October 26, 2021 by Qonto

Wie fülle ich einen Kassenbericht aus?

Jeden Abend einen Kassenbericht zu erstellen, ist etwas aufwendig, aber nicht weiter schwierig. Er muss jedoch verschiedene Anforderungen erfüllen. Lesen Sie hier nach, was Sie beim Ausfüllen eines Kassenberichts beachten sollten. 

Bereit?

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Ziel eines Kassenbuchs und des Kassenberichts ist es, die Bargeldvorgänge des Unternehmens genau zu dokumentieren. Das Kassenbuch spielt nicht nur eine Rolle beim Kostenmanagement, sondern ist als Nebenbuch Teil der Buchhaltung und unterliegt damit denselben gesetzlichen Bestimmungen. Wie die Kasse richtig zu führen ist, wird durch viele Verordnungen definiert, unter anderem durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Wer prüft das Kassenbuch und den Kassenbericht?

Die Funktion des Kassenprüfers übernimmt dabei das Finanzamt. Bei einer Steuerprüfung wird auch das Kassenbuch meist genau auf Fehler überprüft. Daher müssen schon die Eintragungen und Belege diverse Kriterien erfüllen:

- Sie sollten nach Datum geordnet sein.

- Jeder Beleg braucht eine Belegnummer.

- Der Steuersatz und die Umsatzsteuer (Stichwort: Sollversteuerung) sind separat auszuweisen.

- Es muss erkennbar sein, ob es sich jeweils um Einnahmen oder Ausgaben handelt.

- Der Betrag und die Währung müssen deklariert werden.

- Am Tagesende muss der Kassenbestand mit dem Kassenbericht übereinstimmen.

Dabei dokumentiert der Kassenbericht den Tag mit all seinen Bareinnahmen und Barausgaben. Der Bestand kann niemals negativ sein.

Übrigens: Um immer über genügend liquide Mittel zu verfügen, ist wiederum eine kluge Preiskalkulation wichtig, in die unter anderem das Wissen um die Selbstkosten der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen einfließen sollte.

Wie muss das Kassenbuch geführt werden?

Das Kassenbuch darf handschriftlich oder per Software geführt werden, allerdings nicht mehr mit Excel, da hier Vorgänge leicht wieder gelöscht werden können. Insofern kann dies nur als Vorlage für den Unternehmer dienen. Diese wird dann ausgedruckt und übertragen.

Unterstützung gefragt?

Im Internet finden sich zahlreiche Vorlagen und Beispiele für das Ausfüllen eines Kassenberichts. Wer sich dennoch unsicher ist und zusätzlichen Rat sucht, wendet sich mit der Bitte um Unterstützung an seinen Steuerberater. Dieser kann einiges an Arbeit abnehmen und bei Fragen rund um das Thema weiterhelfen. Außerdem kennt er das Credo der Buchhaltung: keine Buchung ohne Beleg! Für jeden, der ein Kassenbuch führt, ist es also zwingend notwendig, dass alle Belege aufgehoben und den Eintragungen zugeordnet werden. Im Übrigen besteht für Kassenbücher, Rechnungen und Belege eine Pflicht zur Aufbewahrung von zehn Jahren.

Eine elektronische Variante

Auch eine elektronische Registrierkasse kommt infrage. Allerdings gibt es hier keine gesetzlichen Vorschriften. Wer lieber mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, ist dazu ebenso berechtigt. Es hängt also immer von dem jeweiligen Unternehmen ab, wie es für das Haus angenehmer ist. Und noch ein Punkt: Wer für geringfügige Waren viele kleine Beträge von unterschiedlichen Menschen erhält (Beispiel Eisverkäufer oder Kneipe), muss diese auch nicht einzeln handschriftlich eintragen, weil das unverhältnismäßig wäre.

Gut zu wissen: Für eine elektronische Kasse gilt Meldepflicht beim Finanzamt. Nach der Anschaffung bzw. Beginn der Nutzung muss die Kasse innerhalb von einem Monat angemeldet werden, damit das Kassensystem identifiziert werden kann. Die Meldung enthält unter anderem die Steuernummer des Unternehmens, der Typ des Aufzeichnungssystem, die einzelnen Seriennummern und das Datum der Anschaffung.

Digitale Lösungen

Ein Kassenbericht dokumentiert alle Zahlungsvorgänge mit Bargeld. Für den bargeldlosen Zahlungs- und Überweisungsverkehr ebenso wie für Ein- und Auszahlungen wird wiederum ein Geschäftskonto benötigt. Dabei bietet sich beispielsweise der digitale Banking Service von Qonto an, der speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Selbstständigen zugeschnitten ist, ob sie nur im Inland oder auch im außereuropäischen oder EU-Ausland tätig sind: SEPA- und SWIFT-Überweisungen lassen sich hier ebenso bequem vornehmen wie Überweisungen in Fremdwährung ins außereuropäische Ausland, bei denen Sie von dauerhaft niedrigen Wechselgebühren von nur 1 % profitieren. 

Außerdem können Sie Limits und Funktionen einer jeden an einen Mitarbeiter ausgegebenen Qonto Card individuell festlegen und sich zur besseren Finanzkontrolle in Echtzeit über Einnahmen und Ausgaben informieren lassen – auch unterwegs. Durch digitale Buchhaltungs-Tools können Belege gleich nach der Zahlung digital der jeweiligen Transaktion zugeordnet werden. Auf diese Weise geht keine Quittung verloren! Selbst die Berechnung der Umsatzsteuer übernimmt die smarte Qonto-App für Sie!

Wer muss einen Kassenbericht erstellen?

Nicht jeder muss ein Kassenbuch führen. So sind Freiberufler ausgenommen, also beispielsweise Ärzte, Künstler und Journalisten. Auch Kleinunternehmer sind in der Regel davon befreit, außer sie haben sich freiwillig ins Handelsregister eingetragen. Unternehmer, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind oder einen Eintrag im Handelsregister besitzen, sind jedoch zu dieser Form der Buchführung verpflichtet. Jeder andere kann natürlich freiwillig einen Kassenbericht erstellen, um einen besseren Überblick zu gewinnen.

Abends wird gezählt

 

Die Kasse muss am Ende eines jeden Tages gezählt werden, denn der Bestand muss nach der Verrechnung der Einnahmen und Ausgaben zwingend mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Das Ergebnis wird in einem sogenannten Zählprotokoll festgehalten.

Übrigens: Jeder Unternehmer, auch wenn er keine Registrierkasse oder Ladenkasse hat, sollte mindestens eine Geldkassette besitzen und zu dieser ein Kassenbuch führen. Er entnimmt eventuell Scheine oder legt Münzen hinein. Dafür werden Privatbelege fällig, denn es muss natürlich streng unterschieden werden zwischen privatem und beruflichem Geld.

Schätzungen vorbeugen

Das Finanzamt schaut bei einer Prüfung sehr genau hin. Stimmen die Belege nicht oder fällt der Kassensturz fehlerhaft aus, werden die Beamten Schätzungen erstellen. Das kann zu hohen Steuernachzahlungen führen.

Fazit

Jeder Unternehmer kann seine Kasse mit den Bareinnahmen und -ausgaben selbst führen oder diese Buchhaltung seinem Steuerberater übergeben. Auch kann man sie einfach handschriftlich führen oder per Software digital aufbereiten. Dabei kann Excel als Vorlage dienen, aber nicht mehr als Kassenbuch.

Wichtig ist, dass der Kassenbestand ab dem ersten Tag der Gründung täglich geprüft wird und alle folgenden Unterlagen nach Datum und anderen Kriterien richtig geordnet sind. Die abendlichen Zählergebnisse werden in einem Zählprotokoll festgehalten. Der Kassenbericht muss mit dem Endbestand unbedingt übereinstimmen. Die Kassenbücher sollen jederzeit geprüft werden dürfen, so ist es vorgeschrieben. Daher ist die korrekte Führung enorm wichtig, denn Fehler beim Vorlegen des Kassenberichts können teuer zu stehen kommen.

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