Los tipos de facturas que existen

Todo aquel que crea una empresa o se da de alta en el régimen de autónomos debe saber cómo hacer una factura; pero no todas son iguales, sino que se usan para el pago de operaciones muy concretas.

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Los sistemas de facturación

Quien crea una empresa o se da de alta como trabajador por cuenta propia en el régimen de autónomos debe saber de antemano cómo hacer una factura. Sin embargo, no todas son iguales. Existen diferentes tipos y cada uno de ellos sirve para representar la obligación de pago de operaciones concretas. En este post, queremos hablarte de todas las facturas que se pueden realizar para que entiendas mejor su utilidad.

En primer lugar, debes diferenciar entre una factura electrónica y una factura en papel, aunque después tengas que darles el mismo tratamiento. La diferencia es muy sencilla. La electrónica se emite y se hace llegar a su destinatario indicando los productos a través de medios digitales online como, por ejemplo, el correo electrónico. También se puede hacer llegar por este método a Hacienda. Igualmente, el papel es el sistema tradicional y el más utilizado cuando debe entregarse en mano dentro de la industria o cualquier otro sector.

Los tipos de facturas que existen

Es importante empezar por optimizar la gestión de los pagos y operaciones que incluiremos en las facturas de nuestro negocio, desde nuestra app bancaria. Después, podremos preparar nuestra factura en un tiempo reducido, en formato papel o siguiendo con el sistema electrónico. Más allá del soporte, podemos distinguir varios tipos de facturas.

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Factura ordinaria

Representa el tipo de facturación más habitual. La factura ordinaria representa una operación comercial que puede comprender la prestación de un servicio o la compraventa de un producto.

Pero, ¿cómo se redacta una factura ordinaria? Muy sencillo. Debe contener los siguientes datos:

  • Número de factura y fecha de expedición: se acompaña también del año. Por ejemplo, la tercera factura emitida en 2020 sería la 03/20. También hay que reflejar la fecha en la que se emite.
  • Datos del emisor: nombre, apellidos, CIF o número de identificación fiscal, domicilio o razón social.
  • Datos del receptos: nombre, apellidos, CIF, número de identificación fiscal o DNI, domicilio o razón social.
  • Descripción de la operación: es decir, de los productos vendidos o de los servicios comercializados y su valor neto.
  • Imposición de IVA: salvo que esté sujeto a un tipo especial, el 21 %.
  • Retención del IRPF: el 15 %, salvo que se esté sujeto a algún tipo de bonificación de la fiscalidad por inicio de actividad, en cuyo caso sería del 7 %.
  • Importe a pagar: suma total a pagar por el receptor.

Ahora bien, como consecuencia de la emisión de este documento ordinario, puede darse la situación de que sea necesaria la expedición de una factura recapitulativa o rectificativa. Ambas tendrán que contener por ello la misma información.

Factura recapitulativa

En ocasiones, como autónomo o empresa tienes que emitir varias facturas a un mismo cliente dentro de un mes natural, lo que puede suponer un engorro. Por ello, es posible incluir todas ellas en un solo documento aunque cada producto o servicio que incluya haya sido provista en una fecha distinta. Así se agiliza, y mucho, la contabilidad.

Solo deberá prever algunos requisitos:

  • Deben hacer referencia a un solo cliente.
  • Solo reflejarán obligaciones en un mes natural.
  • Si el destinatario es otra empresa o autónomo, deberás emitirla antes del día 16 del mes siguiente.

Por lo demás, la recapitulativa es igual a la ordinaria a la hora de realizar la facturación.

Factura rectificativa

Ahora que ya hemos hablado de la recapitulativa dentro del marco de la ordinaria, queda hablar de la factura rectificativa. Como su propio nombre indica, supone la corrección o rectificación de una factura electrónica o en papel ya emitida pero que presenta algún error o cuyos productos han sido sujetos a devolución.

Más allá de los datos que contiene tradicionalmente una factura ordinaria, la rectificativa debe contener siempre:

  • El número de la factura anterior.
  • Rectificación realizada de operaciones.
  • Título claro en el que se exprese que es una factura rectificativa.
  • Qué motivos causan dicha rectificación.
  • Cuotas y tipos impositivos repercutidos para Hacienda, es decir, el IVA y el IRPF.

Factura simplificada

La factura simplificada electrónica o en papel es usada con mayor frecuencia de lo que crees. Esto se debe a que representa los recibos que nos dan en los comercios al comprar un producto. Debe su nombre a que no refleja todos los datos necesarios para la elaboración de una factura completa. Sin embargo, tal y como dicta el último reglamento de facturación, la cuantía de la simplificada no puede exceder los 3000 € con IVA incluido.

Además, cuando se acumula una simplificada tras otra, la legislación permite aunarlas en una sola factura completa. Si tu negocio vende productos de bajo precio con mucha asiduidad, esta fórmula resultará muy atractiva para tu contabilidad.

Factura proforma

De la misma forma, la factura proforma no es simplificada, ordinaria ni completa. Es un mero documento de información ya que carece de validez contable y fiscal tanto para los autónomos como para las empresas y para Hacienda. Entonces, ¿cuándo se realiza la proforma? Su función es la de documentar una oferta comercial realizada a un cliente. En ella se debe indicar el precio de los productos o de la prestación de servicios que se quieren vender para que el interesado disponga de la máxima información posible. Debe incluir también la fecha máxima de validez (dentro de un mes, por ejemplo) y no es recomendable ni firmarlas ni sellarlas.

Es fundamental incluir en el encabezado que es proforma. Esta información servirá para evitar que se confunda como una ordinaria, intracomunitaria o de cualquier otro tipo. Lo más habitual es usar estos tipos de facturas a la hora de dar presupuestos gratis.

Factura intracomunitaria

Este es un tipo que debe hacerse de forma especial. Refleja las operaciones realizadas entre países miembros de la Unión Europea y tiene algunas peculiaridades. Para realizarlas es necesario que cumplas con algunos requisitos, como que estés inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Al igual que la ordinaria, debe redactarse indicando los productos, su valor, los datos del emisor, la información del receptor y el número y fecha de la emisión. Sin embargo, y al contrario que cualquier otro tipo, no refleja ni IVA incluido ni el IRPF.

En el primer caso, deberás presentar tu declaración de IVA trimestral, pero esta saldrá a cero salvo que puedas deducir algún gasto, en cuyo caso tendrá saldo positivo para ti. En cuanto al IRPF, computará al 20 % del total, el cual deberás abonar en tu declaración trimestral. En la campaña de la declaración de la renta se te especificará el importe total y se te indicará si te sale a pagar o a devolver.

Otros aspectos a tener en cuenta sobre las facturas

En materia fiscal, legal y tributaria, es lo mismo que las empresas opten por realizar sus facturas online o en papel. La única diferencia está en la forma en la que las emiten a sus clientes.

Programas de facturación electrónica

Una herramienta para la gestión de los tipos de factura que emites

Los autónomos pueden optar por la contratación de una asesoría o gestoría que se encargue de la gestión de sus certificados tributarios y los modelos a presentar, de los documentos de pago de impuestos o, en el peor de los casos, del cese de actividad. Pero, igualmente, también puedes hacerlo todo tú mismo con una herramienta adecuada.

¿Cómo? Actualmente, todo este proceso puede hacerse a través de programas informáticos para pymes. Ellos mismos se encargan de diseñar la descripción de los diferentes tipos de factura, de calcular automáticamente el valor de los impuestos e, incluso, de elaborar la declaración del IRPF y del IVA trimestral. Todo ello en base a cualquier criterio legal que te pueda afectar.

¿Qué hacer en caso de impagos?

Los impagos son, sin duda, el principal problema al que se enfrentan las pymes. Generalmente, dentro de la industria existe el compromiso de pagar en un plazo de 30 días. Pero hacerlo no siempre es posible y a veces no queda más remedio que recurrir a otras vías. Cuando los incumplimientos en el pago se acumulan es posible que la empresa deje de ser viable y se vea abocada al cese de actividad.

Además, esto pasa a ser problema importante a la hora de presentar modelos en materia tributaria y en cuanto al presupuesto del negocio. Cuando realizas una completa y la recibe Hacienda, tendrás que hacer frente al pago del impuesto necesario. Aunque no hayas cobrado varias facturas. Así que debes estar alerta.

Pero, ¿cuándo puedes reclamar un determinado tipo de factura? En cualquier momento desde la fecha de vencimiento sin importar el tipo de factura del que se trate. Para ello, y según la Ley de Enjuiciamiento Civil, es necesario aportar al juzgado un documento que deberá contener:

  • Los datos del profesional o empresa que te debe el dinero correspondiente a un producto, servicio o mensualidad natural.
  • La factura original que refleje correctamente la fiscalidad asociada.
  • También es importante que acredites mediante documentos que existía una relación profesional entre ambos, al menos, durante la mensualidad natural o período que atañe a la factura. Puedes hacerlo de forma fácil y gratis aportando correos electrónicos, un presupuesto o cualquier otro documento anterior que estimes oportuno.

Lo siguiente que debes considerar es que si el importe de la deuda es inferior a 2000 € no necesitarás abogado ni procurador para reclamar el cese de la situación de impago. Si es superior, sí. En solo unos días, si el documento contiene todo lo exigido, el juez ordenará el cese de dicha situación de impago, lo que conllevará el pago de la deuda y que puedas presentar tus certificados tributarios con normalidad.

Conclusiones

En definitiva, todos los tipos de facturas hacen el mismo tratamiento respecto a emisores y receptores de ningún tipo. Da igual que seas un autónomo independiente, que tengas una pyme o que gestiones una gran empresa.