September 07, 2020 by Qonto

Dienstreiseformular schnell und korrekt ausfüllen

Kaum von der Dienstreise zurück, geht es schon an die Reisekostenabrechung. Welche Kosten werde erstattet? Was sollte man beim Erstellen und Ausfüllen des Formulars beachten? Online-Vorlagen und Muster stellen dabei eine sinnvolle Hilfe dar.

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Beruflich bedingte Reisen verursachen Kosten, die man in einer Reisekostenabrechnung (auch Spesenabrechnung genannt) festhalten sollte, da einiges davon steuerlich absetzbar ist. Nach der Rückkehr von der Dienstreise erwartet das Unternehmen eine genaue Auflistung der entstandenen Kosten, aus der genau hervorgeht, was man während der Reise beispielsweise für die Verpflegung privat ausgelegt hat. Denn nur eine korrekt ausgefüllte Reisekostenabrechnung garantiert, dass man das ausgelegte Geld vom Unternehmer erstattet bekommt. Einige Dinge werden oft bereits im Vorfeld vom Betrieb gebucht, die dann für die Reisekostenabrechnung nicht mehr relevant sind. Für alles, was privat ausgelegt wurde, sind jedoch die Belege einzureichen (notfalls Eigenbelege), was sehr wichtig und ins Formular einzutragen ist. 

Dieses korrekt ausgefüllte Formular wird auch für das Finanzamt benötigt, da Geschäftsreisekosten als betriebliche Ausgaben gelten, die den Unternehmensgewinn schmälern. Arbeitgeber können diese Posten entsprechend geltend machen. 

Für den Arbeitnehmer ist das Finanzamt hingegen vor allem wichtig, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht bezahlt. Dann kann er diese Ausgaben in seiner Steuererklärung geltend machen. Hierfür ist eine detaillierte Dokumentation wiederum die Voraussetzung. Sollte der Steuerbescheid anschließend dennoch fehlerhaft sein, lohnt es sich, Einspruch einzulegen.

Auch Selbstständige nutzen die Reisekostenabrechnungsformulare

Einerseits können Selbstständige die Ausgaben in der Steuererklärung aufführen, da diese zu den Betriebsausgaben zählen, andererseits geben Selbstständige die angefallenen Fahrtkosten oft an ihre jeweiligen Auftraggeber weiter. Diese verlangen dann ebenfalls die lückenlose Dokumentation der Reisekosten. Für die Abrechnung der Dienstreise verwendet man am besten eine Vorlage, die man per Download kostenlos aus dem Internet herunterladen kann.

Was sind absetzbare Reisekosten?

Unter absetzbaren Reisekosten versteht man alle Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören:

Sie sollten auch in dem Muster für die Reisekostenabrechnung enthalten sein. 

Für all diese Posten gilt die Dreimonatsfrist, mit einer Ausnahme: Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit ständig an verschiedenen Orten arbeiten, 

können diese Spesen das ganze Jahr über steuerlich geltend machen.

Übrigens: Arbeitgeber können auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen, unabhängig davon, ob sie im Rahmen einer Dienstreise oder in der Nähe der ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist neben einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg wichtig, dass Bewirtungsanlass und Kosten in einem angemessenen Verhältnis stehen.

Welche Fahrtkosten werden gewährt?

Alle Fahrtkosten, die bei der Reise entstehen, können geltend gemacht werden. Das können Ausgaben sein, die bei der Nutzung eines Dienstwagens oder eines privaten Pkws entstehen sowie die Tickets für Bahn, Bus oder Flugzeug. Wenn man mit einem Dienstwagen unterwegs ist, verlangt der Arbeitgeber allgemein vom Arbeitnehmer die Führung eines Fahrtenbuchs. Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs wird häufig eine Kilometerpauschale gezahlt. Die Tickets für die genutzten Verkehrsmittel sind natürlich ebenfalls aufzubewahren.

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten hat man die Wahl, ob diese mit einer Pauschale abgegolten oder ob diese über die eingereichte Rechnung vom Hotel abgerechnet werden sollen. Sind in den Hotelkosten auch Mahlzeiten enthalten, müssen diese wieder herausgerechnet werden. Ist das Frühstück auf der Hotelrechnung getrennt ausgewiesen, sind die pauschalen Beträge dafür ebenfalls wieder abzuziehen, denn die Verpflegungskosten darf das Unternehmen nur pauschal abgelten.

Verpflegungsmehraufwand

Ist der Mitarbeiter unterwegs auf Geschäftsreise, ist von höheren Ausgaben für die Verpflegung auszugehen, als wenn dieser sich zuhause verpflegt. Das Finanzamt gibt dafür Pauschalen vor, die von der Dauer der außerhäuslichen Abwesenheit abhängig sind. Um welche Zeitspanne handelt es sich dabei? Entscheidend ist, ob jemand mindestens acht Stunden an einem anderen Ort verbringt oder ob gar mehr als 24 Stunden. Bei Auslandsreisen gelten wieder ganz andere Sätze, welche vom betreffenden Land abhängig sind. Diese werden immer wieder direkt vom Bundesministerium für Finanzen aktualisiert. Konkrete Informationen zu geltenden Pauschalen bei Reisen ins Ausland geben die jährlichen Veröffentlichungen des Ministeriums, die online abrufbar sind.

Reisenebenkosten

Solche Reisenebenkosten können durch Mautgebühren, Parkgebühren etc. entstehen. Auch hier gilt, dass alle Belegen einzureichen sind.

Die Abrechnung

Mit diesen vier Positionen sind alle relevanten Ausgaben abzurechnen, die man nach einer Geschäftsreise zurück fordert. Allerdings gehören in die Vorlage für die Reisekostenabrechnung noch folgende weitere persönliche Angaben:

  • Abteilungsname,
  • der komplette Mitarbeitername,
  • Personalnummer,
  • Reisezweck und Funktionen,
  • Reiseziel,
  • die Reisedauer mit der Angabe der genauen Startzeit und ab wann die Reise beendet war (Uhrzeit),
  • genutzte Verkehrsmittel,
  • die Unterschriften, sowohl von dem Antragsteller als auch von dessen Vorgesetztem.

Kostenlose Vorlage für die Abrechnung der Geschäftsreise

Ein Muster, wie so eine Dienstreiseabrechnung beispielsweise aussehen sollte, erleichtert dem Antragsteller die Arbeit und das Finanzamt hat dann auch keine Nachfragen mehr. Damit sowohl der Arbeitnehmer als auch die Buchhaltung einfach und problemlos mit diesem Abrechnungsformular umgehen können, gibt es im Internet beispielhaft ausgefüllte, kostenlose Vorlagen, die sich über Suchmaschinen wie Google schnell finden lassen und die jeder leicht herunterladen kann.

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