würde ihn zu viel Zeit kosten.

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Dann sollten Sie wissen, dass Sie nicht allein sind. Vielen Unternehmen fällt es schwer, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie für jedes Projekt ein einheitliches Budget festlegen. Und um hier Klarheit zu schaffen, können Sie ein wichtiges Hilfsmittel nutzen: Unterkonten.

Konkret heißt das, dass Sie mehrere Unterkonten eröffnen, auf die Sie das für ein Projekt oder ein Team bereitgestellte Budget einzahlen. Jede Ausgabe wird dann kategorisiert. Außerdem können Sie alle ausgehenden Zahlungen in Echtzeit einsehen.

Da Sie sich Ihrer Ausgaben bewusster sind, schränken Sie das Risiko ein, die jeweiligen Budgets zu überschreiten.

Tipp Nr. 4: Lassen Sie Zahlungsnachweise automatisch einsammeln

– so sind Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Belege einzusammeln kann eine zeitaufwendige Angelegenheit sein. Sie müssen verspäteten Zahlungsnachweisen regelrecht hinterherlaufen und jeden Nachweis der entsprechenden Transaktion zuordnen.

Zum Glück gibt es heutzutage effiziente Lösungen, um diesen Prozess zu beschleunigen: Die Digitalisierung Ihrer Belege.

Konkret bedeutet dies, dass Ihre Belege und Zahlungsnachweise digitalisiert und in einer Datenbank aufbewahrt werden.

Belege müssen Sie nicht mehr in sperrigen Aktenordnern 10 Jahre lang aufbewahren. Sie schaffen Platz, verbessern Ihre Organisation und begrenzen das Verlustrisiko.

Ihre Angestellten können alle Belege ganz einfach einreichen. Sie müssen nur ein Foto des Belegs machen und ihn in den dafür vorgesehenen Bereich hochladen.

Bei Qonto gehen wir noch einen Schritt weiter, um Ihnen das Einsammeln von Belegen und die vorbereitende Buchhaltung zu erleichtern. Wir bieten Ihnen erweiterte Funktionen wie die automatische Mahnung im Fall noch nicht eingereichter Belege, die Weiterleitung von Belegen per E-Mail und die automatische Erkennung der Mehrwertsteuer. Sie müssen sich um (fast) nichts mehr kümmern.

Tip Nr. 5: Geben Sie Aufgaben an Ihre Team Leads ab

– so gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche: Ihr Business.

Häufig ziehen Führungskräfte es vor, die Ausgabenverwaltung in der Hand zu haben. Auf diese Weise haben sie das Gefühl, die Kontrolle zu behalten.

Das Problem ist nur: Sie werden mit sich wiederholenden und zeitraubenden Verwaltungsaufgaben überhäuft, wie z. B. der Bestätigung von Zahlungsanforderungen für jede Ausgabe.

In Wirklichkeit ist eine gute Ausgabenverwaltung nur durch Teamarbeit möglich.

Mit den richtigen Werkzeugen können Sie bestimmte Aufgaben an Ihre Teamleiter/innen delegieren.

Bei Qonto haben wir zum Beispiel eine sehr nützliche neue Funktion eingeführt: die Managerrolle. Sie können diese spezielle Rolle in Ihrem Dashboard den Mitarbeitenden Ihrer Wahl zuweisen. Diese haben dann die Möglichkeit, ganz bestimmte Aktionen durchzuführen, z. B. Überweisungsanfragen zu prüfen und zu genehmigen oder Karteneinstellungen vorzunehmen.

Diese neue Organisation kommt allen zugute. Es gibt weniger Wartezeiten, weniger Reibungspunkte und die Projekte kommen schneller voran. Ihren Angestellten wird mehr Verantwortung übertragen, sodass sie sich stärker eingebunden fühlen und motivierter sind. Sie wiederum sparen wertvolle Zeit und können sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Mit diesen fünf Tipps können Sie Ihre Geschäftsausgaben nachhaltig optimieren.

Jetzt sind Sie bereit, das Finanzmanagement Ihres Unternehmens neu zu organisieren – noch heute.

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