February 26, 2020 by Qonto

La contabilidad de gastos

La contabilidad de gastos es uno de los puntos claves de cualquier negocio. No siempre parece estar claro cómo llevarla a cabo o cómo mejorarla. Explicamos la importancia de la contabilidad para una pyme y las herramientas que pueden ayudar a optimizarla.

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La contabilidad de gastos es uno de los puntos claves de cualquier negocio. No siempre parece estar claro cómo llevarla a cabo y tampoco cómo lograr mejorarla con facilidad. A continuación, abordamos esta cuestión para aclarar los factores más importantes de la misma.

Control de gastos

Es importante aclarar diversos conceptos que son los que provocan el mayor desequilibrio al revisar el presupuesto o hacer un plan general de contabilización de cada gasto.

Gastos de viaje

Esta partida se convierte siempre en una fuga constante de capital que debe corregirse para evitar las consecuencias de una mala gestión financiera de tu empresa. Igualmente, hay que encontrar el equilibrio entre el gasto y la comodidad del trabajador. 

Ejercicio contable

Es el departamento de contabilidad el que también debe revisar los gastos correspondientes y cómo reducirlos de forma adecuada. Encontrar nuevas empresas que ofrezcan un servicio de calidad como proveedores de internet o de luz, es un buen ejemplo del inicio del cambio en esta tendencia. Una buena política de gestión contable en una empresa constituye un factor básico para el buen funcionamiento de la misma. 

¿Cuál es el tratamiento fiscal correcto de los datos obtenidos?

Evidentemente, a la hora de pagar impuestos hay que valorar los dos pilares que analizará la Agencia Tributaria.

Ingresos

Son fácilmente comprobables gracias a facturas y resúmenes de ventas. Cualquier PYME debe llevar un control exhaustivo para evitar consecuencias imprevistas que terminen en una sanción por parte del fisco. Cada pago deberá ser contabilizado, con su correspondiente IVA aplicado (si necesitas más información sobre la contabilización del IVA en los gastos de empresa, puedes leer este artículo de nuestro blog).

Gastos

Deben ir ligados al apartado anterior y estar siempre justificados. El análisis del gasto no siempre ha de optimizarse para ahorrar en las declaraciones trimestrales, sino también para que las cuentas cuadren mejor y Hacienda no nos tenga en el punto de mira.

La importancia de la contabilidad en una PYME

Como hemos indicado, el apunte de cada gasto ha de ser llevado de forma milimétrica. En algunas ocasiones, no resulta fácil lograr este objetivo, pero siempre hay alternativas muy recomendables como la que ahora se explica.

Uno de los servicios contables más eficaces

La cuenta Qonto se puede abrir en 15 minutos y te ofrece una serie de prestaciones más que recomendables para optimizar el control del dinero que se gasta en tu negocio.

El mejor servicio para la empresa

La mayoría de productos financieros que se ofrecen a las empresas conllevan comisiones demasiado elevadas y no ofrecen la adaptabilidad necesaria a cada negocio. El uso de la tarjeta Qonto permite que los empleados no tengan que adelantar su dinero personal para hacer un pago. 

Cada profesional tendrá una tarjeta distinta para pagar sus gastos de viaje, sus comidas con clientes y todo tipo de acciones relacionadas con el desempeño de su profesión. 

La mejor cuenta para un negocio

Se explicaba anteriormente que la Agencia Tributaria siempre va a solicitar detalles de cada gasto para comprobar su veracidad. Qonto ofrece un listado de cada gasto realizado en una única plataforma, neto y con el IVA aplicable, para que sea más fácil imprimirlo y presentarlo como documento agilizando así el tratamiento fiscal de esta información. 

Además, en cuanto se realiza un gasto, es posible recibir una notificación concreta que indica quién y dónde lo ha efectuado por lo que siempre resulta más fácil realizar el análisis de los gastos de forma correcta. Lo mismo sucede con los ingresos por lo que esta alternativa es siempre aconsejable.

 Una gestión simple de los servicios contables

El agradable diseño de la aplicación para el teléfono móvil permite llevar un control general contable eficaz, gasto por gasto. Solo es necesario entrar en la misma y comprobar los datos financieros. 

Ofrece informes de ingresos, gastos y pérdidas en un periodo de tiempo concreto. La combinación de estos documentos con los del registro de las ventas realizadas permite tener una idea más aproximada de la actividad de la empresa.

Derechos del cliente

Como usuario de Qonto, siempre se protegen los datos personales y las transacciones realizadas. Además, la entidad sorprende por ser tan fiable como moderna lo que siempre es una garantía de éxito. El producto se adapta con facilidad a su usuario al ser personalizable y escalable.

Consecuencias del uso de la tarjeta

La primera es la descarga de trabajo del departamento contable. La segunda, no perder el tiempo comprobando la información al final de cada trimestre. La tercera el que se respeten los derechos del empresario y el trato diferencial. 

A la hora de hacer un estudio general contable de las pérdidas por desplazamientos o comidas con clientes, entre otras, la cuenta ofrece todo tipo de opciones para hacer una comparativa gráfica y confirmar así cómo se ha gastado el dinero cada empleado.

La revisión semanal de los informes es esencial para conocer si ese mes se van a lograr, o no, los objetivos propuestos. Además, a la hora de ir anotando los cargos correspondientes para la declaración trimestral, también resulta más fácil realizar las operaciones necesarias para su correcta presentación.

Así, la contabilidad de gastos es un factor imprescindible que puede agilizarse con la alternativa ya explicada que se caracteriza por amoldar sus servicios a sus clientes y no al revés. Si usando un teléfono móvil o una tableta es posible obtener un control de gastos mucho más exhaustivo, el resultado es siempre recomendable para lograr el loable objetivo de evitar problemas con Hacienda y también para que la gestión interna de la empresa sea mucho más razonable, lógica y eficaz. Todo sea por ver los resultados del trabajo diario en forma de un aumento de los beneficios.

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