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Quand les cartes éphémères simplifient la gestion des dépenses : 5 exemples

Le 19 octobre 2021 par Jordi Blanc

Dans le quotidien d'une entreprise, les dépenses ponctuelles sont souvent un casse-tête. Prêter une carte de paiement à un collaborateur n'est jamais idéal. Vérifier et enregistrer des notes de frais est toujours synonyme de perte de temps. Heureusement, les nouvelles cartes virtuelles permettent de résoudre ces problèmes.

➜ Un collaborateur (n’utilisant pas de carte habituellement) a besoin d’acheter un produit/service ? Vous pouvez « créer » une carte pour cette occasion spécifique.

➜ Une activité d’équipe nécessite que plusieurs personnes effectuent des dépenses ? Vous mettez en place des cartes de paiement en fonction de l’utilisation de chacun.

Les cartes virtuelles ont déjà beaucoup facilité (et sécurisé) la gestion des dépenses en entreprise. Voilà maintenant les cartes éphémères. Leur plus ? Elles sont développées pour répondre à des besoins de paiement ponctuels. En effet, elles offrent la possibilité de fournir une carte de paiement à n’importe quel collaborateur, pour une dépense unique et spécifique. Les budgets sont fixés à l’avance, garantissant autonomie et sécurité (la carte expire automatiquement une fois l'achat réalisé).

Chez Qonto, nous allons encore plus loin et vous proposons un nouveau type de carte éphémère : la carte Flash. Avec la carte Flash, vous pouvez effectuer plusieurs dépenses durant une période déterminée lors de la création. Elle couvre donc davantage d'achats ponctuels.

Cet article vous propose de découvrir l'utilisation de cartes éphémères à travers 5 exemples concrets.

Les cartes de paiement éphémères : 5 cas d'usage

Acheter un équipement professionnel

Exemple d'actualité : un de vos collaborateurs est en télétravail et a besoin d’acheter un deuxième écran. Qu’il se trouve en France ou à l’autre bout du monde, il pourra utiliser une carte éphémère. L'écran coûte 200 euros : le collaborateur vous envoie le devis, vous provisionnez ensuite cette somme sur la carte, créée pour cet achat uniquement (après quoi, la carte expirera immédiatement). Le salarié n'aura plus qu'à indiquer ses données personnelles, afin de se faire livrer.

Vous gérez la dépense en amont et vous n’avez pas à vous soucier de la logistique ou des notes de frais. Pour les dépenses concernant un membre d'équipe n'ayant pas de carte de paiement au sein de votre entreprise, la carte éphémère s'impose comme une solution efficace.

Réserver un billet pour une conférence

L’achat du ticket peut concerner une personne, ou l’ensemble des collaborateurs d’une équipe. Une carte peut donc être allouée pour chaque individu.

Par exemple, la majorité des membres de l'équipe doivent acheter des billets standards à 75 euros la journée. Une carte avec ce montant sera attribuée à chacun des collaborateurs participant à la conférence.

Avec la carte Flash de Qonto, vous pouvez aller encore plus loin. Si lors de cette conférence, l'un de vos collaborateurs a besoin d'un budget supplémentaire (pour assister à un after-show exclusif par exemple), vous pouvez modifier le budget alloué.

Organiser un déplacement professionnel

Une carte éphémère est très utile pour un déplacement journalier. Par exemple, le responsable approuve un budget de 86 euros sur la carte du collaborateur concerné, pour un aller-retour dans la journée. La personne peut directement acheter son billet en ligne (elle n'a pas à faire l'avance des frais).

Et avec la carte Flash, vos équipes vont pouvoir réaliser plusieurs dépenses sur une durée limitée. Elle s'avère donc particulièrement utile dans le cas de déplacements plus longs.

Par exemple, pour une visite de partenaires/clients/locaux à l’étranger, la carte Flash offre une multitude de configurations :

  • Pour un déplacement journalier de 145 euros, la somme sera fixée à l'avance sur la carte.
  • Autre cas de figure : l'un(e) de vos chefs de projet se déplace pendant une semaine entre la France et l'Italie. Il ou elle n'a pas de carte de paiement au sein de votre entreprise. Vous créez une carte, et pouvez dans ce cas fixer un budget maximal selon vos estimations. Il suffira au collaborateur de réserver tous ces billets avec la même carte. Vous pourrez vérifier en temps réel les prix et les dates d'achat.
  • Si les déplacements incluent des billets au même prix sur plusieurs jours (par exemple 10 euros par jour pour des déplacements en métro), vous pouvez allouer la somme nécessaire chaque jour, pour toute la durée du séjour.

Pour les achats en magasin, la carte Flash fonctionne avec Apple Pay ou Google Pay. Si un(e) collaborateur(trice) achète son déjeuner dans un supermarché ou un restaurant, il lui est possible de lier la carte Flash à son portefeuille Apple Pay ou Google Pay sur son téléphone mobile et d'utiliser le paiement sans contact en magasin.

Et ce n'est pas tout : contrairement aux cartes de crédit et de débit, qui ont une limite de paiement de 50 euros pour les transactions sans contact, il n'y a pas de limite d'achat unique avec une carte Flash. Les utilisateurs peuvent payer n'importe quel montant sans entrer de code PIN - dans les limites que vous définissez pour la carte Flash, bien sûr.

Planifier une activité d’équipe

Imaginons : c’est la rentrée et vous souhaitez proposer à vos collaborateurs une activité de teambuilding. Selon l’évènement, les dépenses peuvent être individuelles ou collectives (déplacements, restauration, hôtel, activités). Vous pouvez opter pour une carte éphémère à usage unique, avec un budget maximal (par exemple 160 euros par personne pour les deux jours concernant les frais de bouche).

Et avec la carte Flash, vous pouvez même adapter les budgets pour les activités répétées. Par exemple :

  • Un budget maximum de 80 euros par jour et par personne, pendant toute la durée du teambuilding.
  • Un budget fixe de 45 euros (le prix du billet) pour l'aller et pour le retour. Puis un budget de 80 euros par jour (avec pourquoi pas la dernière journée à 120 euros pour célébrer la fin de l'évènement).

Chaque somme peut être modulée (plafond de dépenses) selon l'évènement ou l'achat concerné. Il est possible de créer autant de cartes que nécessaire.

Offrir un cadeau à un collaborateur

La carte éphémère est très pratique en ce qui concerne les cadeaux individuels : soit vous créditez un montant prédéterminé (comme une carte cadeau classique), soit vous créditez le prix du produit/service à acheter. Les cartes cadeaux entre 50 et 100 euros sont toujours très appréciées. Avec une carte éphémère, le bénéficiaire n'aura plus qu'à effectuer ses achats en ligne.

💡 Nul besoin de s'en tenir à une seule et même enseigne : comme la carte éphémère est une carte de paiement, elle est acceptée sur tous les sites de e-commerce.

💡 Les cartes Flash permettent de fixer un budget à dépenser sur 3 ou 6 mois : vous décidez de la durée.

Comme vous avez pu le voir dans les exemples proposés, les cartes éphémères sont faites pour simplifier la gestion des dépenses. Leurs maîtres mots sont simplicité, adaptabilité et sécurité.

Et avec la carte Flash de Qonto, vous bénéficiez d'encore plus de souplesse. Entièrement paramétrable, elle peut être utilisée pour réaliser un ou plusieurs achats sur une période préalablement définie, d'une journée à une année maximum.

Grâce à ce moyen de paiement adapté, il n’est plus question de notes de frais et chaque collaborateur gagne en autonomie. Cette nouvelle solution technologique permet à votre entreprise de renforcer la maîtrise de ses dépenses.

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