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¿Qué herramientas online pueden optimizar la gestión de tu empresa?

December 02, 2021 by Qonto España

¿Conoces la metáfora de los árboles que no te dejan ver el bosque? Así es precisamente la gestión de empresa. La mayor parte de trabajadores de una compañía suelen ver los árboles (es decir, las partes concretas que conforman la estructura), que es lo que tienen justo en frente. Y, de hecho, es necesario realizar un trabajo activo para obtener una visión global del bosque (es decir, el negocio).

Si nos ponemos menos retóricos y buscamos una definición de diccionario un poco más técnica, también podemos afirmar que la gestión de empresas es la suma de las diferentes acciones pensadas para que la compañía alcance sus objetivos dentro de un límite temporal establecido. Estas acciones incluyen, obviamente, la planificación, la organización, la dirección y el control. Y esto es válido tanto para grandes empresas como para pymes y autónomos.

¿Por qué online?

Pero la intención de este artículo no es poner el foco sobre la definición de administración de empresas, sino sobre todas las herramientas digitales que pueden ayudar en este tipo de gestión. Es necesario hacer hincapié aquí en el adjetivo ‘digitales’, es decir ‘online’, ya que el foco se va alejar de las prácticas empresariales clásicas a las que siguen aferrándose algunos negocios y profesionales que llevan décadas funcionando de forma analógica.

¿Cuáles son las ventajas de esta tecnología digital? La lista es larga...

  • Incremento de la productividad. El entorno digital proporciona la posibilidad de trabajar en la nube y en tiempo real. Estas dos funciones ayudan no solo a tener una visión del negocio global, actualizada y realista, sino que también son ideales para que las diferentes áreas empresariales trabajen de manera fluida, comunicativa y sin pisarse.
  • Mejora de la rentabilidad. Las herramientas digitales permiten abordar la administración de los flujos de trabajo de forma mucho más fiable y, por lo tanto, comprobar si la organización está siendo rentable o no. Una mejora directa en la economía de las empresas.
  • Agilización de las comunicaciones. Esto es algo que sabe cualquiera que, en las últimas décadas, haya visto cómo sus comunicaciones personales mejoraban gracias a Telegram, WhatsApp y otras aplicaciones similares. Imagina ese nivel de hiperconectividad aplicado no solo a las comunicaciones de los trabajadores, sino también al diálogo de la compañía con sus clientes actuales o potenciales.
  • Ahorro. Algunas de las herramientas online que se tratarán en este artículo tienen una versión gratuita. De no contar con ella, la mayor parte de ellas ofrecen planes con precios escalables que se adaptan a las necesidades y a la economía de cada negocio.

Los beneficios quedan a la vista. Y, precisamente por eso, es el momento idóneo para empezar a hablar de herramientas específicas para cada una de las distintas áreas de la gestión de empresas. Además, no hacen falta cursos, formación ni ningún master para abrir la puerta de acceso a este nuevo mundo. Son todo ventajas.

Gestión de empresa

ERP. Estas son las siglas mágicas que se han convertido en el Santo Grial de la gestión empresarial en los últimos tiempos. Vienen de Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo: Planificación de Recursos Empresariales. Sus nombres son tan conocidos como Microsoft Dynamic Business Central, Oracle NetSuit, IFS o Sage X3, entre muchos otros. Y todas ellas son, fundamentalmente, aplicaciones diseñadas para automatizar gran parte de las operaciones habituales de las empresas.

Dirección, contabilidad, compras, finanzas, recursos humanos, facturación, logística, marketing, proyectos, comunicaciones… Un buen ERP no deja fuera ninguna área de la gestión empresarial: desde las facturas hasta los informes de resultados. Y, sobre todo, trabaja para la optimización de la gestión del negocio por un total de cinco prácticas diferentes.

  1. Optimizar los procesos. Este es el corazón de todo software de Planificación de Recursos Empresariales; conglomerar y cohesionar todos los procesos que suelen desarrollarse utilizando distintas plataformas. Una vez centralizados, se beneficiarán de la sinergia de un control global.
  2. Automatizar las tareas. Si la optimización de procesos es el corazón de un ERP, la automatización de tareas es el sistema circulatorio. Toda empresa es susceptible de optimizarse al automatizar tareas repetitivas como informes, facturación, análisis, pagos, etc., usando la tecnología para reenfocar toda esa energía en funciones mucho más productivas.
  3. Facilitar las decisiones. La cantidad y calidad de información que se obtiene con el uso de un ERP es inmensa. De esta forma, los informes que se extraen de todos los procesos son la mejor ayuda a la hora de tomar decisiones que afecten a las empresas.
  4. Aumentar la seguridad. Tener una única base de datos centralizada y de acceso restringido en la nube es la mejor manera de gestionar y blindar su seguridad.
  5. Impulsar la escalabilidad. La escalabilidad es el gran objetivo de todas las empresas; crecer de forma sostenida y sostenible a medida que van entrando más y más facturas. La mayoría de ERP están diseñados para adaptarse a ese crecimiento y proporcionar las soluciones necesarias en cada momento del proceso.

Gestión de comunicaciones

¿Es un ERP la única herramienta digital para la optimización de la gestión de empresa? Ni mucho menos. Cada negocio es un mundo y, como tal, tiene su propia coyuntura. Eso implica que habrá empresas que necesiten refuerzo en la gestión de un área y otros lo necesitarán en otro diferente. Unas deberán reforzar la facturación, y otras las ventas. Unas la dirección, otras el marketing. Por ejemplo.

Un aspecto que casi todas las empresas pueden mejorar, no obstante, son las comunicaciones profesionales. Y para ello existen herramientas específicas que, a su vez, pueden dividirse entre comunicación externa y comunicación interna.

Comunicación externa

Igual de importantes que las siglas ERP son otras tres siglas mágicas: CRM (Customer Relationship Management), un software diseñado para administrar específicamente la base de datos que contiene la información de clientes y ventas de las empresas. Existen diferentes tipos de CRM: operativos (enfocados a la gestión de marketing, ventas y servicios), analíticos (con los que obtener y estructurar la información de los clientes), colaborativos (plataformas en las que colaborar directamente con los clientes en tareas como, por ejemplo, la administración de facturas) y sociales (para gestionar las redes sociales).

De nuevo, igual que en el caso del ERP, las ventajas que ofrece el uso de un CRM son múltiples…

  • Comprender el mercado a partir del análisis de la competencia, el producto y los servicios.
  • Segmentar el mercado y crear estrategias de marketing para abordar los diferentes segmentos de la forma más efectiva posible.
  • Obtener conocimientos y entender mejor al cliente, tanto al actual (para fidelizarlo) como al potencial (para atraerlo y convencerlo).
  • Mejorar la competitividad del producto o servicio que se está ofreciendo.

Existe una oferta realmente amplia de soluciones CRM. Y esto es algo positivo no solo porque obliga a que los precios de los servicios sean competitivos y asequibles para la economía de todas las empresas, sino que también ayuda a que existan softwares especializados que se adaptarán a la gestión de casi cualquier tipo de negocio actual.

Comunicación interna

Una vez cubierta la comunicación externa con clientes, ¿qué pasa con la comunicación online entre los trabajadores? Este es un aspecto que también concierne a la gestión de empresas, y existen todo un conjunto de herramientas ideales para gestionarla independientemente del tamaño de la misma. Es decir; da igual si son grandes empresas o pymes, todas pueden beneficiarse de estos softwares.

Una advertencia: WhatsApp no es una opción en el entorno laboral. Nadie quiere que, justo entre dos mensajes sobre un proyecto urgente, se cuelen otros mensajes de familiares y amigos. Eso solo sirve para ralentizar el proceso laboral y dispersar la atención de los trabajadores. Es necesario separar la vida personal de los ámbitos profesionales... Y, por lo tanto, las herramientas de comunicación a las que se da acceso en el trabajo deben usarse de forma exclusiva por y para ese fin.

Una de las opciones más prácticas y conocidas es Slack, que se ha convertido en un verdadero aliado a la hora de optimizar la gestión empresarial. Lo ha conseguido no solo gracias a la gestión centralizada de todos los chats laborales, sino también a otras funciones como los chats de grupo, el historial de documentos o la posibilidad de guardar elementos importantes a los que volver más tarde.

Pero Slack no es la única posibilidad que existe, y en los últimos tiempos han ganado terreno alternativas como Discord (que originalmente ha sido muy utilizada para organizar comunidades de juego online), Skype o los diferentes servicios integrados en la Suite de Google. Esta última, por su parte, también resulta excelente en una nueva realidad que se ha impuesto con la pandemia de la Covid-19: el trabajo en remoto.

El teletrabajo solo es sostenible si la compañía dispone de una tecnología de comunicación realmente competente. El chat está bien para ir trabajando sobre la marcha, pero el videochat se ha impuesto a la hora de facilitar reuniones en tiempos de coronavirus. Además de la Suite de Google, a este respecto es necesario destacar otras herramientas digitales como Microsoft Teams o Zoom, aunque algunas de las aplicaciones mencionadas más arriba (Slack y Skype, por ejemplo), también incluyen funciones de vídeo realmente potentes.

Gestión de proyectos

Un último aspecto de la gestión de empresas que suele descuidarse y dejarse en manos de los trabajadores es precisamente la administración de proyectos. Porque todo el mundo tiene claro que hay que llevar al día la facturación y la contabilidad, pero las comunicaciones ya son otra historia. A este respecto, hay una cosa que está clara: los trabajadores son quienes deben dar estructura a los proyectos y al flujo en el que los aborden, pero es la compañía la que ha de ofrecerles las herramientas necesarias para que aborden esta organización de la forma más óptima posible.

En los últimos años, se han implantado softwares que ayudan a dividir un proyecto en diferentes tareas y, a su vez, a controlar la planificación, dirección, gestión, seguimiento y evaluación de los objetivos. Nombres como Trello, Jira o Asana se han convertido en opciones realmente prácticas para la gestión empresarial.

Eso no quita que todos estos casos se encuentren con un obstáculo importante; la reticencia de los trabajadores que nunca han utilizado herramientas de este tipo. Al principio, habituarse a su uso puede suponer un sobreesfuerzo y una carga temporal para los trabajadores. Pero también hay que reconocer que, una vez superada esta fase inicial de acceso, el beneficio futuro compensará en tiempo y energía ganados.

Sea como sea, todas las herramientas digitales incluidas en este artículo son solo la punta del iceberg en lo que a gestión de empresas se refiere. Cada día surgen nuevas necesidades y, por lo tanto, nuevas formas de cubrirlas. Así que, como consejo final, tenemos que quedarnos con que la herramienta final para la gestión empresarial es, fundamentalmente, estar al día y renovar continuamente las herramientas con las que se trabaja.

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