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Nos tuyaux pour maîtriser les dépenses sur un chantier

Le 08 décembre 2021 par Jordi Blanc

Dans le BTP, chaque chantier est unique. Le secteur de la construction évolue rapidement et les projets sont de plus en plus complexes. En effet, la géographie, les objectifs, le matériel et les coûts varient considérablement. La phase de travaux comprend de nombreuses étapes et la maîtrise des budgets requiert d’être toujours vigilant. Face à tous ces défis, la réussite d’un projet repose en grande partie sur la gestion des dépenses. Dans cette perspective, la digitalisation, ou encore l’estimation des coûts, sont de précieux atouts pour les entreprises. 

Cet article vous propose un focus sur des points clés, pour optimiser la gestion des dépenses sur les chantiers de construction.

Gestion des dépenses : anticipez les coûts et rationalisez vos budgets

Calculer les coûts antérieurs pour mieux appréhender les dépenses au jour le jour

La gestion sur un chantier implique une chaîne de personnes effectuant des achats (conducteurs de travaux, chefs de chantier, managers et encadrants). Certaines dépenses seront anticipées et d’autres seront imprévues. Un budget peut donc se révéler complexe et comprend une part d’aléatoire. Si plusieurs grains de sable viennent gripper la gestion des dépenses, c’est tout un chantier (voire même plusieurs) qui peut prendre du retard.

Les dépenses imprévues se transforment parfois en de véritables problèmes, capables de mettre à mal le déroulement des opérations. Pour parer à toute éventualité, vous pouvez analyser les dépenses réalisées dans les six derniers mois. L’intérêt est de rationaliser les coûts :

  • Classez les dépenses en accord avec vos processus logistiques et vos méthodes de gestion.
  • Donnez une définition claire pour chaque achat.
  • Établissez une liste des magasins ou des fournisseurs à privilégier.
  • Répertoriez les dépenses ou les notes de frais qui ne sont pas acceptées.

Cette classification aura pour but de clarifier les postes de dépenses et d’éviter des achats trop onéreux ou inappropriés.

Définir plusieurs budgets pour renforcer la maîtrise des dépenses

Les chantiers de construction impliquent souvent une gestion sur plusieurs sites, ce qui veut dire plusieurs budgets.

Pour les chantiers multi-sites, il vaut mieux éviter de recourir à un budget général. Dans ce cas, les chefs de chantier et les conducteurs de travaux doivent évaluer les postes de dépenses pour leur propre chantier. Cette méthode peut entraîner des estimations approximatives. Le plus sûr est de réaliser cette évaluation par vous-même, pour ensuite répartir les points de dépenses pour chaque responsable. 

💡 La multiplication des budgets permet ainsi un contrôle plus fin des dépenses. Dans ce sens, Qonto propose une solution de comptes multiples pour optimiser l’allocation de budget aux équipes.

Pour les chantiers d’envergure, il est difficile de jongler entre dépenses prédéfinies et dépenses indirectes pour l’ensemble des parties concernées. Dans ce contexte, la digitalisation se révèle être un outil inégalé en termes de performances et de maîtrise. En effet, grâce aux solutions de gestion financières, les entreprises du BTP peuvent fixer (et suivre) les budgets pour chaque responsable des différents sites. Vous pouvez ainsi piloter les dépenses de vos équipes efficacement, pour garder le contrôle de vos finances. 

Dans le prochain paragraphe, deux exemples d’outils digitaux vous sont présentés.

La digitalisation au service des entreprises du BTP

Les solutions digitales concernant les moyens de paiement

À quel moment confier une carte de paiement à un responsable de chantier ? Tout est une question de confiance et de responsabilité. Dans le secteur de la construction, certains dirigeants préfèrent gérer l’ensemble des dépenses eux-mêmes. Cela signifie de se déplacer souvent et de gérer un grand nombre de dépenses, parfois avec une seule carte de paiement.

Quand une ou plusieurs cartes sont distribuées aux employés, se présente alors le casse-tête de la gestion des notes de frais.

Solutions digitales pour les entreprises du BTP : suivi des dépenses et avantages du mobile

Il est toujours frustrant de voir un poste de dépense dépasser le budget initial. Quand ces dépenses ne peuvent pas être suivies et sont synonymes de mauvaises surprises à la fin d’un chantier, la frustration n’est en que plus grande.

Les solutions digitales de paiement permettent d’éviter ce genre de scénario. On pourrait croire l’inverse, mais en multipliant les cartes confiées aux employés, la maîtrise des dépenses s’en trouve renforcée. En effet, chaque carte peut être configurée selon un usage précis (par exemple avec plafond de retrait ou limite de paiement).

Les outils digitaux proposent également des tableaux de bord pour une meilleure gestion des dépenses :

  • Suivi de l’ensemble des dépenses en direct.
  • Catégorisation des budgets (les comptes multiples offrent la possibilité de mettre en place un budget par équipe, par projet, mais aussi par client ou fournisseur).
  • Validation des virements.

Grâce à ces fonctionnalités, une entreprise peut éliminer les notes de frais aléatoires en fin de mois.

Les entreprises du BTP apprécient également les solutions mobiles. Après tout, chaque employé ou cocontractant est déjà équipé d’un smartphone. D’un côté, les responsables pour chaque poste de dépense ne perdent ou n'endommagent plus les reçus, car tout est enregistré sur leur téléphone (par exemple : il est possible de prendre une photo des reçus, afin de les transmettre directement au service comptabilité). D’un autre côté, les dirigeants et chefs de chantier peuvent suivre les dépenses en temps réel depuis leur téléphone.

💡 Pour se donner une vue d’ensemble des avantages apportés par la digitalisation, comparons deux entreprises :

L’entreprise A assure son suivi financier sans outils de gestion adaptés :

  • Les factures sont vérifiées et transmises par papier.
  • Le service comptable saisit manuellement les factures.
  • Le suivi financier (dépenses réalisées, règlement client), réalisé par le contrôleur de gestion et la direction, se fait le plus souvent sur Excel.

La saisie (et la vérification) manuelle ou à l’oral des documents est source d’erreur. Les outils utilisés sont basiques, engendrant des saisies répétées. De plus, ces logiciels n’offrent pas de fonctionnalités véritablement collaboratives.

Pour gagner du temps, et éviter de voir in fine sa marge pénalisée par les erreurs de traitement ou les malversations, l’entreprise B s’est tournée vers les solutions digitalisées. Voici les points sur lesquels la gestion des finances est améliorée :

  • Les factures sont dématérialisées (pas de risque de dégradation ou falsification, vérification plus sûre et plus rapide).
  • Les outils digitaux permettent une intégration avec les solutions utilisées dans les autres services. La comptabilité recevra ainsi instantanément les documents traités sur le chantier.
  • Le suivi financier est réalisé en direct par le contrôleur de gestion et/ou la direction (les dépenses peuvent être catégorisées sur un tableau de bord : responsable d’achat, fournisseur, etc).

Gestion du temps, gestion des effectifs et gestion des dépenses. Voilà les trois piliers centraux dans un chantier. Adopter de nouvelles méthodes et utiliser des solutions digitales s’établit dans la durée. Une chose est sûre, les entreprises qui prennent ce virage ne reviennent pas en arrière. En effet, elles peuvent en mesurer l’efficacité et la rentabilité au centime près et au jour le jour. 

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