Der Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen kann über Pauschalen abgerechnet werden. Welche Pauschbeträge gelten für das Inland, die Schweiz und andere Länder? Wann kommt es zu Abzügen?
Arbeitnehmer, aber auch Unternehmer und Selbstständige begeben sich häufig im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Dienstreisen. Als Dienstreise gilt eine Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung, die mindestens acht Stunden beträgt.
Außerdem darf sie nicht in unmittelbarer Nähe vom Dienstort liegen (dann würde es sich um einen Dienstgang handeln) und muss vom Arbeitgeber angeordnet werden.
Die Kosten für die eigene Verpflegung fallen auf einer Dienstreise in der Regel höher aus als im eigenen Heim oder am Arbeitsplatz. Um diesem Mehraufwand gerecht zu werden, gelten Verpflegungspauschalen. Sie richten sich nach dem Ort und der Dauer der eigenen Abwesenheit.
Wer seit Januar 2020 beruflich mehr als acht Stunden oder aufgrund mehrtägiger Geschäftsreisen sogar länger als 24 Stunden in Deutschland unterwegs ist, kann sich erstmals seit Jahren über höhere Verpflegungspauschalen freuen:
Diese Pauschalen werden in der Regel direkt durch die Arbeitgeber erstattet. Ansonsten können sie Selbstständige und Unternehmer als Betriebsausgaben oder Arbeitnehmer gemäß §9 Absatz 4a 1 EStG als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Auch für Übernachtungen werden Reisekosten-Pauschalen angesetzt. Die inländische Übernachtungskostenpauschale lag auch 2020 wie in den Vorjahren bei 20 Euro. Hier verzichten die meisten auf eine pauschale Absetzung. Stattdessen nutzen viele ihr steuerliches Wahlrecht und machen die tatsächlichen Kosten mit Belegen oder Rechnungen geltend.
Enthalten die Übernachtungskosten Anteile für Mahlzeiten wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen, muss die Verpflegungspauschale um 20 beziehungsweise jeweils 40 Prozent pro Tag gemindert werden.
Abzüge bei der Pauschale beziehungsweise dem Tagegeld sind auch vorzunehmen, wenn die Arbeitgeber anderweitig Mahlzeiten organisieren oder bezahlen. Somit sind diese unentgeltlich für den Arbeitnehmer. Hier gelten die gleichen Prozentsätze für Frühstück, Mittag- oder Abendessen. Konkret bedeutet das Abzüge
Die tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten dürfen aber höher ausfallen. So erkennt das Steuerrecht einen Bruttowert pro Mahlzeit von 60 Euro inklusive Getränken an. Gänzlich steuerfrei sind diese Mahlzeiten aber nicht, wenn sie der Arbeitgeber erstattet.
Spendiert der Chef kostenlose Mahlzeiten, müssen Arbeitnehmer immer einen kleinen Anteil gemäß der Sachbezugsverordnung im Einkommensteuerrecht als Arbeitslohn versteuern:
Auslandsreisen unterscheiden sich im Grundsatz der steuerlichen Geltendmachung dabei nicht von Inlandsreisen. Allerdings weichen die Pauschalen für Übernachtung oder Verpflegung deutlich von den in Deutschland gültigen Sätzen ab.
In einer globalisierten Welt und Wirtschaft führen immer mehr Dienstreisen in andere Länder oder sogar die Außengebiete eines Landes. Die meisten Geschäftsreisenden bleiben dabei aber in den EU-Ländern oder anderen europäischen Nachbarnationen wie der Schweiz.
Die geltenden Pauschalen für die verschiedenen Länder werden vom Bundesministerium für Finanzen festgelegt. Zu jedem Jahresbeginn veröffentlicht es eine Länderliste. Auf dieser finden sich die Spesenpauschalen in mittlerweile 180 Ländern auf der ganzen Welt. Teilweise gelten dabei für einzelne Regionen oder Städte noch einmal angepasste Sätze.
Dennoch fehlen einige Nationen in der Liste. Dort ist dann jeweils der für Luxemburg geltende Pauschalbetrag für Übernachtungen beziehungsweise den Verpflegungsmehraufwand anzusetzen: 32 oder 47 Euro für die Verpflegung und 130 Euro als Übernachtungspauschale.
Die Liste mit den verschiedenen, 2020 im Ausland geltenden Sätzen finden Sie hier.
In der Schweiz sind für 2020 etwas höhere Spesensätze festgelegt worden: 41 beziehungsweise 62 Euro für die Verpflegung und 169 Euro für eine Übernachtung. Außerdem gibt es eine regionale Abstufung für den Kanton Genf: Hier gelten jeweils zwei Euro höhere Verpflegungspauschalen und einer Übernachtungspauschale von 195 Euro.
Klassische weiter entfernte Handelspartner wie die USA, Japan und China oder im Nahen Osten Israel und Vereinigte Arabische Emirate fehlen natürlich nicht in der Liste für Pauschbeträge bei Geschäftsreisen ins Ausland. Selbst für exotische Destinationen wie Papua-Neuguinea oder Barbados und die Marshallinseln mitten im Pazifik nennt das Bundesministerium für Finanzen regelmäßig Pauschbeträge für Verpflegung oder Übernachtung.
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