November 04, 2021 by Qonto

Einen Eigenbeleg für die Geschäftsreise erstellen – das müssen Sie beachten

Tankausgaben, Hotelkosten, Restaurantbesuche ... Auf einer Geschäftsreise werden viele verschiedene Ausgaben getätigt. Kein Wunder, dass dabei leicht mal ein Beleg abhanden kommt. Um diese Geschäftsausgaben dennoch steuerlich geltend zu machen, kann stattdessen ein Eigenbeleg erstellt werden.

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Viele Selbstständige kennen diese lästige Thematik: es geht um die monatliche Abrechnung Ihrer Reisekosten nach Dienstreisen im Rahmen Ihrer Buchführung. Dem Reisekostenrecht entsprechend muss in diesem Zusammenhang geprüft werden, ob alle notwendigen Belege über Tankausgaben, Hotelkosten oder Restaurantbesuche beisammen sind. Verbringen Sie für eine Dienstreise mehrere Wochen vor Ort, ist für Verpflegungspauschalen und die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands die Dreimonatsfrist zu beachten, die ab dem Anreisetag gilt. Nutzen Sie im Zuge Ihrer Geschäftsreisen Ihren Firmenwagen oder wollen Sie bei Nutzung Ihres privaten PKW die amtliche Kilometerpauschale von den Steuern absetzen, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen.

Die Belege über die Reisekosten müssen dann den Kontoauszügen beigelegt und dem Steuerberater übergeben werden. In manchen Situationen benötigen Sie jedoch nicht einmal Originalbelege als Nachweis, sondern können als Ersatz sogenannte Eigenbelege erstellen. Was Sie bei Ihren Geschäftsreisen-Abrechnungen alles beachten müssen und wie Sie Eigenbelege ganz einfach selbst formulieren können, dazu finden Sie in den folgenden Absätzen detaillierte Informationen.

Grundlegende Informationen zu Eigenbelegen im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung

Reisekosten sind all jene Kosten, die Ihnen im Rahmen Ihrer Dienst- und Geschäftsreisen entstehen. Dabei ist es völlig gleich, ob es sich um Tankkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten oder Kosten für Unterhaltung handelt. In diesem Abschnitt erfahren Sie zunächst alles darüber, was ein Eigenbeleg ist, wie und wann Sie diesen ausstellen dürfen.

Was ist überhaupt ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg stellt einen alternativen Beleg für geschäftliche Vorgänge dar. Dieser kommt immer dann zum Einsatz, wenn die entsprechenden Originalbelege verloren gegangen sind oder gar nicht erst ausgestellt wurden. Ein Eigenbeleg dient daher quasi als Ersatz für eine nicht vorhandene Rechnung oder Quittung. Gemäß § 97 Abgabenordnung (AO) ist die Erstellung eines solchen Eigenbelegs zwingend vorgeschrieben, da nach buchhalterischen Grundsätzen keine Buchung ohne dazugehörige Belegauskunft erfolgen kann. Dadurch können betriebswirtschaftliche Abläufe nachvollziehbar und steuerlich geltend gemacht werden.

Wie und wann können Sie einen Eigenbeleg ausstellen?

Einen Eigenbeleg dürfen Sie grundsätzlich nur in Notfallsituationen nutzen, wenn der eigentliche Beleg verloren gegangen ist. Üblich ist der Prozess der Eigenbelegserstellung aber auch bei Geschäftsvorgängen, bei denen keine Quittung zur Verfügung gestellt wird. Bezahlen Sie beispielsweise an einem Münzautomaten, an einer Parkuhr oder geben Sie im Restaurant Trinkgeld, sind das ideale Situationen, in denen die Erstellung eines Eigenbelegs sinnvoll ist. Natürlich muss den etwaigen Geschäftssituationen, in denen es zu einer Buchung ohne Beleg kommt, ein gewerblicher Hintergrund zugrunde liegen. Möglich ist die Erstellung der Eigenbelege aber auch dann, wenn ursprünglich privat gekaufte Sachen in das Betriebsvermögen Ihres Unternehmens übergehen sollen.

Achten Sie bei der Erstellung eines Eigenbelegs auf die Angabe folgender Daten

Damit Ihr Eigenbeleg von Ihrem zuständigen Finanzamt auch tatsächlich anerkannt wird, sollte dieser immer folgende Angaben enthalten:

  • den Namen des Zahlungsempfängers
  • Datum des Geschäftsvorganges
  • genaue Bezeichnung der Aufwendung
  • Höhe des exakten Zahlungsbetrags
  • Nachweis über die Höhe der geforderten Zahlung für das Finanzamt (zum Beispiel Gebührenverordnung)
  • Begründung für die Erstellung des Eigenbelegs
  • Datum der Erstellung des Eigenbelegs
  • Name und Unterschrift des Belegerstellers

Eine Belegvorlage aus dem Internet spart Zeit und Mühen

Mehr und mehr Selbstständige gehen im Internet auf die Suche, wo sie vorgefertigte Eigenbelegvorlagen finden, mit denen schnell und unkompliziert entsprechende Reisekostenabrechnungen erstellt werden können. Das spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern ermöglicht es, mit seinen Belegnachweisen immer „up-to-Date“ zu bleiben und seine geschäftlichen Ausgaben im Blick zu behalten. In die Belegvorlagen müssen dann die Höhe der getätigten Ausgaben und die Verwendungszwecke sowie die Daten der Ausgaben eingetragen werden – anschließend muss nur noch unterschrieben werden.

So lang müssen Sie die Reisekostenbelege für die Abrechnung Ihrer Reisekosten aufbewahren

Wie auch bei Ihren Quittungen, so schreibt der Gesetzgeber auch bei einem Beleg über Reisekosten vor, dass dieser mindestens 10 Jahre von Ihnen aufbewahrt werden muss. Die Frist beginnt jeweils am Ende jenes Kalenderjahres, in dem die Kosten angefallen sind.

Fazit

Die Nutzung von Reisekostenbelegen aus eigener Hand gibt Selbstständigen und Unternehmern die Möglichkeit, Betriebsausgaben oder Aufwendungen aufgrund selbstständiger Tätigkeit steuerlich geltend zu machen, auch wenn dafür keinerlei Rechnungsbelege oder Quittungsbons zur Verfügung stehen. Dies erhöht die Flexibilität bei der Anfertigung von Steuererklärungen erheblich und trägt maßgeblich dazu bei, die eigene Steuerlast durch die Geltendmachung verschiedenster Betriebsausgaben mit geschäftlicher Begründung zu senken.

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