¿Qué gastos son deducibles en el contexto empresarial?

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Los gastos deducibles

La actividad económica empresarial conlleva una serie de gastos, muchos de los cuales resultan deducibles en las correspondientes declaraciones fiscales exigidas por la Administración Tributaria. Conocer cuáles son tales deducciones y su completo importe constituye un elemento crucial para la buena marcha de la economía de cualquier empresa.

Por regla general, las empresas tributan por sus ganancias, esto es, por la diferencia que figura en sus cuentas anuales entre ingresos y gastos. Conviene por tanto disponer de una información detallada sobre las diferentes clases de gastos deducibles generados por la actividad empresarial, de manera que el empresario pueda aprovechar al máximo todas las deducciones dentro del margen legal permitido.

Gastos fiscalmente deducibles: conceptos y requisitos

A nivel fiscal y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley del Impuesto de Sociedades, los gastos deducibles serían aquellos necesarios e imprescindibles para el normal desempeño de las actividades empresariales. A este respecto, para que un determinado gasto resulte deducible a efectos de calcular la base imponible del impuesto debe ajustarse al siguiente listado de requisitos:

- Contabilización. Para resultar deducibles fiscalmente, los gastos se han de ver claramente reflejados en los libros contables de la compañía.

- Justificación. Se ha de contar en todo momento con la correspondiente factura justificativa del gasto que se pretende deducir, sin que sirva un mero ticket. No obstante, en algunos casos podría valer con un recibo o factura simplificada, siempre que en el documento aparezcan todos los datos fiscales del contribuyente.

- Temporalidad. El gasto ha de ser devengado en el mismo periodo impositivo de que se trate. No obstante, se permite la deducción de gastos contablemente imputados en el periodo impositivo posterior al del devengo, siempre que ello no implique una menor tributación en España a la que hubiera correspondido dentro del periodo regular.

- Afectación. El gasto ha de guardar relación con la actividad o actividades económicas desarrolladas por el contribuyente.

- Carácter necesario. El gasto ha de resultar necesario para la obtención de ingresos por parte de tu empresa.

¿Qué sucede si se deducen gastos que no cumplen tales requisitos legales?

En caso de no cumplirse las condiciones anteriormente reseñadas o si se intentan deducir gastos directamente calificados como no deducibles de la base impositiva, se corre el riesgo de recibir una sanción por parte de la Administración Tributaria, con multas que en ocasiones pueden llegar a ser muy elevadas.

Cómo optimizar la gestión de gastos deducibles y no deducibles

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Principales gastos deducibles relacionados con la actividad empresarial

Son muy variados los gastos que a nivel fiscal resultan deducibles como consecuencia de las actividades propias de la empresa. Entre los más significativos se encuentran los gastos de personal, que incluirían tanto los sueldos y salarios como las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa.

Deducibles son también los costes de desplazamiento, incluidas dietas de manutención, siempre y cuando el motivo del viaje en cuestión esté relacionado de manera directa con la actividad de la empresa. Así, por ejemplo, un viaje en fin de semana no sería en principio aceptado como gasto deducible, salvo que estuviese perfectamente acreditado.

El importe de la adquisición y mantenimiento de vehículos también resulta deducible, así como todos los gastos afines (seguro, impuestos, etcétera), con la condición de que estén relacionados íntegramente con la actividad de la empresa, sin que tales vehículos puedan utilizarse a nivel particular.

 

Otros gastos deducibles serían la cuota de asociación empresarial, la asistencia a eventos relacionados con la explotación y los servicios facturados a la empresa por profesionales independientes (abogados, notarios, auditores, etcétera).

Gastos deducibles de los rendimientos de capital inmobiliario

Tratándose de rendimientos de capital inmobiliario, podrán deducirse todos los gastos necesarios para su obtención, entre otros los siguientes:

- Intereses de capitales ajenos que se hayan invertido para la adquisición o mejora del bien inmueble de que se trate.

- Gastos de conservación y reparaciones del inmueble.

- Tributos, tasas y recargos que incidan sobre el rendimiento computado, siempre que no tengan carácter sancionador.

- Cantidades destinadas a la amortización del inmueble, siempre que respondan a su efectiva depreciación. Se considerará que se cumple este requisito cuando anualmente no excedan de aplicar el 3 % sobre el mayor de los valores siguientes: coste de adquisición satisfecho o valor catastral, excluido en todo caso el valor del suelo.

- Los gastos ocasionados por la formalización en su caso de contratos de arrendamientos.

Gastos no deducibles

Hasta ahora hemos visto qué tipo de gastos puede la empresa deducirse a la hora de declarar a la agencia tributaria sus rendimientos. Sin embargo, resulta importante analizar también la otra cara de la moneda, esto es, los gastos que en ningún caso podrían figurar como deducibles en la declaración, los cuales vienen enumerados en el artículo 15 de la Ley del Impuesto de Sociedades, de los que reseñaremos los más destacados.

En primer lugar, no son deducibles las retribuciones de los fondos propios de la sociedad, en concreto los dividendos y otras formas de retribución a los socios por su participación en el capital social.

Tampoco tienen la consideración de deducibles las multas o sanciones de ningún tipo, incluidos los recargos de apremio.

Las pérdidas económicas derivadas del juego tampoco podrán ser en ningún caso objeto de deducción, ni tampoco los donativos y regalos realizados a clientes o empleados, salvo que estos se lleven a cabo según los usos y costumbres habituales de la empresa (por ejemplo: las típicas cestas de Navidad si se entregan cada año).

Finalmente, la normativa no considera tampoco gastos deducibles los derivados de actuaciones que resulten contrarias al ordenamiento jurídico, así como los realizados con personas o entidades que residan en paraísos fiscales.

Tratamiento especial del IVA

En relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido, la Ley tributaria contempla que las empresas, profesionales y autónomos puedan deducirse el IVA pagado en los productos y servicios relacionados con su actividad. A este respecto, debe distinguirse entre el IVA repercutido, que es la cantidad que cada empresa o profesional aplica en sus facturas emitidas, y el IVA soportado, que es la cantidad que han de abonar como adquirentes de bienes o servicios. Solo este último sería deducible. Dicho de otro modo, la cantidad que por este concepto deben las empresas, profesionales y autónomos ingresar en Hacienda sería la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado.

Ahora bien, solo sería deducible el IVA soportado que derive de operaciones gravadas en el interior del país y que esté ligado a la labor económica o profesional desarrollada. Como requisito adicional se exige también que tales operaciones estén debidamente justificadas e incorporadas a la contabilidad empresarial.

Gastos deducibles para autónomos

El régimen de autónomos presenta ciertas peculiaridades en relación con los gastos deducibles, según la tributación se lleve a cabo por estimación (ya sea en la modalidad normal o en la simplificada) o por el sistema de módulos. Así, en este último caso la cuota a pagar está predeterminada, sin que dependa de los gastos reales que afecten al negocio, los cuales no serían, por consiguiente, deducibles.

Por su parte, los autónomos que coticen por estimación directa podrán desgravarse de su declaración del Impuesto sobre la Renta aquellos gastos que, estando vinculados a su actividad económica o profesional, hayan sido debidamente contabilizados y estén correctamente justificados mediante la correspondiente factura. Los más significativos serían los siguientes:

- Consumos de explotación. Comprendería el precio de las mercaderías y materias primas necesarias para la explotación del negocio, incluyendo seguro, transporte y carga y descarga.

- Gastos laborales. Aquí se incluirían los sueldos, salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, indemnizaciones laborales y, entre otros, las aportaciones a sistemas de previsión social de los trabajadores.

- Gastos del titular de la actividad. Se incluyen las cuotas de autónomos y las posibles aportaciones a mutualidades alternativas.

- Servicios exteriores. Dentro de este tipo de gasto deducible se encuentra el pago del alquiler del local u oficina donde el autónomo ejerza su actividad, los cánones por el uso de propiedad industrial, los gastos de reparaciones y conservación del inmovilizado o, entre otros, los servicios de profesionales como abogados o notarios. También son deducibles las cuotas de leasing (arrendamiento financiero), siempre que no tengan por objeto solares, terrenos u otros activos no amortizables.

- Pólizas de Seguros. Se incluyen los gastos por primas de seguro de enfermedad del autónomo y su familia (cónyuge e hijos menos de 25 años con los que conviva), con un límite máximo de deducción de 500 Euros anuales por persona o 1500 Euros en caso de persona con discapacidad.

- Gastos financieros. Comprenden básicamente los intereses y otras comisiones derivadas del acceso a créditos y préstamos para el desarrollo de la actividad.

- Amortizaciones. La Agencia Tributaria permite deducir las cantidades correspondientes al deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o inmaterial, siempre y cuando se trate de bienes de inversión afectos a la actividad económica cuyo valor haya disminuido por su uso, disfrute u obsolescencia. Para que esta amortización sea deducible se exige además que se ajuste a las tablas que a tal efecto establece la propia Agencia.

- Pérdidas por deterioro de valor de elementos patrimoniales. Son independientes de las amortizaciones, puesto que se trataría de pérdidas derivadas de la posible insolvencia de deudores. Para que tales pérdidas puedan ser consideradas gastos deducibles ha de concurrir alguno de los siguientes requisitos: transcurso de 6 meses desde que venció la obligación, deudor declarado en concurso de acreedores o procesado por delito de alzamiento de bienes, o bien que el crédito esté reclamado judicialmente o mediante procedimiento arbitral.

¿Pueden deducir también los autónomos y profesionales que trabajan desde casa?

En este concreto apartado, el Tribunal Económico Administrativo ha sentenciado que todas aquellas personas que utilicen su vivienda habitual como centro de trabajo podrán deducirse en su IRPF el importe de los consumos por suministros a que hayan de hacer frente, tales como luz o gas, así como también las facturas de teléfono, siempre que este se emplee para contacto con clientes y/o proveedores.

Especial referencia al sistema de gestión colaborativa de gastos de Qonto

En su calidad de banco digital orientado hacia pymes y autónomos, Qonto ofrece a sus clientes una gestión de gastos en equipo, dirigida a facilitar la gestión de sus diferentes gastos deducibles. De este modo, el empresario o autónomo podrá establecer accesos a medida para sus empleados, aunque manteniendo en todo momento el control de su empresa o negocio.

Se trata en definitiva de una herramienta idónea para compartir la responsabilidad en lo que a la gestión de gastos de la empresa se refiere, puesto que ayuda a atribuir diversos tipos de roles en atención a las funciones, necesidades y permisos que tenga cada empleado. Asimismo, el contable tendrá acceso al historial de transacciones en modo lectura y podrá exportar y extraer los datos que considere necesarios para desempeñar las tareas contables. La API abierta de Qonto también permite integrar la cuenta corriente de tu empresa con otros programas de contabilidad o de gestión para automatizar procesos.

Este sistema otorga tarjetas Qonto a los diferentes empleados, de tal forma que ellos puedan por sí mismos gestionar sus gastos de empresa. Supone una simplificación de la gestión, toda vez que cada miembro del equipo únicamente deberá hacer una foto de los recibos correspondientes a los pagos que hayan debido efectuar y adjuntarla como comprobante a la correspondiente transacción.

Cada tarjeta Qonto se ajusta a los usos y necesidades del empleado al que sea asignada. Desde el inicio de su funcionamiento, los administradores de la cuenta podrán en este sentido establecer los límites y permisos que consideren convenientes: límites de retirada en efectivo, posibilidad de pagos en el extranjero, etcétera.

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