Comment optimiser la gestion des notes de frais de mon entreprise ?

10 min

Par Julie Merrer, June 22,2022

Bon à savoir : ces dépenses doivent être proportionnelles aux besoins de l’entreprise. Lorsque ce critère n’est pas rempli, on parle de dépenses somptuaires. Par exemple : un nuit dans un hôtel 5 étoiles à l’occasion d’un voyage d’affaires. Ce type de dépenses ne sera pas pris en charge.

Bon à savoir : l’employeur est libre d’appliquer le mode de remboursement de son choix (bien qu’il soit toujours conseillé de consulter ses salariés). Il peut également prévoir des modalités différentes en fonction de ses salariés. Dans tous les cas, nous vous recommandons d’appliquer les mêmes conditions à l’ensemble de vos salariés pour ne pas ajouter de la complexité à la gestion de vos notes de frais.

Bon à savoir : soyez vigilant, car ces barèmes évoluent tous les ans. N’oubliez pas de vous tenir régulièrement informé pour éviter les impairs.

Important : les notes de frais propres à certaines dépenses professionnelles doivent obligatoirement mentionner certaines informations. C’est le cas de la note de frais de repas et de la note de frais kilométriques.

Bon à savoir : l’employeur peut tout de même décider de procéder au remboursement. Toutefois, ce remboursement sera requalifié en avantage en nature.

Important : sachez que seuls les frais professionnels remboursés aux frais réels doivent être justifiés. En cas de remboursement forfaitaire, il n’est pas nécessaire d’apporter des justificatifs comprenant toutes les mentions obligatoires. Bien entendu, cela ne vous dispense pas de conserver quelques éléments de preuve pour démontrer votre bonne foi face à l’Administration fiscale.

Important : certaines dépenses professionnelles n’ouvrent pas droit à déduction. Par exemple, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les frais d’hébergement et les frais de transport des personnes.

Attention : certaines cartes affaires sont attachées au compte du salarié. Dans ce cas, il faudra bien entendu établir une note de frais pour le rembourser.

AUTEUR OU AUTEURE
Julie Merrer
Julie est copywriter freelance, spécialisée dans l’univers de la tech (fintech et legaltech). Sa mission chez Qonto ? Rendre accessible les thématiques complexes de la comptabilité et de la création d’entreprise.
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