Toutes les notes de frais doivent être comptabilisées. Pour cela, il faut :
- indiquer la note de frais dans le journal des achats ;
- débiter les comptes de charges adaptés au type de dépense ;
Tout ceci vous semble complexe ? Pas de panique, nous allons tout vous expliquer.
Étape 1 : enregistrer la note de frais dans le journal des achats
Le journal des achats est un journal comptable regroupant l’ensemble des achats de l’entreprise, à savoir notamment : les achats de marchandises, de matières premières et les frais généraux.
La note de frais n’échappe pas à la règle et doit être enregistrée dans votre journal des achats. Vous devez notamment y préciser :
- la date et le montant de l’achat ;
- le numéro de la facture ;
- le compte de charges à créditer ;
- le libellé comptable (courte description de l’opération, par exemple « frais de déplacement » ou « frais de repas »).
Étape 2 : débiter les comptes de charges correspond à la nature de la dépense
Les comptes de charges à débiter dépendent de la nature de la dépense engagée.
En ce qui concerne les notes de frais, vous êtes principalement amenés à utiliser les comptes de charges suivants :
- le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » pour le remboursement de petit matériel ;
- le compte 6064 « Fournitures administratives » pour les fournitures de bureau ;
- le compte 6181 « Documentation générale » pour les revues et la presse non-professionnelles ;
- le compte 6183 « Documentation technique » pour les revues professionnelles ;
- Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les frais de déplacements professionnels à savoir notamment les titres de transport, les frais de péages et de parking.
- Le compte 6256 « Missions » pour les frais de logement ;
- Le compte 6257 « Réceptions » pour le remboursement des invitations au restaurant ;
- Le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » pour les cadeaux offerts à vos clients, hors invitation au restaurant ;
- Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour le remboursement des abonnements téléphoniques du mobile pro, les frais d’envoi.
Votre note de frais n’entre dans aucune des catégories mentionnées ci-dessus ? Consultez le
plan comptable général pour identifier le compte de charges adapté pour votre dépense.
Exemple de comptabilisation d’une note de frais
Marie est directrice commerciale. Dans le cadre de ses missions, elle doit rendre visite à un client important. Pour cela, elle a réservé un billet de train le 9 janvier 2022 pour un montant de 50,00 €.
Voici comment pourra être comptabilisée la note de frais :