October 30, 2020 by Qonto

El uso de los programas de facturación electrónica para pymes y autónomos

Cómo optimizar la facturación de pequeñas y medianas empresas.

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Por todos es sabido que estar al cargo de empresas o pymes no es fácil, sobre todo en el caso de los autónomos, ya que no solo se tiene que llevar a cabo la gestión del personal, sino que también hay clientes que recibir, políticas que seguir y lo más importante y laborioso de todo; productos que facturar. 

Gestionar facturas no es una tarea agradable y mucho menos si hay que generar estas facturas a mano, pues se deben tener en cuenta una gran cantidad de datos y de información. Por ello, el formato electrónico de estas mismas es más atractivo. Solo necesitas un programa online o uno alojado en la web o la nube para hacerlas. 

¿Qué es una factura electrónica y qué tipos puedes encontrar?

Las facturas electrónicas son aquellas que se envían y reciben de forma electrónica, es decir, a través del correo o de un programa de facturación. Pero claro, si el usuario decide enviar una factura electrónicamente, ¿cómo puede el cliente estar seguro de que es un proceso legítimo? Independientemente del tipo o del formato elegido para el pago de impuestos, según el artículo 9 del Real Decreto de España, todas las facturas electrónicas deberán ser legibles, auténticas en cuanto a su origen y su contenido deberá siempre mantenerse íntegro, es decir, sin ningún tipo de modificación. 

Y, ¿son todas estas facturas iguales o existen diferentes modalidades u opciones? Se pueden distinguir dos modalidades. En primer lugar, encontraremos el formato estructurado. Con él las facturas pueden ser generadas y abiertas de forma automática por cualquier software de facturación. En segundo lugar, encontraremos las facturas que se presentan en formato PDF, JPG o TXT. Para gestionar estas últimas, además de un software, será necesaria la presencia e intervención de una persona que las abra manualmente. 

Programa de facturación: cómo funciona

Se trata de una solución muy común hoy en día para la administración de negocios de todos los ámbitos, pues este tipo de aplicaciones te permite llevar la contabilidad de la empresa y emitir las facturas de esta de una manera sencilla y automática. 

Sin embargo, como ocurre con todo tipo de compañías, su administración no es nada fácil por lo que si se adoptan soluciones electrónicas, como vendrían a ser los softwares de facturación, estos deberán cumplir con una serie de requisitos:

1) Accesibilidad. Lo ideal será poder acceder a esta aplicación desde cualquier dispositivo, pues nunca viene mal tener todas las facturas a mano para poder consultarlas si se diera el caso.

2) Automaticidad. Si las funciones y tareas se realizan automáticamente, aumentará tu productividad y se ganará mucho más tiempo. 

3) Legal. Como ya hemos mencionado anteriormente, las facturas deberán ser 100 % legales y, para ello, la aplicación deberá serlo también. 

4) Integración. En una empresa no solo se trabaja con una aplicación, sino que se utiliza más de una. Por esta razón, tu programa de facturación tendrá que dar soporte a diferentes programas como, por ejemplo, los ERP. 

Ventajas de usar programas de facturación en tu negocio

Como era de esperar, la digitalización ofrece más de una ventaja:

1) En primer lugar, cabe destacar la facilidad de uso de estas aplicaciones pues debido a lo intuitivas que son, los trabajadores no necesitarán ser expertos para hacer un buen uso de ellas.

2) Además, es mucho más económico utilizar este tipo de softwares que facturar manualmente ya que se ahorra en papel y solo se paga por los servicios que utilices. E incluso se puede acceder a alguna versión de prueba que ofrezca un servicio gratuito durante un tiempo determinado. 

3) Por último, ayudará a la productividad ya que reducirá el tiempo de emisión de las facturas. ¿Por qué? Porque todos los datos de contacto de los clientes estarán almacenados en el programa, (y los datos que normalmente guardas en modelos de recibo en papel) que realizará los cálculos automáticamente, por lo que no habrá que revisarlos y se podrá saber qué facturas han sido pagadas y cuáles no en un vistazo. 

Los mejores programas para una facturación electrónica

Contasimple Windows

Diseñado para empresas tanto públicas como privadas, te permitirá facturar a partir de plantillas, hacer presupuestos y albaranes… Además, este programa gratuito te dará acceso al plan Ultimate una vez te registres. 

Express Invoice

Esta aplicación no solo te permitirá crear los documentos sino también enviarlos de forma programada, gestionar los cobros de las empresas y realizar un seguimiento de todos tus clientes.

Mgest

Por último, Mgest es un programa muy completo, con una interfaz sencilla e intuitiva y, además, modulable para poder adaptarse a diferentes dispositivos y plataformas. 

También hay bancos digitales que te ayudan a centralizar los movimientos bancarios y los trámites contables. Es el caso de Qonto 👇🏼

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