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Comment bien organiser son activité en freelance ?

Le 12 avril 2022 par Julie Merrer

En tant que freelance, vous êtes aux commandes de votre entreprise.

Alors certes, vous gagnez en liberté et en souplesse. Mais cela signifie aussi que vous devez être sur tous les fronts. C’est sur vous, et vous seul, que repose le bon fonctionnement de votre activité.

Entre les tâches administratives, la comptabilité, la prospection, et bien sûr la gestion du travail, il est parfois difficile de savoir où donner de la tête. Résultat, de nombreux indépendant(e)s se sentent dépassé(e)s et ressentent une charge mentale importante, au quotidien.

Pour éviter le surmenage et poser les bases d’une activité stable, il est essentiel d’adopter une bonne organisation.

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils, astuces et outils pour gérer sereinement tous les aspects de votre entreprise en freelance.

Organisation en freelance : 4 astuces pour gérer son travail au quotidien

Aménager un espace de travail dédié

La majorité des freelances travaillent depuis leur domicile. Dans ces conditions, il est parfois difficile de dresser une frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Les sources de distractions peuvent être nombreuses, et c’est pour cette raison qu’il est important de créer un environnement agréable et propice au travail. L’idéal est de réserver un espace entièrement dédié à votre projet, de préférence calme et ordonné, pour avoir les idées claires.

N’oubliez pas que vous allez y passer le plus clair de votre temps. Aménagez votre espace selon vos goûts, et n’hésitez pas à investir dans du matériel de qualité (chaise ergonomique, bureau…).

Vous pouvez également choisir de travailler dans un espace de coworking. Vous êtes alors certain(e) de bénéficier d’un bon environnement de travail et pouvez même rencontrer d’autres freelances.

Planifier vos semaines et identifier vos objectifs

La vie de freelance fait souvent rêver. En effet, vous avez plus de liberté… mais vous avez aussi plus de responsabilités. Vous devez jongler entre plusieurs projets et clients différents.

Pour faire face à toutes vos obligations, il est essentiel de créer un planning avec toutes les dates et échéances importantes. Pour une meilleure gestion de vos projets, vous pouvez également définir des objectifs hebdomadaires ou mensuels.

Cette organisation vous aidera à gagner en clarté, à gérer vos priorités et tâches urgentes, ainsi qu’à planifier vos journées. Vous avez plus de visibilité sur vos semaines et pouvez plus facilement dédier des moments à vos tâches annexes, comme la comptabilité, la prospection, l’administratif, les tâches marketing, la mise à jour de votre portfolio, la création de contenu pour votre activité (site web, articles de blog, posts sur les réseaux sociaux, etc.).

Utiliser les bons outils pour gérer son entreprise

Aujourd’hui, il existe d’excellents outils pour vous aider dans vos tâches du quotidien et simplifier la gestion opérationnelle de votre entreprise.

Ces solutions visent à optimiser l’organisation de votre activité, de vos finances, votre comptabilité et de vos projets.

Parmi elles, nous pouvons notamment citer :

  • L’outil Trello pour organiser vos différentes tâches, missions et projets sous la forme de tableaux Kanban ;
  • Les applications Notion ou Evernote pour prendre des notes ;
  • L’outil Axonaut, pour tenir votre comptabilité ;
  • Qonto, pour gérer vos finances ;
  • Google Meet pour organiser des rendez-vous ;
  • Google Calendar pour planifier votre journée et votre semaine.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nous avons écrit un article de blog dédié pour vous partager les meilleurs outils de gestion pour les petites entreprises (Trello, Notion, etc.).

Trouver son rythme

Chaque freelance a un rythme de travail différent. Certains sont plus productifs le matin, et vont donc consacrer leur matinée à la réalisation d’un projet client (rédaction d’articles de blog, création d’un design, code, stratégie…selon l’activité). D’autres sont moins créatifs durant la matinée, et préféreront commencer la journée par des tâches moins gourmandes en énergie, mais tout de même importantes pour leur développement, comme la relation client, la prospection, la communication sur les réseaux sociaux, le marketing, l’administratif.

Pour travailler le plus efficacement possible, vous devez identifier vos pics de productivité. Observez à quels moments de la journée (ou de la semaine) vous êtes le plus efficace, quelles sont les tâches quotidiennes qui puisent votre énergie.

N’hésitez pas à tester différentes méthodes de travail pour trouver ceux qui vous conviennent le mieux. À vous de trouver votre rythme.

Organisation en freelance : 3 conseils pour gérer les aspects comptables de son activité

Tenir sa facturation à jour

En tant que freelance, vous avez pour obligation de tenir une facturation régulière. Pour cela, vous devez veiller à émettre plusieurs documents comptables, à savoir :

  • un devis, avant de commencer un nouveau projet ;
  • une facture, à chaque fin de prestation.

L’envoi d’un devis n’est pas toujours obligatoire, mais il reste très conseillé pour définir le périmètre et le prix de la mission. De plus, un devis signé vaut contrat et engage les deux parties : vous et vos clients.

💡 Bon à savoir : pour être valables, ces documents doivent inclure un certain nombre de mentions obligatoires, comme la date, votre numéro SIRET, l’identité du client, le prix hors taxe et toutes taxes comprises.

Pour rester organisé, il est essentiel d’être rigoureux avec sa facturation. Envoyer un devis, un contrat, une facture en bonne et due forme doit devenir un automatisme. Cette tâche est certes fastidieuse, sur le court-terme, mais elle ne vous prendra pas plus de quelques minutes. Et cette régularité vous évitera de nombreux ennuis avec l’URSSAF en cas de contrôle.

Conserver ses justificatifs

Vous réalisez des dépenses professionnelles dans le cadre de votre activité ? Si vous n’êtes pas sous le régime de la micro-entreprise, vous pouvez déduire ces charges de votre chiffre d’affaires.

Mais pour cela, vos dépenses doivent être dûment justifiées. D’ailleurs, la loi vous impose de conserver vos justificatifs (facture, ticket de caisse) pendant une durée de 10 ans.

Vous devez donc absolument récupérer votre reçu après chaque achat professionnel pour éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle de l’Administration fiscale. La collecte des reçus est une tache chronophage.

Heureusement, il existe des solutions comme Qonto qui vous permettent de dématérialiser vos justificatifs. Plus besoin de les conserver dans de gros classeurs encombrants, cet outil vous permet de les déposer directement sur votre application. Les justificatifs dématérialisés certifiés ont la même valeur probante que leur version papier.

Être rigoureux avec ses déclarations

En freelance, vous avez des échéances administratives à respecter. Celles-ci sont différentes en fonction de votre régime et de votre statut juridique.

Parmi les plus courantes en freelance, nous pouvons citer :

  • l’obligation de déclarer son chiffre d’affaires, pour les micro-entreprises, tous les mois ou tous les trimestres ;
  • l’obligation de déclarer et payer la TVA, tous les mois ou deux fois par an, selon le régime choisi.

Vous devez avoir en tête ces échéances. N’hésitez pas à reporter les dates importantes dans votre planning afin de les anticiper et de ne pas réaliser vos déclarations au dernier moment, dans l’urgence.

Organisation en freelance : les clés pour mieux gérer la partie commerciale de son activité

Pour développer une activité stable sur le long terme, vous devez aussi consacrer du temps aux tâches commerciales.

La prospection

En freelance, c’est à vous de faire les démarches pour trouver vos clients. Pour cela, vous devez aller à la rencontre de vos prospects et leur présenter votre service.

Répondre à des offres, personnaliser ses messages de prospection...Tout cela prend du temps. En effet, n’oubliez pas qu’en matière de prospection, la personnalisation est la clé. Un conseil : évitez les messages génériques et pensez à faire des recherches poussées sur l’entreprise à qui vous vous adressez avant de la contacter. De cette manière, vous aurez plus de chance de retenir son attention et d’obtenir un contrat avec celle-ci.

Certes, c’est un effort important sur le court-terme, mais celui-ci aura un impact très positif sur le développement de votre clientèle. Alors, n’hésitez pas à fixer un moment dédié à cette tâche dans votre agenda.

La gestion de la relation client

La partie commerciale de votre activité ne s’arrête pas à la prospection. Une fois que vous avez décroché un contrat, il est important de fidéliser votre client.

En effet, en freelance, vous avez tout intérêt à privilégier les collaborations sur le long terme.

Une bonne gestion de la relation client passe par plusieurs choses.

  • Tenir l’entreprise informée de la progression de votre prestation. Il est toujours rassurant pour un client d’avoir une bonne visibilité sur l’avancement d’un projet. Vous pouvez lui envoyer un tableau avec les différentes échéances. Et si c’est une mission de longue durée, il peut être utile de programmer un point régulier (une fois par semaine, par exemple).
  • Être réactif(ve) aux emails. Dans l’idéal, essayez de répondre dans un délai de 24 ou 48 heures maximum.

Organisation en freelance : le réseau professionnel

Lorsque vous êtes freelance, vous travaillez seul(e). Le plus souvent, vous exercez votre activité de chez vous, et vous n’avez pas de collègues avec qui échanger pendant la journée. Dès lors, il est possible de se sentir isolé(e). Cette solitude peut avoir des conséquences sur votre productivité, votre motivation, mais aussi sur votre moral.

Pour cette raison, il est très important de créer des liens avec d’autres indépendant(e)s de manière à échanger sur son projet, partager des conseils et astuces, et s’inspirer au quotidien.

Aujourd’hui, il existe de belles opportunités pour construire son réseau professionnel, même lorsque l’on débute et que l’on ne connait personne dans son secteur d’activité. Par exemple, vous pouvez :

  • participer à des événements type afterwork ;
  • rejoindre un collectif de freelance ;
  • louer un bureau dans un espace de coworking ;
  • échanger avec d’autres indépendants sur les réseaux sociaux.

C’est aussi l’occasion de nouer des relations qui pourraient déboucher sur de nouveaux projets et collaborations avec des clients.

Vous l’aurez compris : entre le travail quotidien, l’administratif, la comptabilité, la prospection, le réseautage… vos journées en freelance sont bien chargées. Mais avec une bonne organisation, il est possible de gérer son entreprise efficacement, et surtout, sereinement. Vous avez désormais toutes les clés entre vos mains pour vous lancer en tant qu’indépendant(e).

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