July 29, 2020 by Qonto

Tratamiento de los gastos de dieta, hotel y otros gastos de viaje

Cómo gestionar las dietas de los empleados en una empresa

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¿Qué son las dietas naturales en el ámbito laboral?

Es frecuente que algunos trabajos dependan de la movilidad geográfica para su desarrollo, por lo que tu empresa puede enviar a un empleado a realizar un viaje de varios días, incluyendo fin de semana, pues es necesario abonar el alojamiento y consumo de alimentos.

Ahora bien, ¿cómo hay que gestionar estos gastos?

Modelo con retribución en nómina, incluyendo las vacaciones pagadas

Cuando se desempeña una función que requiere de desplazamientos constantes o dietas fuera de domicilio, la mejor forma de tratar estos gastos destinados a cubrir costes es incluirlos en la nómina. 

Estos costes pueden ser fijos o variar en función de los kilómetros, días y si se ha tenido que hacer recurso a alguna hora extra. Su retribución debe hacerse según convenio y pasando de cierta cantidad están sujetos a IRPF.

Modelo variable para gastos ocasionales o de mayor peso

Si no es frecuente hacer alguna comida fuera, desplazarse o dormir, no se incluyen en nómina. Es normal en todo el mundo hacer comidas con clientes con el fin de conseguir un primer contacto presentar un producto, ofrecer un programa, discutir un precio o, bien, por simple estrategia de mantener contactos. En este caso, hay que aportar los documentos pertinentes para su buen tratamiento. 

Estos gastos también pueden tener un límite superior dictado por la empresa. En este sentido se pueden evitar sorpresas por abuso (muy frecuentes según mi experiencia): Actividades de ocio o la estancia en un hotel con spa o resort, cuando se pueden encontrar otras opciones cómodas e interesantes, con una buena habitación, y por menos precio.

Además, hay que señalar que estos dos modelos pueden combinarse.

Los gastos de desplazamiento usuales que tu ocupación laboral tiene contemplados por ley

  • Viaje de trabajo con desplazamiento y estancia en casa de huéspedes.
  • Kilometraje.
  • Gastos de alimentación: alimentos consumidos en bares y restaurantes.
  • Uso de transporte público.
  • Costos de diferente naturaleza: eventos, sesión de formación y presentación de productos, o contratación de servicios de reparación y ayuda, o sustitución por pérdida u otro gasto especial vinculado.
  • Posibles gastos de comunicación con el equipo y de disposición a Internet: acceso a la web para consulta de datos o noticias, todas las gestiones de un blog y sus comentarios, consulta de email, o teléfono, etc.

Los gastos no contemplados a nivel legal

Aunque puede ser difícil definir esto, hay que ver los diferentes gastos que no se pueden deducir al no ser imputables a la empresa. Es el caso del gasto médico, ya que cada empresa está cubierta por una mutua, la experiencia demuestra que la contratación de un servicio privado para la salud, se entiende que no posee un fin empresarial. 

De esta manera, viajes de alto precio, en momento o lugar sin vinculación a la actividad, paquetes de vacaciones y otros lujos de calidad, aunque se reduzcan al menú en restaurante, un día o semana de gastos injustificables por motivos de trabajo, son susceptibles de perder su condición deducible.

Según las leyes fiscales de España, el objetivo de este control sobre los gastos pretende evitar que se desgraven servicios de gran coste que no están ligados directamente de la empresa. Esto hace que haya un control. Para conocer tus derechos, puedes buscar y hacer la consulta a algún profesional para recibir la información adecuada. 

Política y condiciones para la gestión de gastos a nivel contable

Los gastos que no están incluidos en nómina, en general, deben reunir unas condiciones documentales para que sean válidos para la empresa, facturas o recibos. Ahora bien, deben incorporar datos precisos y así asegurar la legalidad que ofrece la transacción. 

Si es un alojamiento, la factura debe hacerse según la norma, indicando precios y tiempo de estancia. A la vez, debe indicar los datos de los trabajadores que van a hacer uso del hospedaje. Esto es extensible a hoteles, apartamentos con cocina y pisos. Esta nota puede pedirse a la hora de dejar la estancia y volver a solicitarla si se va a seguir con el contrato.

La partida que está basada en atención al cliente siempre puede contener un comentario adicional.

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