June 04, 2020 by Qonto

Wer haftet für Fehler in der Buchhaltung? 

Irren ist menschlich: Jedem Beschäftigten kann bei der Arbeit ein Fehler unterlaufen. Fehlentscheidungen in der Buchhaltung sind für Unternehmen allerdings gefährlich – wer haftet im Schadensfall?

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Die meisten Fehler sind zum Glück korrigierbar und unproblematisch. Es können aber, je nachdem, wo der betreffende Mitarbeiter tätig ist, dabei auch erhebliche Sachschäden, Personenschäden oder finanzielle Einbußen für den Betrieb entstehen. Gerade in der Buchhaltung haben Fehlentscheidungen und Versäumnisse Konsequenzen für das gesamte Unternehmen.

Fehler, die sich speziell in die Buchhaltung einschleichen können

In der vorbereitenden Buchhaltung gibt es einige „Klassiker", die allzu schnell auftreten können und die keinem dort Beschäftigten unterlaufen sollten. Dazu gehören:

• Fehlerhafte Sortierung von Rechnungen

• Falsche Ablage

• Mangelhafte oder unterlassene Aufbewahrung einer Rechnung

Diese Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung führen zu einem erhöhten Aufkommen von Nachfragen, die geklärt werden müssen, was den Aufwand für den Buchhalter oder Steuerberater erhöht. Außerdem kann es dabei zu Nachzahlungen von Steuern beim Finanzamt kommen oder es werden Ausgaben getätigt, die nicht mittels Rechnungen belegt werden können und demnach nicht als Betriebsausgaben abgerechnet werden dürfen. Heute wird zwar vielfach eine elektronische Buchführung genutzt, aber bei Fehleingaben entstehen auch dabei Fehler.

Offene Forderungen werden vernachlässigt

Viele Buchhalter überwachen offene Forderungen zu wenig. Verzögert eingehende Zahlungen auf das Geschäftskonto können jedoch die Liquidität der Firma stark einschränken.

Alles selbst machen wollen

Gerade Selbstständige versuchen oft, sämtliche Aufgaben der Buchhaltung selbst zu bewältigen. Das Delegieren von Aufgaben ist aber wichtig, damit sich diese auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren können. Gerade in der doppelten Buchhaltung ist das sinnvoll, da diese sehr zeitaufwendig ist und auch einiges an Fachwissen voraussetzt. Fehlt die Zeit und mangelt es an Grundlagen, sollte besser einen Experten beauftragt werden. Man kann zum Beispiel einfach die Hilfe von einem Steuerberater in Anspruch nehmen, der sich um das Kontieren, die Steuern, die Steuererklärung, Jahresabschlüsse und genaue Angaben zu möglichen Steuerminderungen (z. B. AfA). Tatsächlich können Unternehmen dank der Expertise eines Steuerberaters viel Zeit und Geld sparen.

Falsche Kassenführung

Vor allem, wenn viele Barumsätze getätigt werden, ist eine ordnungsgemäße Kassenführung besonders wichtig. Werden die Versäumnisse zum Beispiel erst bei einer Betriebsprüfung gefunden, kann das dazu führen, dass erhebliche Nachzahlungen fällig werden. Die Folge können außerdem unangenehme Hinzuschätzungen sein.

Private und geschäftliche Ausgaben müssen sauber getrennt werden

Saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben: Denn werden alle Ausgaben vom Privatkonto bezahlt, was in kleineren Betrieben nicht selten vorkommt, bedeutet das für den Steuerberater oder Buchhalter, dass dieser mehr Arbeit hat, indem dieser erst die privaten von den geschäftlichen Rechnungen trennen muss. Unter Umständen kann es sich anbieten, ein Verrechnungskonto zu führen, um geschäftliche Ausgaben gleich separat zu buchen und zu dokumentieren.

Wenn es zu Fehlern in der Buchhaltung kommt, wer haftet?

Beschäftigten haften für Fehlbeträge in der Kasse oder beim Warenbestand und, wenn ein wirksamer Mankovertrag besteht (im Fall der Mankohaftung steht der Arbeitnehmer für ein Manko in der Kasse oder im Warenbestand ein). Besteht kein Mankovertrag, hat der Angestellte keine generelle Haftung dafür, sondern nur, wenn diesem sein Verschulden bewiesen werden kann. Entsteht ein wirtschaftlicher Schaden, übernimmt manches die Versicherung, anderes nicht. Bei Sachschäden wird unterschieden zwischen Betriebseigentum, Schlechtleistung des Beschäftigten oder Eigentum Dritter (Kunden, Lieferanten).

Die Arbeitnehmerhaftung ist beschränkt

Prinzipiell haftet ein Mitarbeiter für alle von ihm verursachten Personen- und Sachschäden. Aber die Arbeitnehmerhaftung ist eingeschränkt. Folgende Kriterien werden dabei herangezogen:

  • Vermögensschäden: Es haftet, wer Fehlentscheidung aufgrund mangelnder Sorgfalt trifft oder betriebliche Regelungen missachtet.
  • Sachschäden: Begrenzte Haftung bei fahrlässigem Verschulden.
  • Dem Arbeitgeber kann ein Mitverschulden nachgewiesen werden.
  • Bei Zahlungspflichten von Dritten, beispielsweise von Kfz-Versicherungen, müssen diese in Anspruch genommen werden.
  • Personenschäden durch Arbeitsunfälle: an erster Stelle haftet der Unfallversicherungsträger.

Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit haftet allein der Beschäftigte

Das gilt bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz und wenn dieser seine Pflichten unentschuldbar grob versäumt hat. Dabei wird berücksichtigt, dass auch sorgfältig Arbeitenden mal mehr oder weniger falsche Entscheidungen unterlaufen können.

Wie ist die Haftung bei Schädigung von Dritten?

Schädigt der Beschäftigte bei seiner Tätigkeit beispielsweise einen Kunden oder Lieferanten, dann muss dieser zusammen mit dem Arbeitgeber für die Schädigung aufkommen. Grund: die Grundsätze von innerbetrieblichem Schadensausgleichen bestehen nur zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten. Das kann weitere Maßnahmen nach sich ziehen, je nach Grad des Verschuldens ist.

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