June 10, 2020 by Qonto

Wie schreibt man eine Rechnung?

Die erste Dienstleistung ist erbracht, die erste Ware verkauft und soll nun in Rechnung gestellt werden. Doch wann muss man überhaupt eine Rechnung schreiben und was gilt es dabei zu beachten?

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Jeder, der in Deutschland eine Dienstleistung oder Waren verkauft, muss dafür eine Rechnung an seine Kunden erstellen. Da diese einerseits wichtig für die korrekte Buchhaltung eines Unternehmens sind und andererseits auch bezüglich der Steuererklärung beim Finanzamt eine Rolle spielen, gibt es einige Richtlinien, die Freiberufler und Unternehmer bei diesem Thema beachten sollten, um Fehler oder unliebsame Konsequenzen wie Steuernachzahlungen zu vermeiden. Mit der Zeit geht die Rechnungsstellung dann schnell und einfach vonstatten!

Wer muss Rechnungen schreiben?

Eine Rechnungspflicht besteht laut Gesetz nur in zwei ganz bestimmten Fällen: 

  • Lieferungen und Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen
  • Lieferungen und Dienstleistungen, die an Unternehmen oder juristische Personen (GmbH, AG, Vereine oder Genossenschaften) geliefert wurden

Wenn einer der zwei Punkte zutreffen, muss das leistende Unternehmen (auch eine Personengesellschaft) bzw. Kleingewerbe innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung an den Leistungsempfänger schreiben. Auch bei privaten Dienstleistungen, die steuerpflichtig sind, muss schon eine Rechnung erstellt werden. Nur wenn diese von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, wie wenn ein Handwerker für eine Privatperson zum Beispiel Renovierungsarbeiten übernimmt, ist eine Rechnung nicht zwingend erforderlich, kann sich aber für beide Parteien durchaus lohnen. Zum einen kann der Handwerker, also der Dienstleister, sich Kosten wie die Anfahrt vom Finanzamt erstatten lassen. Die Kunden können zudem die Leistung des Handwerkers als Sonderausgabe auf der Einkommenssteuererklärung geltend machen und so eine Steuerrückerstattung erhalten. (Auch andere Posten lassen sich von den Steuern absetzen, wie beispielsweise gewisse Beiträge zur privaten Altersvorsorge.)

Pflichtangaben auf Rechnungen

Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes wird klar festgelegt, welche Angaben beim Schreiben einer Rechnung auf dieser vorhanden sein müssen. Bei einer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer müssen die folgenden Punkte erfüllt werden: 

  • Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Rechnungsadresse: Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Leistungsbeschreibung: Umfang und Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en) mit Zeitpunkt der Lieferung
  • Kosten: Einzelbetrag pro Leistung oder Lieferung, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
  • Rabatte, Skonto etc.: im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags
  • Gesamter Rechnungsbetrag: aufgeschlüsselt in Netto, Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag sowie den Brutto-Rechnungsbetrag

Sonderregelungen für Kleinunternehmer und für Kleinbeträge

Für Kleinunternehmer sowie für Rechnungen über kleine Beträge gelten Sonderregelungen.

Kleinunternehmerrechnung

Wer als Kleinunternehmer agiert, also bei der Unternehmensbesteuerung keine Umsatzsteuer ausweisen muss, kann ebenfalls für die erbrachten Dienstleistungen bzw. Warenlieferungen Rechnungen schreiben. Bei der Rechnungsstellung wird jedoch auf die Umsatzsteuerbeträge verzichtet – es entfällt also die Unterscheidung in Netto- und Bruttobeträge. Dies muss laut § 19 des UStG durch einen Verweis auf der Rechnung deutlich gemacht werden.

Kleinbetragsrechnungen

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, bei der die Rechnungssumme einen Bruttosatz von 250 Euro nicht überschreitet. Bei dieser Rechnungsform reicht es, wenn der Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers sowie das Ausstellungsdatum auf der Rechnung angegeben werden, eine Liste über die Menge der erbrachten Leistungen und Lieferungen vorhanden ist und der Rechnungsbetrag in Brutto sowie Netto aufgelistet wird. 

Rechnung schreiben für ausländische Kunden

Nicht immer sitzt der Empfänger der Dienstleistung oder der Waren in Deutschland. Auch hier muss eine Rechnungsstellung erfolgen. Innerhalb der EU ist es gängig, dass in diesem Fall die Rechnung auf Englisch erstellt wird – ein Rechnungsprogramm kann bei der Übersetzung helfen oder sie lässt sich online als Vorlage finden. Zudem gilt bei der internationalen Rechnungsstellung innerhalb der EU: die Umsatzsteuer zahlt der Leistungsempfänger. Demnach gehören auch hier die Mehrwertsteuer zu den Pflichtangaben sowie die persönliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistungsbringenden Unternehmens bzw. des Freiberuflers. Wer Waren oder Dienstleistungen an eine Privatperson im europäischen Raum liefert, muss darauf achten, dass es hier von Land zu Land unterschiedliche Lieferschwellen gibt. So muss der Rechnungssteller beispielsweise ab einem bestimmten Rechnungswert die Umsatzsteuer an das Land zahlen, in dem der Rechnungsempfänger beheimatet ist. Wenn der Kunde außerhalb der EU seinen Wohnsitz beziehungsweise seinen Unternehmenssitz hat, sollte man sich stets vor der Rechnungsstellung gut informieren, denn die Regeln können hier stark von den innereuropäischen abweichen. Steuerberatungsunternehmen können in diesem Fall mit Rat und Tat zur Seite stehen (nicht nur bei der Berechnung der zu entrichtenden Steuern) und auch ein Rechnungsprogramm kann bei der Erstellung passender Rechnungen helfen. Diese stellen nicht nur verschiedene Rechnungsvorlagen zur Verfügung, sondern leisten automatisch auch Hilfe bei der Umrechnung in die Fremdwährung.

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