November 17, 2020 by Qonto

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Erleichterte Spesenabrechnung, ein klarer Überblick über alle Ausgaben, verringerter Zahlungsverkehr für das Unternehmen ... Es gibt viele Gründe dafür, Firmenkreditkarten an Mitarbeiter auszugeben. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die verschiedenen Arten von mitarbeiterbezogenen Firmenkreditkarten sowie über ihre Vor- und Nachteile.

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Qonto ist das ideale Geschäftskonto.

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In kleinen wie größeren Unternehmen gehört es zum geschäftlichen Alltag, dass Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit oder allgemein für das Unternehmen Ausgaben tätigen müssen. Für die Abwicklung solcher Zahlungen gibt es drei Möglichkeiten:

  • Die Mitarbeiter zahlen das Geld zunächst aus der eigenen Tasche und erhalten es später von ihrem Arbeitgeber zurückerstattet.
  • Speziell für Dienst- oder Geschäftsreisen mit Zahlungen von Hotels, Mietwagen, Restaurants und weiteren Spesen können Kostenvorschüsse gezahlt und im Anschluss genau abgerechnet werden.
  • Oder die Unternehmensmitarbeiter erhalten Firmenkreditkarten.

Dabei bietet die Firmenkreditkarte für Mitarbeiter im Vergleich mehrere Vorteile.

Einfachere Buchhaltung

Eine vereinfachte Buchhaltung und mehr Mitarbeiterzufriedenheit gehören zu den Hauptgründen, weshalb sich viele Unternehmer für Firmenkreditkarten entscheiden.

Legen Unternehmensmitarbeiter Geld für ihren Arbeitgeber aus, wollen sie dieses natürlich möglichst zeitnah zurückerhalten. Sie reichen die betreffenden Belege, Rechnungen oder Quittungen bei der Buchhaltung ein. Dort muss alles geprüft und besonders bei größeren Summen möglichst schnell auf die Mitarbeiterkonten überwiesen werden. Dennoch verstreichen meist mehrere Wochen, bis das Geld auf das private Konto zurückerstattet wird. 

Einzig für kleinere Posten kommt eventuell eine Sammelüberweisung auf das Konto zu bestimmten regelmäßigen Terminen infrage, um die privaten Finanzen der Arbeitnehmer nicht zu sehr zu belasten. 

Abseits davon bedeuten beide Wege für die Buchhaltung einen enormen zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwand. Vorschüsse mit späterer Abrechnung verringern diesen Aufwand nicht, sondern verschieben ihn nur nach hinten. 

Die Firmenkreditkarte, oft sogar kostenlos zum Geschäftskonto erhältlich, erleichtert dagegen die Abrechnung von Spesen und anderen Ausgaben erheblich:

  • Die Zusammenfassung aller Posten in einer übersichtlichen Aufstellung von Bank oder Kreditkartenunternehmen anstelle von vielen einzelnen Belegen oder Quittungen sorgt für Transparenz
  • Alle Ausgaben des Unternehmens sind dank der Kopplung der einzelnen Karten an das Firmenkonto ganz einfach im Blick zu behalten.
  • Die Abrechnungen werden direkt an die zuständigen Sachbearbeiter oder Abteilungen zugestellt.
  • Die Ausgaben können leichter zugeordnet werden.
  • Der Zahlungsverkehr für die Unternehmen wird verringert.

Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern können dadurch unter Umständen ganze Arbeitsstellen sparen oder das Personal anderweitig einsetzen. Außerdem muss mit der Kreditkarte kein Angestellter in Vorleistung gehen, eventuell sogar sein Konto überziehen, teure Dispo-Zinsen bezahlen und genießt sogar zusätzliche Vorteile.

Extras

Viele Kreditkarten (ob Visa, Mastercard oder American Express oder andere Anbieter) sind längst keine reinen Zahlungsmittel mehr, sondern kleine Service-Pakete mit weltweiter Bezahlfunktion oder der Möglichkeit zum Abheben von Bargeld an Geldautomaten. Sie gehen mit vielen Zusatzleistungen einher, wie beispielsweise mit

  • verschiedenen Versicherungen wie einer Reisekrankenversicherung, Reiserücktrittsversicherung oder Mietwagenversicherung,
  • der Absicherung von Flug- oder Zugverspätungskosten,
  • Versicherungen für Gepäckdiebstahl oder -verlust,
  • der Übernahme von Anwalts- oder Arzt- und Krankenhauskosten im Ausland,
  • Bonusprogrammen für Prämien und Vergünstigungen oder
  • speziellen persönlichen Vorteilen wie Upgrade-Optionen oder dem Zutritt zu exklusiven Business Lounges und manchen weiteren Serviceleistungen.

Alle diese Extras gibt es auch bei einer Firmenkreditkarte, denn sie wird von denselben Banken oder Finanzdienstleistern herausgeben wie alle anderen Kreditkarten auch – oft sogar zu besseren Konditionen. Auf die angebotenen Versicherungen und Leistungen für maximale Sicherheit sollte bei der Auswahl der Firmenkreditkarten auch deshalb geachtet werden, da beispielsweise bei einer abhanden gekommenen Mitarbeiter-Kreditkarte oder Datenklau das Unternehmen haftet.

Verschiedene Arten

Es gibt vornehmlich zwei Arten von Kreditkarten für Unternehmen:

Bei nicht personenbezogenen Firmenkreditkarten wie Reisestellenkarten handelt es sich streng genommen nicht um Kreditkarten. Sie sind eine Art virtuelle Karte, die Mitarbeitern von der Reisestelle oder dem Reisebüro ausgestellt wird, und werden entsprechend für Ausgaben genutzt, die direkt mit der Geschäftsreise zusammenhängen, wie zum Beispiel Flug- oder Hotelkosten. Für andere Geschäftsausgaben eignen sie sich in der Regel nicht.

Die Business Credit Card

Die Business Card ist speziell für kleinere Unternehmen oder Freiberufler und Selbstständige gedacht. Banken geben Sie als eine Art der Standard-Kreditkarte nur in kleiner Stückzahl aus. Die Konditionen ähneln denen der Karten für Privatkunden, beinhalten aber oft spezifische Sonderleistungen für das Business. Die Gebühren werden separat monatlich zusätzlich zu den Kosten für das Geschäftskonto abgebucht oder die Firmenkreditkarte ist Teil eines monatlichen Pauschalpakets für das Business-Konto.

Die Corporate Credit Card

Die Corporate Card eignet sich am besten für einige Dutzend, Hunderte oder sogar Tausende Kartennutzer und kommt daher bei größeren Firmen und Großunternehmen, Organisationen oder Behörden zum Einsatz. Entsprechend der Zahl der benötigten oder beantragten Karten lassen sich individuelle Preise und Leistungen vereinbaren. Die Leistungen lassen sich inklusive Limits dann zusätzlich einzelnen Mitarbeitern oder – allgemeiner – unterschiedlichen Hierarchieebenen anpassen, was einen zusätzlichen Vorteil darstellt.

Oft gelingt es Firmenkunden aber auch, schon für wenige Karten günstige, individuelle Konditionen auszuhandeln, und bei einigen Finanzdienstleistern – wie zum Beispiel Qonto – können Einzelunternehmer, Freiberufler oder Selbstständige auf Wunsch sogar eine Firmenkreditkarte mit dem ganzen Leistungsumfang von Corporate Cards nutzen.

Dabei sind je nach Abonnement eine bis fünf kostenlose World Debit Mastercards in Ihrem Qonto Geschäftskonto sogar inbegriffen. Die formale Unterscheidung zwischen Business und Corporate Card spielt in der Praxis bei der Auswahl einer Kreditkarte daher kaum noch eine Rolle. Es kommt ausschließlich auf die Vorteile des einzelnen Angebots für die Firmenkreditkarten an.

Abrechnung

Die Karte wird gewöhnlich als Charge Card zu fixen Terminen einmal im Monat abgerechnet. Zuerst geht eine Abrechnung zu und ein paar Tage später folgt die Belastung des Kontos. Wird dafür das Geschäftskonto des Unternehmens gewählt, müssen keine Ausgleichszahlungen auf das Konto des Mitarbeiters erfolgen.

Firmenkreditkarte als Prepaid-Karte

Das Vertrauen der meisten Firmen in das eigene Personal ist groß, aber nicht grenzenlos. Daher kommt es häufig vor, dass für die Mitarbeiterkreditkarten Limits vereinbart werden. So entsteht auf der Unternehmensseite maximale Sicherheit, weil die Kreditkarten nur in angemessenem Rahmen nutzbar sind. Prepaid-Karten, die individuell für eine Dienstreise oder die Zeit einer Messe aufgeladen werden, erreichen letztlich das gleiche Ziel, bedeuten aber wieder zusätzlichen Aufwand für Vorab-Kalkulation oder Zahlungsverkehr.

Prepaid-Firmenkreditkarten können ein anderes Problem leicht beheben:

Weitere Aspekte

Firmen beantragen zwar die Business- oder Corporate-Kreditkarten direkt, aber danach werden sie auf die jeweiligen Mitarbeiter persönlich ausgestellt. Dabei kommt es auch zu einer Bonitätsprüfung. Sollte diese zu einer Ablehnung führen, ist die Ausstellung der Karte nur schwer möglich. Lange konnte nur eine umständliche Haftungszusage für die mit den Karten verursachten Kosten helfen. Jetzt bietet die Prepaid-Firmenkreditkarte einen einfachen Weg an, um diese Probleme von Anfang an zu vermeiden.

Viele Karten mit Debit-Funktion, wie beispielsweise die Qonto Cards, erhöhen die Sicherheit für alle beteiligten Partner. Hier wird jede Zahlung oder Bargeldabhebung unmittelbar dem Girokonto belastet.

Damit entfällt das Risiko hoher Kreditkartenabrechnungen auf Unternehmensseite, während die Banken und Finanzdienstleister zugleich die Sicherheit erhalten, dass mit den Unternehmenskreditkarten kein hohes Kreditrisiko entsteht. Das macht sich letztlich außerdem positiv bemerkbar, wenn einmal die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beurteilt werden muss.

Fazit

Mit ihren umfangreichen Erleichterungen für die Bereiche Buchhaltung, Reisekosten- oder Spesenabrechnung trifft jede Firma, aber auch ein Freiberufler oder Selbstständiger immer eine gute Entscheidung mit der Wahl einer mitarbeiterbezogenen Firmenkreditkarte. In den beiden letztgenannten Gruppen bietet sie außerdem eine bessere Trennung beruflicher von privaten Finanzen und erleichtert ebenso die Buchhaltung.

Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben – mit einer Qonto Card für jedes Teammitglied!

In Ihrem Qonto Geschäftskonto sind je nach Abonnement eine bis fünf World Debit Mastercards kostenlos inklusive. Ihre Limits und Funktionen lassen sich für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, mit der Qonto App können Sie alle Ausgaben in Echtzeit verfolgen.

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