January 14, 2020 by Qonto

Cómo facturar el IVA en los gastos de viaje

Es ideal contar con herramientas modernas que simplifiquen la gestión de consumos durante jornadas de trabajo fuera de la empresa.

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Los gastos de viajes forman parte de los desembolsos de dinero más complejos para las empresas, ya que requieren de asientos contables más dinámicos y detallados, una factura específica, y además deben regirse por una serie de legislaciones para el control, registro y declaración de de estos servicios, para los que se debe contar con una factura. Por tal motivo, es ideal contar con herramientas modernas que simplifiquen la gestión de consumos durante jornadas de trabajo fuera de la empresa y la elaboración de su correspondiente factura que permitirá registrar dicho gasto.

¿Qué es un gasto de viajes?

Este tipo de gasto comprende los desembolsos de dinero destinados a la manutención, estancia y pago de billetes de transportes de los trabajadores durante jornadas de trabajo fuera de las instalaciones de la empresa. Este tipo de gastos también se conocen con el nombre de dietas laborales, y deben ser costeados con dinero perteneciente a la empresa. En tal sentido, cuando un trabajador debe gastar en billetes de avión para visitar clientes, hospedaje en hoteles, pagos de taxi, comidas y demás consumos durante actividades laborales fuera de la empresa, estos deben ser cubiertos por la empresa. De igual manera, si el trabajador viaja en su vehículo personal para visitar a un cliente, los desembolsos por concepto de combustible, desgaste de neumáticos y motor, tributos fiscales y seguro del coche, suelen ser cubiertos por la empresa.

¿Cómo pueden los empleados solicitar un reembolso de sus consumos?

Durante las actividades o servicios laborales que exijan un desplazamiento extraordinario por parte del empleado, este puede exigir el pago de sus gastos laborales mediante dos métodos convencionales. El primer método consiste en la solicitud de una tarjeta de la compañía, un método que no requiere reembolso, presentación de mucha información y que debitará los consumos directamente de los fondos de la empresa.

El segundo método es mediante la presentación de un informe de consumos respaldado con comprobantes de pago. Mediante esta acción los desembolsos se cubrirán con dinero propio del trabajador, se deberá presentar toda la información necesaria para validar los consumos y luego serán reconocidos por la empresa mediante un reembolso del importe gastado. 

Cómo calcular el gasto por dietas laborales de forma adecuada

Los administradores de empresas suelen decantarse por tres modelos distintos para la asignación de fondos destinados a cualquier gasto de viaje de un cliente o empleado: 

  • Modelo fijo: consiste en la asignación de un importe fijo, según un análisis realizado por la empresa, para cubrir los importes por concepto de consumos durante un recorrido de negocios de un cliente o un trabajador al que le corresponda asignar ese gasto a una empresa, realizando una factura. Es un modelo que facilita la auditoría y control de los fondos asignados, pero también es un modelo que puede ocasionar el consumo inadecuado de los fondos. Si eres autónomo, puedes usar este modelo. 
  • Modelo por consumo: es el modelo más tedioso, pero también el más transparente. Los empleados deben justificar cada consumo con un comprobante de pago y este será reconocido de forma justa y equitativa. 
  • Modelo mixto: es un modelo que destina fondos fijos para desembolsos de snacks, bebidas, combustible... y fondos que deben ser justificados mediante facturas (hoteles, billetes de avión, comidas). Se adapta perfectamente a las jornadas de trabajo de autónomos.

Si necesitas una plantilla descargable de estos modelos, podrás encontrarla fácilmente en un artículo de blog de la web o  que hable sobre la elaboración de facturas y su IVA aplicable, para la gestión de cualquier gasto de desplazamiento.

Siempre puedes pedirle el modelo de factura a algún contacto o cliente, o a alguien que ofrezca sus servicios administrativos o contables.

Como facturar gastos de viaje IVA

Siguiendo diversos lineamientos establecidos en el artículo de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, un gran porcentaje de los gastos efectuados durante jornadas laborales fuera de la empresa califican para la deducción del IVA. Facturar gastos de viaje IVA para su deducción es un proceso que consiste en restar los tributos pagados en facturas al tributo devengado que la empresa debe declarar y pagar. Sin embargo, para realizar este tipo de declaración y deducción de IVA deben cumplirse los siguientes requisitos:

  • Para hacer una factura de los gastos de viaje IVA empresarial se deben presentar los comprobantes de pago originales.
  • Comprobar que el consumo está relacionado directamente con la actividad que ejerce el empleado o la empresa. 
  • Al facturar gastos de viaje IVA empresarial se debe demostrar que se han efectuado de forma adecuada los asientos contables correspondientes.
  • Además, existen otros requisitos que deben ser tomados en cuenta para la declaración tributaria: Solo se podrán deducir los tributos correspondiente a documentos de pago españoles o tributos correspondientes a comprobantes de pago de países que dispongan de convenios fiscales con España.
  • La deducción de impuestos no debe ser solicitada en un plazo mayor a cuatro años.

Si eres autónomo, se aplicará un marco legal diferente.

Cómo puede ayudarte una cuenta especial para dietas laborales

Este tipo de herramientas financieras son ideales para el control de desembolsos durante un recorrido o visita de negocios. Estas cuentas ofrecen tarjetas virtuales, tarjetas de débito o crédito físicas, informes de consumos, gestión inteligentes de gastos y actúan de forma dinámica para facilitar los asientos contables, la realización de facturas y la detección de tu IVA deducible. Estas herramientas son muy útiles y te permitirán aprovechar al máximo la deducción de impuestos y  estar al corriente con numerosas normativas fiscales españolas. La declaración de tu actividad será mucho más sencilla, en caso de usar una cuenta para empresas específica, que te ayude a contabilizar el IRPF, a estimar cualquier otro tipo de impuesto, a contabilizar gastos, la base imponible del IVA, el IVA de cada factura, el IVA aplicable al cliente, y que te facilite en general el seguimiento y el entendimiento de la política fiscal a la que tu empresa sea susceptible. 

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