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Reisekosten: Wie Sie sie einfach und mühelos verwalten

July 21, 2021 by Qonto Deutschland

Ein Restaurantessen mit Kunden, Reisekosten für die Fahrt zu einer Fortbildung, neue Software, die angeschafft werden muss… Ausgaben dieser Art fallen heute in den meisten Unternehmen an.

Bezahlen MitarbeiterInnen Ausgaben für Ihr Unternehmen, müssen diese eine Spesen- oder Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen, damit ihnen der entsprechende Betrag erstattet werden kann.

Doch nicht nur für Mitarbeitende ist die Reisekostenerstattung mit einigem Aufwand verbunden. Auch die Buchhaltung muss viel Zeit darauf verwenden: Unvollständige Reisekostenabrechnungen, verloren gegangene Papierbelege und ungerechtfertigte Ausgaben ziehen das Prozedere oft zusätzlich in die Länge. Und doch geht kein Weg an einer einwandfreien Abrechnung vorbei. Denn werden bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde Lücken aufgedeckt, drohen dem Unternehmen Geldbußen.

Wie lassen sich Reisekosten und Spesen schneller und effizienter verwalten? Gibt es eine Alternative zu mühsamen Beleg-Abgleichen und komplizierten Abrechnungen? (So viel vorweg: Ja, es gibt sie! Mehr dazu am Ende dieses Artikels 😉).

Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden Ausgaben für Auswärtstätigkeiten bezeichnet, die Mitarbeitenden im Rahmen beruflicher Reisen entstehen, und zwar:

  • Fahrtkosten,
  • Übernachtungskosten,
  • Reisenebenkosten und
  • Verpflegungsaufwand.

Als Auswärtstätigkeiten gelten dabei zeitlich begrenzte Aufenthalte außerhalb der Stadtgrenze und an einem anderen Ort als dem regulären Arbeitsplatz und der Wohnung der Mitarbeitenden. Durch entsprechende Reisekostenbelege können Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen von der Steuer abgesetzt werden.

Wie werden Reisekosten erstattet?

Der Verpflegungsmehraufwand wird pauschal und nicht entsprechend der tatsächlichen Ausgaben angesetzt. Bei dienstlich bedingten Reisen, die mehr als 8 und weniger als 24 Stunden dauern, werden zur Zeit 14 Euro erstattet (Stand 2021). Und bei Dienstreisen von über 24 Stunden werden pauschal 28 Euro erstattet. Die kleine Spesenpauschale von 14 Euro gilt auch für den Tag der An- und Abreise. Für Auslandsreisen gelten je nach Land unterschiedliche Verpflegungspauschalen.

Für alle anderen Kosten, die in Bezug auf die Dienstreise entstehen, müssen die Mitarbeitenden in der Regel eine detaillierte Reisekostenabrechnung erstellen und Reisekostenbelege für die entstandenen Fahrtkosten und Übernachtungskosten vorlegen. Diese wird von der Buchhaltung geprüft und dann steuerfrei erstattet.

Wenn die Nachweise für die Unterkunft- und Transportkosten fehlen oder die Reisekostenabrechnung unvollständig ist, kann das, wie schon erwähnt, zu Problemen führen.

Wie vereinfacht Qonto die Verwaltung von Reisekosten?

Zu diesem Thema bietet Qonto Ihnen gleich mehrere Lösungen:

Sie können physische oder virtuelle Karten für Ihre Mitarbeitenden bestellen. So kann jedes Teammitglied Reisekosten mit seiner eigenen Unternehmenskarte zahlen und die Ausgaben müssen nicht mehr aufwendig zurückverfolgt und erstattet werden. Sie selbst behalten die volle Kontrolle: Zahlungs- und Abhebelimits können Sie individuell für jede Karte einstellen. Dank Push-Nachrichten werden Sie über jede getätigte Ausgabe sofort informiert.

Noch dazu können Sie Belege einfach per App fotografieren und mit einem Klick in Ihr Geschäftskonto hochladen. Gescannte Quittungen und Rechnungen können Sie auch an die mit Qonto verknüpfte E-Mail-Adresse weiterleiten, um sie den entsprechenden Ausgaben automatisch zuordnen zu lassen.

Benutzerdefinierte Tags sorgen für eine klare Kategorisierung aller Ausgaben und fehlende Belege können Sie mit einem Klick in Ihrer Qonto App anfordern.

Wenn Sie Papierbelege in Zukunft verzichten möchten, kann Qonto alle gescannten Belege für Sie GoBD-konform beglaubigen und archivieren. Diese digitalisierten Belege sind rechtlich ebenso gültig wird die Originale. Um die Buchhaltung Ihres Unternehmens zu vereinfachen, können Sie außerdem einen Lesezugriff für Ihre Buchhaltung einrichten und Ihr Qonto Konto mit Ihrem bevorzugten Buchhaltungstool verknüpfen.

Lassen Sie Qonto den administrativen Teil Ihrer Finanzverwaltung übernehmen, und konzentrieren Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft. 🚀

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