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Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht. Was bedeutet das in der Praxis?
Selbstständige oder Unternehmer müssen sich nicht nur um ihr Geschäft kümmern, sondern es gibt für sie oft genauso viele Aufgaben in der Verwaltung oder bei der Buchhaltung und dem Rechnungswesen. Ausnahmslos alle müssen jederzeit Angaben zu ihren Gewinnen oder Verlusten machen können. Dafür ist (vorbereitende) Buchhaltung oder Buchführung unerlässlich und nicht jedes Unternehmen wird dabei von einem Steuerberater unterstützt. Viele sind sogar direkt buchführungspflichtig. Dann wird doppelte Buchführung ein wichtiges Thema – hier erklären wir die Grundlagen kurz und knapp.
Einfach erklärt: In der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle – Einnahmen wie Ausgaben – doppelt beziehungsweise auf zwei Konten gebucht (Doppik). Auf
wobei die Konten in der Buchhaltung nicht mit den Konten bei Banken vergleichbar sind (siehe auch Verrechnungskonto). Sie funktionieren etwas anders.
Die Links-Rechts-Systematik ist die Grundlage der doppelten Buchhaltung. Bestandskonten erfassen dabei sämtliche Vermögenswerte oder auf der anderen Seite die Verbindlichkeiten als Aktiva und Passiva, die mit ihrem aktuellen Stand am Ende des Geschäftsjahres in die Bilanz eingehen. Unter den Passiva oder Verbindlichkeiten wird auch das Konto für das Eigenkapital geführt, weil es im Prinzip eine unbefristete Unternehmensverbindlichkeit gegenüber den Eigentümern darstellt.
Jede Veränderung von Vermögen oder Verbindlichkeiten wird links im Soll bei einer Minderung und rechts im Haben bei einem Zuwachs erfasst. Das Gleiche passiert mit den Erfolgskonten für die Gewinn- und Verlustrechnung (GUV), wie die Bilanz Teil der doppelten Buchführung. Sie führen laufende Erträge und Aufwendungen unter sachlich klar zugeordneten Kontobezeichnungen für alle denkbaren Ausgaben oder Einnahmen zusammen.
Jeder einzelne Geschäftsvorfall, wie der Kauf einer Maschine, aber auch ihre Abschreibung, betrifft beide Seiten, den Bestands- sowie den Erfolgsbereich, und benötigt daher für die Erfassung mehr als ein Konto. Es sind für eine fehlerfreie Verbuchung immer zwei erforderlich.
Ein Beispiel:
Lädt ein Unternehmer seinen Geschäftspartner zum Essen ein, entstehen ihm eine echte Ausgabe und mehr noch ein betrieblicher Aufwand, den er auf einem Bewirtungskostenkonto verbucht. Das Konto ist Teil der Erfolgskonten, bei denen Aufwendungen im Soll und Aufwandsminderungen im Haben erfasst werden. Genauso erscheinen Erlöse oder Erträge im Haben, Erlösminderungen im Soll.
Bestandskonten bilden typischerweise den Gegenpart jeder Buchung im Rechnungswesen, weil Aufwendungen oder Erlöse auf der anderen Seite jeweils den finanziellen Bestand durch Abnahme des Vermögens oder Zunahme der Verbindlichkeiten verändern.
Die doppelte Buchführung unterscheidet Aktiva und Passiva buchhaltungstechnisch. Bei Aktivkonten mit Vermögen bedeutet ein Zugang eine Soll-Buchung. Auf der Soll-Seite steht mit Beginn eines Geschäftsjahres ebenso immer der Anfangsbestand in Euro der jeweiligen Aktiva. Abgänge erscheinen folglich auf der Haben-Seite. Konten auf der Passivseite, also Verbindlichkeiten oder Eigenkapital, werden genau entgegengesetzt buchhalterisch angesprochen.
Im Beispiel hier entsteht für die doppelte Buchführung damit eine Buchung in dieser Gestalt:
Bewirtungskosten an Kasse oder Bank (für Bar- beziehungsweise Kartenzahlung) mit dem Betrag der Restaurantrechnung.
Nach diesem Schema registriert die doppelte Buchführung im Rechnungswesen ganz einfach den gesamten Geschäftsbetrieb eines Unternehmens.
Diese Systematik der Buchhaltung erfüllt am Ende drei Aufgaben.
Zuletzt dient die GUV damit noch dem Finanzamt, das mit ihr im Rahmen der Steuererklärung die Steuern für einen Unternehmensgewinn ermittelt.
Doch nicht jeder Selbstständige oder Unternehmensinhaber hat die Pflicht zu dieser Form der Buchhaltung. Oft genügt rechtlich die einfache Variante der Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung – ebenso für die Steuern.
In Deutschland entsteht eine Pflicht für doppelte Buchführung aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) §238 für alle eingetragenen Kaufleute. Ebenso sind Handelsgesellschaften dazu verpflichtet, dass sie doppelte Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung betreiben.
Hinter dieser umgangssprachlichen Bezeichnung verbergen sich die offiziellen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, oder kurz die GoBD. Insbesondere für die vorbereitende Buchführung sind diese Richtlinien von Bedeutung.
Sie fordern unter anderem:
Freiberufler wie Architekten, Ärzte oder Künstler sind nicht dazu gehalten, dass sie eine umfangreiche Buchhaltung betreiben. Hier reicht die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Liegt ein Handelsregistereintrag vor, wird die doppelte Buchführung obligatorisch. Ansonsten hängt die Pflicht vom jährlichen Gewinn und Umsatz ab. Das bedeutet: Erst ab einem Jahresumsatz von 600.000 und einem Jahresgewinn von 60.000 Euro entsteht eine Verpflichtung zu dieser Buchhaltung. Liegt auch nur eine der zwei Zahlen unter diesen Beträgen, muss nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden.
Hier bestimmt neben dem Jahresgewinn die Betriebsgröße mit dem Nutzflächenwert die Buchführungspflicht. Allen landwirtschaftlichen Betrieben mit einem Nutzflächenwert von maximal 25.000 und einem Jahresgewinn von maximal 60.000 Euro ist noch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erlaubt. Liegen die Summen darüber, gibt es wieder die Verpflichtung, direkt zur doppelten Buchführungsweise zu wechseln.
Für Sie gilt die besondere Pflicht zur Buchführung immer und betrifft dann konkret Gesellschaften mit diesen Rechtsformen:
Die umfangreichere Form der Buchhaltung mit jeweils zwei Konten für einen Geschäftsvorfall und jährlicher Bilanz schafft zugleich einen besseren, aktuelleren und detaillierteren Einblick in die Unternehmensfinanzen oder die Geschäftsentwicklung als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die umfangreicheren Informationen erleichtern die Unternehmensführung und geschäftliche Entscheidungen können fundierter getroffen werden.
Weiter wollen auch Investoren oder Kreditgeber meist eine detaillierte Buchhaltung bis hin zur Bilanz sehen, bevor Sie Unternehmen Kapital zur Verfügung stellen.
Zuletzt kann sich ein frühzeitiger Wechsel für Unternehmen lohnen, wenn absehbar ist, dass der Geschäftsbetrieb bei Gewinn und Umsatz demnächst über die Grenzen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wachsen wird.
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