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Ihr Weg ins moderne Kostenmanagement

April 15, 2022 by Qonto Deutschland

Stets liquide und langfristig wettbewerbsfähig sein – das Ideal der meisten Unternehmen. Wir zeigen, wie modernes Kostenmanagement funktioniert und verraten, welche Tools dafür unabdinglich sind.

Nutzen Sie die richtigen Tools für intelligentes Kostenmanagement?

So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Die Kontrolle von Unternehmensausgaben ist eine der Top-Prioritäten in vielen Unternehmen. Doch nicht alle Unternehmen und Selbstständige verfügen über die richtigen Tools für effiziente, weitsichtige Kostenverwaltung

Raubt Ihnen das Thema Kostenmanagement Zeit und Nerven, die Sie eigentlich lieber in die Entwicklung Ihrer Produkte stecken würden? Das Geschäftskonto von Qonto vereinfacht Ihr Kostenmanagement: Sie können alle Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen und alle vergangenen Umsätze einsehen. In welches Projekt fließen die meisten Ihrer Ausgaben? Wieviel Geld haben Mitarbeitende mit Firmenkarten ausgegeben und wofür? Mit Qonto legen Sie maßgeschneiderte Projektbudgets fest und passen die Zahlungslimits von Mitarbeiterkarten per Mausklick an. 

Unsere individuell einstellbaren Karten sorgen dafür, dass Ausgaben und deren Verwaltung weder Stress noch Papierberge erzeugen. Statten Sie jeden Ihrer Mitarbeitenden mit einer kostenlosen physischen oder virtuellen Karte aus: Bei jeder Zahlung können Ihre Angestellten ihre Belege direkt in der Qonto App scannen und speichern. Sie können jede Ausgabe in Echtzeit verfolgen und fehlende Belege per Mausklick anfordern.

Worum es im Kostenmanagement geht

Koste es, was es wolle – diesen Spruch hört man in Unternehmen eher selten. Der Grund liegt nahe: Unternehmen achten darauf, Kosten gering zu halten, um liquide und wettbewerbsfähig zu sein. Ein solides Kostenmanagement ist ohne Frage die Grundlage für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, und das natürlich nicht nur in Krisenzeiten. Das heißt allerdings nicht, dass radikales Sparen und Kürzen von Ausgaben der Schlüssel zum Erfolg ist. Vielmehr gilt es, die richtige Balance beim Kostenmanagement zu finden. 

Über kurz oder lang: Kosten unter Kontrolle

Das Kostenmanagement (auch: Controlling) in Unternehmen beschäftigt sich mit dem Identifizieren und Analysieren von Kosten, auch der Selbstkosten der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Zu den Aufgaben eines Controllers gehört auch, unnötige Kosten aufzudecken, zu vermeiden und zu reduzieren

Kostenmanagement lässt sich in zwei Typen untergliedern:
- Kurzfristiges Kostenmanagement mit dem Ziel, in kurzer Zeit die Liquidität und den Cashflow des Unternehmens zu verbessern
- Langfristiges Kostenmanagement mit dem Ziel, auf lange Sicht (ob im Inland oder Ausland) Gewinn zu erzielen und konkurrenzfähig zu sein.

Ziele des Kostenmanagements

Allgemein zielt das Kostenmanagement darauf ab, Kosten zu kontrollieren. Unternehmensressourcen wie Materialausstattung und Mitarbeiter sollen so wirtschaftlich wie möglich eingesetzt werden. Die angestrebten Effekte: 
- Ausgaben für den Unternehmensbetrieb, sei es mit Bargeld oder bargeldlos, werden reduziert und die Liquidität des Unternehmens wird gesichert bzw. verbessert
- der finanzielle Bedarf an Investitionen wird verringert
- Waren und Services können zu wettbewerbsfähigen Preisen angeboten werden (siehe auch Rechnungsstellung).

In den Bereichen Produkte, Prozesse, Ressourcen, Material, Personal und Anlagen fallen Kosten an, die durch ein verbessertes Kostenmanagement kontrolliert bzw. optimiert werden sollen.

Ein digitales Konto für Ihr Kostenmanagement

Mit einem Qonto Geschäftskonto sparen Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch viele unnötige Gebühren. Je nach Abonnement sind bereits bis zu 5 kostenlose Mastercard Karten sowie 500 SEPA-Überweisungen und -Lastschriften inklusive. Auslandsüberweisungen via SWIFT können Sie unbegrenzt auf unschlagbar niedrigem Gebührenniveau tätigen.

Für Vielreisende und Unternehmen mit Premium-Anspruch bietet unsere exklusive X Card (Metall Kreditkarte) kostenlose Bargeldabhebungen, 0 % Gebühren für Auslandszahlungen (realer Wechselkurs) und Leistungen der Extraklasse wie einen Concierge-Service und weltweiten Zutritt zu Flughafen-Lounges.

Die richtige Balance

Gutes Kostenmanagement richtet den Fokus nicht allein auf das Einsparen von Kosten im Unternehmen. Auch die negativen Effekte der rigorosen Kostenreduktion hat das Kostenmanagement im Blick und muss die zwei Tendenzen stets in das richtige Verhältnis bringen.

Insbesondere, wenn Kostensparen die Entlassung von Personal bedeutet, muss das Kostenmanagement Maßnahmen rechtfertigen und vermitteln können. Grundsätzlich muss das Management sicherstellen, dass Einsparungen nicht zu einer verminderten Qualität der Produkte oder Dienstleistungen führen. In diesem Fall kann das Unternehmen schnell in eine wirtschaftliche Abwärtsspirale geraten. 

Kostenmanagement: Alle Mitarbeitenden involvieren

Instrumente des Kostenmanagements

Das Kostenmanagement sorgt dafür, dass alle Ausgabeposten des Unternehmens einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden: Welche Kosten fallen an und in welcher Höhe? Sind diese Kosten angemessen? Ausgaben werden dabei vor allem hinsichtlich ihres Beitrags zur Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bewertet. Im Kostenmanagement kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, mittels derer die Kostenanalyse – vom einzelnen Arbeitsplatz bis zu sämtlichen Prozessen – durchgeführt und Einsparmöglichkeiten aufgedeckt werden. Einige Beispiele dafür sind: 
- die Kosten- und Leistungsrechnung
- Gesamtbetriebskosten
- Prozesskostenrechnung
- Controlling mit Excel
- Wertanalyse

- Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) 
- Benchmarking
- und einige mehr

Kostenmanagement, Controlling, Kostenrechnung – wo liegt der Unterschied?

Die Kostenrechnung erfasst alle Informationen bezüglich der Kostensituation eines Unternehmens und stellt diese der Unternehmensführung bereit. Die Kostenrechnung ist damit die Grundlage des Kostenmanagements. Sie bezieht sich auf vergangenheitsorientierte Daten, welche sie dokumentiert und verrechnet. 

Im Gegensatz dazu legt das allgemeine Kostenmanagement mehr Fokus auf zukünftige Entwicklungen und hat explizit die Funktion der Steuerung inne. 

Dem Kostencontrolling kommt eher eine Support- bzw. Servicefunktion zu. Es ist verantwortlich für die Sammlung, Aufbereitung und Übermittlung von Informationen, auf Grundlage derer Entscheidungen bezüglich der Kostengestaltung getroffen werden können.

Die Aufgaben des Kostenmanagements

Steuern, Planen, Kontrollieren – Kostenmanagement befasst sich mit einer ganzen Bandbreite von Aufgaben, die sich auf alle Kostenarten, Kostenträger und Kostenstellen im Unternehmen beziehen. Die Maxime lautet dabei stets: Kosten optimieren! 

Kostenplanung

Kostenbezogene Ziele werden stets aus der allgemeinen Unternehmensplanung abgeleitet, die wiederum aufgrund des Absatz- und der Produktionsplans erstellt wird. Diese Zielvorgaben werden Top-Down oder aber in Absprache mit den einzelnen Abteilungsleitern festgelegt.  

Damit präzise Maßnahmen zur Erreichung von Kostenzielen gesetzt werden können, muss zunächst die Ist-Situation erfasst werden. Dies geschieht in Form einer Kostenanalyse, die Überblick über den detaillierten Kostensituation des Unternehmens gibt. So befasst sich die Kostenanalyse befasst sich: 

- dem Kostenniveau (absolute Kostenhöhe) 
- der Kostenstruktur (Verhältnis von festen und variablen Kosten)
- dem Kostenverlauf (Entwicklung der Kosten, wenn Kostentreiber, wie zum Beispiel Beschaffungspreise, variieren). Hier gilt es ferner, die Kostentreiber selbst zu identifizieren und Ihren Einfluss auf die Kosten zu erfassen. 

Kostensteuerung

Ist die Planung und Analyse der Kosten einmal abgeschlossen, wird der konkrete Handlungsbedarf näher beleuchtet. Dieser kann von zweierlei Natur sein: 
- Dauerhafter Bedarf (z. B. Kaizen Costing, oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP)
- Projektbezogener Bedarf (z. B. Wertanalyse).

Werden entsprechende Maßnahmen der Kostensteuerung implementiert, kann dies zu mehr oder weniger starken Veränderungen in der gegebenen Organisation, den Prozessen, oder dem Produktprofil führen. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Reaktion von Mitarbeitern, die auf derartige Veränderungen mit Verunsicherung oder Widerstand reagieren können. Kostenoptimierende Maßnahmen und ihre Notwendigkeit sollten daher klar an die Belegschaft kommuniziert und über ein gut durchdachtes Change Management implementiert werden. 

Kostenkontrolle

Die Kosten wurden geplant, analysiert und implementiert – doch natürlich kann es in der Realität zu Abweichungen von Planvorgaben kommen. Im Idealfall werden diese frühzeitig erkannt und korrigiert. Dafür sind Kontrollen unersetzlich. 

Oft werden dabei sogenannte Soll-Ist-Vergleiche aufgestellt. Diese Vergleiche können allerdings nur Abweichungen nur feststellen, während es nicht mehr möglich ist, ihnen entgegenzuwirken. 

Sinnvoll können daher sogenannte Planfortschrittskontrollen sein: Hierbei wird geprüft, ob die finalen Zielvorgaben angesichts des aktuellen Entwicklungsstands noch erreicht werden können. Auch ist es empfehlenswert, eine eventuelle Veränderung der Rahmenbedingungen seit der Planung zu überwachen. Im Fall von Planabweichungen bzw. geänderten Rahmenbedingungen muss den Abweichungen entgegengewirkt und gegebenenfalls die Zielvorgabe angepasst werden.  

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