Hadrien arbeitet seit zwei Jahren bei Qonto. Ihm haben wir es zu verdanken, dass unsere Finanzen so gut verwaltet werden! Gehälter, Monatsberichte, Human Resource Information System, die Erfassung der Ausgaben bis hin zur Steuererklärung: All diese Aufgaben bergen nicht nur keine Geheimnisse für ihn – sie machen aus Hadrien auch unseren aktivsten Qonto Nutzer!
Die Ausgaben? Teamsache! 🙌
Wir haben bei Qonto die gleichen Bedürfnisse wie unsere Kunden. Ob Dienstreisen oder Berufsauslagen: Einige unserer alltäglichen Aufgaben gehen mit Ausgaben einher.
Zahlungskarten an die Mitarbeiter auszuteilen – so erläutert Hadrien – vereinfacht nicht nur die Verwaltung der Ausgaben von jedem einzelnen. Darüber hinaus wurden die betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit Betriebsausgaben sensibilisiert. Außerdem sind die Zahlungsmittel an den Bedarf eines jeden angepasst. Ob virtuell oder physisch – die Limits und Funktionen können pro Karte individuell festgelegt und in Echtzeit geändert werden. 🎉
Ein weiterer wesentlicher Punkt: Mit unseren Teamkarten nutzen die Qonto Mitarbeiter ihr eigenes Produkt. Doch warum ist das so wichtig?
Schnell und einfach Ausgaben und Belege verwalten
Hadrien freut sich, dass er nicht mehr stundenlang nach Belegen suchen muss. In fünf randvoll gefüllten Schuhkartons nach einem Kassenbon zu kramen, dürfte in der Tat nicht gerade ein Vergnügen gewesen sein. Immerhin, mit etwas Glück war der Beleg wenigstens nicht zur Hälfte verblichen! 🙉
Doch der Zeitgewinn macht an dieser Stelle nicht Halt! Hadrien erklärt, wie Qonto auch die Berechnung des Mehrwertsteuersaldos vereinfacht. „Jedes Qonto Teammitglied bestätigt den Mehrwertsteuersatz, der von der App automatisch über den Buchungsbeleg ermittelt wird. Auf diese Weise können wir den Saldo ganz schnell berechnen. Im Falle einer Kontrolle durch die Finanzbehörden finden wir alle Belege, Beträge und die entsprechenden Mehrwertsteuersätze sehr einfach wieder.”
Ein weiterer entscheidender Vorteil: eine zeitlich unbegrenzte Archivierung!
Fehlende Belege sammeln – mit nur einem Klick
Einen Zahlungsbeleg sofort auf Qonto abzulegen ist eine bewährte Vorgehensweise, die den Alltag des Verantwortlichen für Finanzen erheblich vereinfacht. Dennoch vergessen jeden Monat einige Mitarbeiter, Belege über Transaktionen hochzuladen. Für den einzelnen Mitarbeiter handelt es sich um ein kleines Versehen, doch für Hadrien wird daraus eine ins Bodenlose wachsende Liste von fehlenden Belegen.
Falls Sie daran zweifeln sollten … bei Qonto sind wir auch nicht immer perfekt!
Welche Folgen hat unsere Unvollkommenheit für Hadrien? Vor jedem – bei Qonto monatlichen – Rechnungsabschluss geht er alle Transaktionen des Vormonats durch. Dabei überprüft er, bei welchen Zahlungsvorgängen die Belege fehlen – Mitarbeiter für Mitarbeiter. 🤯
Aus diesem Grund – um unsere Versehen wieder gut zu machen und den Alltag von Hadrien sowie aller anderen CFO und Buchhalter, die Qonto verwenden, zu vereinfachen – haben wir die Dinge in die Hand genommen!
Ab sofort erscheint ein Banner, das alle fehlenden Belege anzeigt, wenn Hadrien sich über seinen Buchhaltungs-Zugang einloggt, um den Rechnungsabschluss vorzunehmen. Mit nur einem Klick kann er anschließend eine Erinnerung an alle Mitarbeiter verschicken, die vergessen haben, eine Zahlung zu belegen. 😎 Ganz einfach und effizient!
Stundenlang fehlende Belege manuell anfordern? Nie wieder!