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Comment éviter les factures impayées dans sa trésorerie ?

Le 24 novembre 2021 par Léonore Musitelli

52 jours : c’est le délai moyen de paiement des factures en France. Première cause de faillite des entreprises françaises, les factures impayées affectent particulièrement les PME, souvent dépendantes de leur trésorerie. Les lettres de relance pour factures impayées sont devenues le quotidien d’un grand nombre de chef(fe)s d’entreprise qui se retrouvent parfois contraints de lancer une procédure de recouvrement judiciaire.

Les mesures prises par l’État, comme le plafonnement des paiements à 60 jours ; la mise en place de contrôles plus réguliers et la publication des amendes infligées par la DGCCRF (Direction Générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) ne suffisent pas toujours à enrayer le phénomène. Les factures impayées et les retards de paiement mettent en péril la compétitivité et la survie de nombreuses entreprises françaises, qui se voient obligées de fonctionner à flux tendu chaque mois. Mais alors, comment éviter les factures impayées, ce véritable fléau financier ? Explications. 👇

Anticiper les factures arrivant à échéance avec un logiciel de facturation

Centralisation des factures et devis

Il existe de nombreux logiciels de facturation qui donnent la possibilité de dématérialiser les devis et factures, et de les centraliser au même endroit. Les logiciels de facturation, sont souvent des outils collaboratifs, qui permettent aux équipes d'utiliser les mêmes modèles de devis et de factures, mais aussi de conserver un exemplaire de tout ce qui a été envoyé aux clients.
Ainsi, vous pouvez identifier rapidement les retards de paiement des factures et anticiper vos relances. Cette vue d'ensemble sur vos devis et factures, vous permet aussi d'évaluer le chiffre d'affaires potentiel de l'entreprise. Si vous vous apercevez qu’une erreur s’est glissée sur l’une de vos factures, vous pouvez alors établir une facture rectificative et la renvoyer à votre client.

Mise en place de relances automatiques par e-mail

La plupart des logiciels de facturation permettent de mettre en place des relances automatiques par e-mail. À vous de déterminer le contenu et la fréquence des envois. Grâce à ces relances automatiques, vous allégez la charge de travail de votre équipe comptable (ou la vôtre) et vous restez dans les temps pour relancer vos clients.
Vous pouvez tout à fait programmer un e-mail de rappel de paiement, une semaine avant la date butoir par exemple. Tout est paramétrable via votre logiciel de facturation, qui est souvent synchronisé avec votre compte pro.

Mise en place d'une politique de bonus et pénalités sur les factures

La mise en place d'une politique de pénalités de retard peut inciter vos clients à vous régler dans les délais impartis. Les pénalités de paiement représentent souvent un pourcentage de la facture concernée. Précisez sur chaque facture le montant et les conditions qui s'appliquent. Vous pouvez aussi envisager de récompenser les bons payeurs et proposer 1 ou 2 % de remise immédiate si le paiement de la facture est effectué dans les 10 jours, par exemple.

Relancer les clients en cas de factures impayées

La relance amiable

En cas de factures impayées, votre premier réflexe doit être d'appeler votre client, de manière informelle, pour lui indiquer qu'il est en retard sur ses paiements.
Vous apprendrez peut-être que le virement est en cours, le comptable en vacances, ou encore que le site de leur banque est hors service, et donc que ce retard de paiement n'est pas intentionnel. La relance amiable vous permet de garder de bonnes relations avec vos clients, surtout si vous êtes amenés à travailler avec eux de manière régulière.

La lettre de relance pour factures impayées

Malgré vos relances à l'amiable, votre client fait la sourde oreille et vous n'avez toujours aucune trace d'un virement quelconque ? Il est temps d'officialiser les choses et d'envoyer une lettre de relance pour facture impayée à votre client.
Vous pouvez aller jusqu'à trois lettres de relance, qui préviennent votre client que sa dette est arrivée à échéance et que vous pourriez lancer une procédure judiciaire en cas de non-paiement. Ces lettres de relance sont à but informatif, mais n'ont pas d'effets juridiques immédiats.

La mise en demeure

La mise en demeure d'un client a des conséquences juridiques. La lettre de mise en demeure doit comporter des mentions obligatoires pour être considérée comme valable. C'est seulement après avoir mis en demeure votre client, que vous pourrez, ou non, lancer une procédure de recouvrement judiciaire.

La procédure de recouvrement judiciaire

La procédure de recouvrement judiciaire a pour but d'obliger votre client à régler ses factures impayées, alors que les relances servent à l'inciter à vous payer, de son propre chef. Il existe trois procédures de recouvrement judiciaire : l'injonction de payer, le référé provision et l'assignation en paiement. C'est un huissier qui se chargera d'obliger votre débiteur à s'acquitter de sa dette. Les procédures de recouvrement judiciaire sont plus longues et plus coûteuses que les relances à l'amiable, mais se révèlent être parfois le seul moyen pour obtenir réparation.

Il n'existe pas de solution miracle pour éviter les factures impayées, le secret, c'est d'anticiper pour avoir le temps de prendre les mesures nécessaires. Vous pouvez essayer de fonctionner avec des acomptes pour chaque devis signé, mais tous vos clients ne seront pas d'accord. Les finances connectées sont d'une grande aide dans la gestion des factures impayées. En automatisant votre comptabilité, vous avez une vision d’ensemble sur la trésorerie actuelle et les factures arrivant à échéance. Vous pouvez alors anticiper vos relances et espérer éviter les factures impayées qui pèsent si lourd dans la trésorerie des entreprises.

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