November 13, 2020 by Qonto

Reisekosten-Pauschalen: So funktioniert’s

Reisekosten lassen sich steuerlich absetzen. Lesen Sie, wie Sie Ihre Ausgaben volldigital mit Qonto verwalten und einfach steuerlich geltend machen.

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Reisekosten jeglicher Form – egal ob die Teilnahme an einem Seminar, der Besuch beim Kunden oder einer Zweigstelle – lassen sich steuerlich absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die Kosten nicht selbst übernimmt. Der Fiskus sieht Pauschalen vor, mit denen vor allem Selbstständige und Freiberufler ihre Reisekosten geltend machen können. 

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Was sind Dienstreisekosten?

Unter Dienstreisekosten werden alle Kosten verstanden, die anfallen, wenn man als fester Mitarbeiter eines Unternehmens oder als Freiberufler außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte bzw. der ersten Arbeitsstätte beruflich verreist. Hierzu zählen neben der Verpflegung vor Ort auch die Fahrtkosten und Übernachtungskosten, die als Werbungskosten von der Steuerlast abziehbar sind oder in der Umsatzsteuererklärung abgerechnet werden können.

Es ist ratsam, die dienstlichen Fahrten genauestens zu dokumentieren, da das Finanzamt einen Nachweis über den Grund der Reise, die genaue Reisedauer sowie die An- und Abreise vorgelegt bekommen will. 

Reisekosten bei der Steuererklärung beachten

In der Regel werden die Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen und können so nicht steuerlich geltend gemacht werden. Dennoch ist dies nicht immer der Fall. Erfolgt keine Erstattung durch das Unternehmen, können die Ausgaben in der Steuererklärung abgesetzt werden und so die eigene Steuerlast gesenkt werden. 

Die folgenden Kostenpunkte zählen zu den Dienstreisekosten: 

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Kosten für die Verpflegung
  • Reisenebenkosten

Pauschalen für die steuerliche Absetzung von Dienstreisen

Die Kilometerpauschale

Wer das eigene Fahrzeug für eine Dienstreise nutzt, kann die Kosten für die An- und Abreise über die Kilometerpauschale steuerlich verrechnen. Wie der Name schon andeutet, wird pro gefahrenem Kilometer eine feste Summe angesetzt. Diese Kostenpauschale pro Kilometer ist abhängig vom Fahrzeug. So sind es bei einer Dienstreise mit dem PKW 30 Cent pro Kilometer und bei einer Fahrt mit dem Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent pro Kilometer.

Um die tatsächlichen Kosten für einzelne berufliche Fahrten nachzuweisen, ist ein das Führen eines Fahrtenbuches sinnvoll. In diesem wird jede Reise mit Abfahrtsort, Zielort, gefahrenen Kilometern, Datum sowie Reisegrund festgehalten. 

Haben Sie für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt, weisen Sie Ihre Fahrtkosten mittels Einzelbelegen zum Beispiel für Bahn-, Bus-, oder Taxifahrten aus. Diese Aufwendungen können vollständig abgesetzt werden.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 

Auch der Mehraufwand für die Versorgung während einer Dienstreise können steuerlich über eine Pauschale geltend gemacht werden. Der Abrechnungsbetrag für Frühstück, Mittag oder Abendessens richtet sich je nach der Dauer der Dienstreise, also der Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsort. Zudem deckt der Pauschalsatz nicht unbedingt die tatsächlich angefallen Kosten für die Verpflegung ab. Angenommen, die Speisen waren teurer als der festgelegte Satz, werden die Mehrkosten nicht übernommen bzw. können diese nicht abgesetzt werden. 

Der Verpflegungsaufwand gilt für eintägige Reisen ebenso wie bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten. Seit Januar 2020 gelten für den Verpflegungsmehraufwand neue Sätze: 

Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden sind es 28 Euro pro Tag (alter Satz: 24 Euro), bei einer Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden Abwesenheit können 14 Euro (alter Satz: 12 Euro) berechnet werden. 

Tatsächlich entstandene Kosten steuerlich absetzen

Neben Reisekosten sowie Verpflegungskosten entstehen bei Dienstreisen oftmals weitere Ausgaben, die jedoch nicht über eine Pauschale in der Steuererklärung angegeben werden können. Hierzu gehören insbesondere die Übernachtungskosten, bei denen die tatsächlichen Rechnungen der Steuererklärung angeheftet und über die Werbekosten aufgeführt werden können. Dies gilt auch für Übernachtungen im Ausland.

Auch Reisenebenkosten – wie die Ausgaben für die Beförderung von Gepäck, Versicherungen für das Reisegepäck, Parkgebühren und Telefonkosten – können in vollem Umfang und nicht als Pauschalbetrag bei den Werbekosten angegeben werden. 

Doppelte Haushaltsführung: Steuerliche Vorteile

Wer länger an einem anderen Ort arbeitet, aber seinen Hauptwohnort nicht aufgeben will, entscheidet sich nicht selten für eine Zweitwohnung. Selbstständige, die durch den Beruf bedingt zwei Haushalte betreiben, können die Kosten für den zweiten Haushalt steuerlich geltend machen. Um die steuerlichen Vorteile nutzen zu können, muss die Zweitwohnung eindeutig näher am Arbeitsplatz liegen. Zudem sollten Sie sich zu mindestens 10 Prozent an den Kosten des Erstwohnsitzes beteiligen und dieser auch nachweislich der Lebensmittelpunkt sein.

Es gibt verschiedene Aspekte, die bei einer doppelten Haushaltsführung auf der Steuererklärung berücksichtigt werden können. Zum einen können die Mietkosten für die Zweitwohnung mit bis zu 1000 Euro monatlich als Sonderausgaben angegeben werden. Auch die Kosten für die doppelte Einrichtung und den Hausrat können auf der Steuererklärung geltend gemacht werden. Hinzu kommen die Fahrtkosten zwischen Hauptwohnsitz und Zweitwohnsitz sowie die Kosten für den Umzug. Für die ersten drei Monate können zudem Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden. 

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