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Comment bien préparer sa clôture comptable en tant qu’indépendant ?

Le 15 mars 2022 par Julie Merrer

En tant qu’indépendant(e), vous êtes soumis(e) à plusieurs contraintes financières et administratives.

L’une de vos principales obligations est la clôture de votre exercice comptable.

Cette formalité comptable est obligatoire pour la majorité des entreprises. Impossible d’y échapper. À chaque fin d’année, vous devez transmettre vos comptes annuels à l’Administration fiscale.

Or, entre l’établissement du bilan comptable, des comptes de résultat et des annexes, il est parfois difficile de s’y retrouver. Et c’est bien normal. Il s’agit là d’un exercice complexe et exigeant, et la comptabilité ne fait pas partie de votre cœur de métier.

Dans cet article, nous vous expliquons, de manière simple et concrète, tout ce qu’il faut savoir pour anticiper et réaliser cette démarche.

Cette année, vous allez enfin pouvoir aborder votre clôture comptable en toute sérénité.

Qu’est-ce qu’une clôture comptable ?

La clôture comptable, que l’on appelle aussi clôture des comptes annuels, consiste tout simplement à déposer vos comptes annuels auprès de l’Administration fiscale, à la fin de chaque exercice.

En réalité, les comptes annuels regroupent trois documents comptables spécifiques :

  • le compte de résultat ;
  • le bilan comptable ;
  • l’annexe comptable.

Ces documents visent à présenter une image fidèle de la situation financière de votre entreprise.

Pour vous, c’est aussi l’occasion de faire le point vos objectifs financiers et d’observer l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Pour clôturer votre exercice comptable, vous devez procéder en deux étapes 

  • la première chose à faire est de mettre un terme à l’enregistrement de vos écritures comptables de l’exercice qui vient de s'écouler ;
  • puis, il convient de réunir l’ensemble des justificatifs nécessaires pour réaliser les comptes annuels.

Clôture comptable en tant qu’indépendant : suis-je concerné(e) ?

En tant qu’indépendant, vous devez respecter des obligations comptables mais celles-ci sont différentes d’un régime juridique à un autre.

Une exception pour les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs)

Bonne nouvelle : les personnes qui ont choisi le régime de la micro-entreprise (ex auto-entreprise) bénéficient d’obligations comptables ultra simplifiées et n’ont pas besoin de clôturer leur exercice comptable.

Des formalités allégées pour les indépendants sous le régime de la déclaration contrôlée

Le régime de la déclaration contrôlée est un régime d’imposition qui concerne uniquement les indépendants titulaires de Bénéfices Non Commerciaux (BNC). C’est par exemple le cas des personnes exerçant une activité libérale, une profession réglementée ou une activité de conseil.

💡 Point vocabulaire : il existe deux catégories de bénéfices, qui diffèrent en fonction du type d’activités exercées :
- les Bénéfices Industriels Commerciaux (BIC), pour les activités commerciales et industrielles ;
- les Bénéfices Non Commerciaux (BNC) pour les activités libérales, intellectuelles et toutes les autres activités ne rentrant pas dans le périmètre des BIC.

Les indépendants sous le régime de la déclaration contrôlée doivent clôturer leur exercice comptable. Néanmoins, ils n’ont pas besoin de déposer des comptes annuels comprenant le compte de résultat, le bilan comptable et les annexes. Il leur suffit de déposer la déclaration 2035 auprès de l’URSSAF.

💡 Bon à savoir : par définition, les freelances proposent des prestations intellectuelles à des entreprises. Ils sont donc titulaires de BNC. Ils ont alors le choix entre deux régimes d’imposition : la micro-entreprise ou le régime de la déclaration contrôlée.

Tous les autres indépendants concernés par la clôture comptable

Vous n’êtes ni micro-entrepreneur(e), ni concerné(e) par le régime de la déclaration contrôlée ? Dans ce cas, vous devez clôturer votre exercice comptable et procéder au dépôt des comptes annuels en bonne et due forme.

Comment clôturer son exercice comptable ?

Comment bien anticiper ma clôture comptable ?

Il peut être tentant de repousser le traitement de sa comptabilité… et de s’en occuper au dernier moment. En réalité, c’est une mauvaise stratégie. Vous risquez de commettre des erreurs et d’oublier des documents importants. Et finalement, vous y consacrerez beaucoup plus de temps que nécessaire.

La clé d’une clôture comptable fluide et réussie, c’est l’anticipation.

Pour cela, il est important d’être organisé(e) et de traiter sa comptabilité au fil de l’eau.

Vous passez par un comptable pour la gestion de votre comptabilité ?
(Si ce n’est pas le cas, nous vous le conseillons vivement).

Prenez l’habitude de lui transmettre vos justificatifs, tous les mois :

  • vos factures d’achat ;
  • vos factures de vente ;
  • vos relevés bancaires.

Vous constatez des justificatifs et reçus manquants ? N’attendez pas qu’ils s’accumulent et traquez-les le plus vite possible. Mieux vaut prendre un petit moment tous les mois pour le faire, vous vous épargnerez une charge mentale supplémentaire lors de votre clôture comptable.

Pour vous aider à préparer votre clôture comptable avec plus de sérénité, Qonto propose deux fonctionnalités très intéressantes :

  • l’accès comptable : votre comptable peut accéder à votre espace Qonto et exporter simplement toutes les transactions du compte, ainsi que les justificatifs ;
  • la possibilité de dématérialiser vos justificatifs et de les lier à vos mouvements bancaires entrants et sortants. En un clic, déposez un reçu sur votre interface et liez-le à la bonne transaction.

À quelle date dois-je procéder à la clôture comptable ?

En principe, la clôture comptable doit être réalisée le 31 décembre.

Toutefois, les indépendants titulaires de BIC peuvent choisir une autre date pour leur clôture comptable. C’est le cas des commerçants et des indépendants.

En revanche, les indépendants titulaires de BNC (comme les freelances), qui doivent obligatoirement respecter la date limite du 31 décembre, et cela, peu importe la date de début d’activité.

Par exemple, si vous êtes freelance et que vous avez créé votre société (SASU ou EURL) en juillet, vous devrez tout de même clôturer votre exercice comptable à la fin de l’année civile, même si votre premier exercice n’a pas duré 12 mois.

Suite à la clôture de votre exercice comptable, vous disposez d’un délai de 7 mois pour établir, approuver puis déposer les comptes annuels auprès de l’Administration fiscale.

Quels documents dois-je fournir pour clôturer l’exercice comptable de mon entreprise ?

Pour réaliser votre clôture comptable en tant que telle, vous n’avez pas de documents à fournir. Il vous suffit de cesser l’enregistrement des écritures comptables de l’exercice écoulé.

Toutefois, nous l’indiquions plus haut : vous devez déposer, dans un délai de 7 mois maximum suivant votre clôture, vos comptes annuels à l’Administration fiscale.

Les comptes annuels regroupent trois grands documents comptables :

1. Le bilan comptable

Le bilan comptable recense vos actifs (comme vos créances, votre trésorerie, vos stocks) et vos passifs (vos dettes, par exemple). On dit souvent que le bilan comptable est une photographie du patrimoine d’une société, à un instant T.

2. Le compte de résultat

Si le bilan comptable est la photographie du patrimoine de la société, le compte de résultat en est le film. Il contient :
- les charges, c’est-à-dire, toutes les recettes encaissées, les ventes ;
- les produits, à savoir, les dépenses de l’entreprise.

Il permet de mesurer l’évolution financière de l’entreprise tout au long de l’exercice et de calculer son résultat net.

💡 Point vocabulaire : le résultat net d’une entreprise est la différence entre les produits et les charges. Il permet de calculer les bénéfices (ou le déficit) générés par l’entreprise.

3. L’annexe comptable

L’annexe comptable sert à expliquer le contenu de votre bilan comptable et de votre compte de résultat pour faciliter sa compréhension. En clair, c’est la notice explicative de vos comptes annuels. Elle précise, notamment, les règles et les méthodes comptables utilisées pour vos comptes annuels.

Bonne nouvelle : en tant qu’indépendant(e), vous êtes dispensé(e) de la production de l’annexe, si vous ne dépassez pas deux des trois seuils suivants à la clôture de votre exercice :

- votre chiffre d’affaires est égal ou inférieur à 700 000 € par an ;

- votre total bilan n’excède pas 350 000 € ;

- vous n’avez pas plus de 10 salariés.

Dois-je faire appel à un expert-comptable pour réaliser la clôture comptable ?

En principe non, ce n’est pas obligatoire.

Toutefois, vous l’aurez compris, la clôture comptable, et à plus forte raison, la réalisation des comptes annuels est un exercice complexe et exigeant. Elle demande une grande rigueur et des connaissances techniques en comptabilité. Or, en tant qu’indépendant(e), vous travaillez seul(e) et vous n’avez pas de directeur administratif et financier (DAF) pour vous épauler.

Alors, il est fortement recommandé de se faire accompagner par un professionnel, comme un comptable ou un expert-comptable, afin d’éviter les erreurs et les oublis.

Si malgré tout, vous ne souhaitez pas externaliser la tenue de vos comptes annuels, nous vous conseillons vivement d’utiliser les modèles mis en ligne sur le site des Finances Publiques.

Vous êtes freelance, et souhaitez ouvrir un compte professionnel pour votre activité ? Découvrez Qonto, le compte pro qui simplifie votre comptabilité et votre quotidien d’indépendant.

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