September 07, 2020 by Qonto

Geschäftsreisen richtig absetzen

Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler: Wer geschäftlich unterwegs ist, hat Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Fahrt zu tragen. Wie werden diese Ausgaben steuerlich geltend gemacht?

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Die Auswärtstätigkeiten von Mitarbeitern verursachen Reisekosten, auch Spesen genannt. Der Unternehmer kann diese Kosten als Betriebsausgaben steuerlich beim Finanzamt geltend machen, da diese Betriebsausgaben seinen Gewinn und seine Finanzen schmälern. Das Finanzamt erkennt diese aber nur an, wenn die steuerlichen Besonderheiten dabei genau beachtet werden. Dafür ist es auch nötig, dass die Mitarbeiter nach Beendigung der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung ausfüllen (mehr Informationen liefert das Bundesreisekostengesetz). Ein Muster für eine solche Reisekostenabrechnung kann man aus dem Internet downloaden und den Mitarbeitern dann zum einfachen Ausfüllen aushändigen. Sollte das Finanzamt bestimmte Reisekosten zu Unrecht nicht anerkennen, kann Einspruch eingelegt werden. 

Reisekosten

Die Reisekosten werden von der Finanzbehörde teilweise zurückerstattet, dafür müssen diese aber in der Steuererklärung des Betriebes aufgeführt werden. Dabei sind der Start und das Ende der Reisen genau mit Uhrzeit und Zielort anzugeben. Wer als Unternehmer die Reisekosten als Geschäftsreise buchen möchte, muss dabei den Anlass erklären, denn nicht betriebliche Freizeitaktivitäten wie private Telefonate und Wellnessangebote während einer Dienstreise werden nicht von der Finanzbehörde anerkannt. Die Belege für die während der Reise angefallenen Aufwendungen sind möglichst lückenlos zu sammeln und aufzubewahren. Bei Verlust oder Beschädigung eines Belegs, etwa einer Hotelrechnung, kann notfalls ein Eigenbeleg eingereicht werden. 

Als Geschäftsreisekosten können geltend gemacht werden:

  • Fahrtkosten: Das sind die Kosten, die durch Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder durch die Inanspruchnahme von öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind und per Rechnung wie Tankrechnung oder Tickets, nachgewiesen werden können. Wenn Arbeitnehmer für die Fahrt ihr eigenes Fahrzeug nutzen (Auto, Motorrad, Mofa), werden auch oft entsprechende Reisekostenpauschalen angesetzt. Bei Nutzung eines Firmenwagens werden Kilometerpauschalen angewendet. Manche Arbeitgeber geben zudem Tankgutscheine bei erhöhten Fahrtkosten aus. 
  • Übernachtungskosten: Das sind die Kosten für die Übernachtung im Hostel oder Hotel, ohne spezielle Aufwendungen wie Frühstücksbuffet oder Fitnessangebote.
  • Verpflegungsmehraufwand (auch: Auslöse): Dazu gehören die Getränke und Mahlzeiten, die während der Dienstreise eingenommen werden.
  • Reisenebenkosten: Darunter versteht man Aufwendungen für die Gepäckbeförderung- und Aufbewahrung, Mautgebühren, aber auch Werteverlust von mitgeführten Gegenständen durch Beschädigung oder Diebstahl.

Für all diese Posten gilt die Dreimonatsfrist, mit einer Ausnahme: Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit ständig an verschiedenen Orten arbeiten. 

Diese Aufwendungen können sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstattet werden. Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich allgemein um die eigene Firma, aber auch Niederlassungen im Ausland kommen dafür infrage, wenn der Arbeitnehmer vorwiegend im Ausland seiner Tätigkeit nachgeht. Es gibt aber auch spezielle Regelungen, über die der Unternehmer Bescheid wissen sollte.

Buchhaltung: die Geschäftsreisekosten für Unternehmen buchen

nach SKR 03 und SKR 04 (Kontenrahmen)

Die Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen können von den Steuern abgesetzt werden. Wichtig ist dabei, dass nicht die konkrete Höhe der Aufwendungen geltend gemacht wird, sondern deren jeweilige Pauschalen. Dabei muss der Unternehmer jeden Tag einzeln berechnen. Die Aufwendungen dafür sind von der Buchhaltung als „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ zu buchen. Werden pro Tag mehrere Tätigkeiten ausgeübt, sind die Abwesenheitszeiten zu addieren.

Diese Pauschbeträge gelten 2020:

  • Ab 8-bis 24 Stunden: Die Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro.
  • Ab 24 Stunden: Die Pauschale beträgt 28 Euro.

Handelt es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtungskosten, wird der An- und Abreisetag mit jeweils 14 Euro pauschal berechnet. Für eintägige Dienstreisen ohne außerhäusliche Übernachtung (Übernachtungskosten) kann nur dann eine Pauschale von 14 Euro angesetzt werden, wenn die Dauer der Reise mindestens acht Stunden beträgt. Von den Pauschbeträgen kann man keine Vorsteuer abziehen, es sei denn wenn dafür Kleinstbetragsrechnungen oder Rechnungen vorliegen, die einen Vorsteuerabzug ermöglichen. Voraussetzung ist dafür, dass in diesen die Umsatzsteuer gesondert aufgeführt wird und der Unternehmer als Leistungsempfänger eingetragen ist. Bei einem Gesellschafter einer GbR zum Beispiel kann die Vorsteuer nur von der Gesellschaft eingezogen werden. In diesem Fall muss dann die Personengesellschaft der aufgeführte Leistungsempfänger sein. Bei einem Rechnungsbetrag unter 250 Euro ist die Angabe eines Leistungsempfängers jedoch unerheblich.

Übrigens: Unternehmer können auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % steuerlich absetzen. Wichtig dabei ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und dass Kosten und Anlass des geschäftlichen Essens in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

Übernachtungskosten

Bei Übernachtungskosten können die wirklichen Aufwendungen ausgewiesen werden, wenn die Belege dazu nachzuweisen sind. So kann dieser Betrag als Betriebsausgabe verrechnet werden. Dabei wird auch der ermäßigte Umsatzsteuersatz zugrunde gelegt und die Vorsteuer kann aufgeführt werden. Bei den Aufwendungen für die Dienstreisen müssen die Unternehmen die Aufwendungen für Frühstück, Abend- und Mittagessen getrennt ausweisen, weil dafür kein ermäßigter Umsatzsteuersatz gilt. Werden die Übernachtungskosten und die Verpflegung in einem Gesamtpreis zusammengefasst, muss die Verpflegung aus der Gesamtsumme herausgerechnet werden. Ist dabei keine spezielle Pauschale festzustellen, wird dieser Gesamtbetrag wie folgt gekürzt.

  • Frühstück: 20 Prozent,
  • Abend- und Mittagessen sowie Servicepauschalen: jeweils 40 Prozent.

Dabei darf pro Tag auf maximal 0 Euro gekürzt werden. Verpflegungs- sowie Übernachtungskosten, die 250 Euro übersteigen und auf das Unternehmen ausgestellt sind und auch die Steuern (Umsatzsteuer) enthalten, kann ein Vorsteuerabzug erfolgen.

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