Frais professionnels : comment les gérer et les rembourser ?

Un salarié qui réalise des dépenses dans le cadre de son travail engage des frais professionnels. Ces derniers sont avancés par l’employé, mais ils doivent être remboursés par l’employeur. Si la gestion des déplacements professionnels peut être chronophage pour l’entreprise, des solutions viennent heureusement la simplifier. Explications.

Si le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels, la Cour de cassation a affirmé à plusieurs reprises qu’il s’agit de dépenses engagées par le salarié et inhérentes à son emploi. C’est par exemple le cas des frais de repas, des frais de transport et des frais de grand déplacement.

Aussi appelés frais professionnels de nourriture, les frais de repas regroupent toutes les dépenses de restauration engagées par les salariés lors d’un déplacement professionnel.

Ils concernent donc tous les employés qui :

• ne peuvent pas manger chez eux ou dans les locaux de leur entreprise ;
• doivent rester sur leur lieu de travail habituel ou se rendre au restaurant ;
• sont soumis à des horaires de travail ou à des conditions spécifiques les obligeant à manger sur leur lieu de travail.

Les frais de déplacement, ou frais de transport, regroupent :

• les dépenses engagées par le salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle ;
• les frais de transport engagés par le salarié pour se déplacer de son domicile à son lieu de travail.

Dans le premier cas, le salarié a droit au versement d’indemnités kilométriques.

Dans le second cas, l’employeur doit rembourser au moins 50 % des abonnements de transports en commun souscrits par les salariés pour réaliser leurs trajets domicile-travail.

Il peut également prendre en charge les frais engagés par l’employé qui se rend sur son lieu de travail avec son véhicule. Néanmoins, cette participation n’est pas obligatoire.

Si le salarié doit effectuer un déplacement pour assurer sa mission professionnelle et qu’il ne peut pas regagner son domicile à la fin de sa journée, on parle de grand déplacement.

Le salarié peut prétendre au versement d’une indemnité de grand déplacement, venant compenser ses frais de repas et d’hébergement, si :

• la distance entre son domicile et son lieu de travail est égale ou supérieure à 50 km ;
• il ne peut pas se rendre sur son lieu de travail en transports en commun, ou les solutions mises à sa disposition ne lui permettent pas de s’y rendre en moins d’1h30.

D’autres frais professionnels peuvent faire l’objet d’un remboursement par les entreprises comme :

• les frais de mobilité professionnelle ;
• les frais de télétravail ;
• les frais liés à l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
• les frais d’entretien des vêtements de travail.

À titre d’exemple, l’entretien des vêtements professionnels est considéré comme une dépense qui doit être remboursée par l’employeur lorsqu’il s’agit d’uniformes de travail ou de vêtements de sécurité. Le salarié a droit au versement d’une prime de salissure dans ce cadre.

Les frais professionnels sont obligatoirement remboursés par l’employeur. Sauf exception, ce dernier a le choix du mode de prise en charge de ces dépenses.

Lorsque le salarié engage des frais professionnels récurrents, c’est généralement le remboursement forfaitaire qui est appliqué. Dans ce cas, l’employeur anticipe le montant des dépenses réalisées par ses salariés et leur verse une prime mensuelle sans qu’ils n’aient besoin de présenter un justificatif. Le montant de la prime est fixé à l’avance à partir des barèmes des frais professionnels de l’Urssaf.

Les frais professionnels qui peuvent faire l’objet d’un remboursement sous forme d’allocations forfaitaires sont les suivants :

• les frais de repas, qu’ils soient pris au restaurant ou sur le lieu de travail ;
• les frais kilométriques ;
• les frais de grands déplacements réalisés en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger ;
• les frais de repas et d’hébergement provisoire engagés par le salarié en situation de mobilité professionnelle qui n’a pas encore obtenu son logement définitif.

C’est la solution qui est généralement choisie pour les commerciaux qui perçoivent une prime dédiée à leurs frais de repas, dont le montant est fixé indépendamment de la somme réellement engagée.

C’est aussi cette solution qui permet de rembourser les frais kilométriques des salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle.

Lorsque l’employeur choisit de rembourser les dépenses de ses salariés au réel, le montant versé est défini sur la base des dépenses qui ont réellement été engagées.

Certains frais professionnels doivent obligatoirement faire l’objet d’un remboursement au réel, comme les :

• dépenses de télétravail ;
• frais d’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
• frais de déménagement engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• frais engagés par les salariés en situation de détachement à l’étranger.

Le salarié doit justifier chaque dépense réalisée en fournissant une note de frais accompagnée des justificatifs correspondants (une facture ou un reçu par exemple).

En principe, il a 3 ans pour présenter ses justificatifs de frais professionnels s’il souhaite obtenir un remboursement. Néanmoins, l’employeur peut définir un délai différent, généralement plus court.

Lorsque l’employeur rembourse les frais professionnels engagés par ses collaborateurs au réel, la totalité du montant versé est exclue de l’assiette de calcul des cotisations de la Sécurité sociale, sans limite d’exonération.

Il faut toutefois que l’employeur puisse justifier que les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

En revanche, les frais professionnels remboursés par l’entreprise sur une base forfaitaire sont exonérés de cotisations sociales sous réserve de respecter les barèmes de l'Urssaf. Lorsque les montants versés sont supérieurs aux seuils définis par l’administration fiscale, l’excédent est réintégré à l’assiette des cotisations sociales.

C’est notamment le cas des indemnités repas exonérées de cotisations sociales dans la limite de :

• 6,80 euros si le salarié prend son repas sur son lieu de travail ;
• 9,50 euros s’il doit prendre son repas en dehors des locaux de l’entreprise ;
• 19,40 euros s'il déjeune au restaurant.

Le remboursement des frais kilométriques par l’entreprise doit aussi respecter les barèmes de l’Urssaf pour être totalement exonéré des cotisations à la Sécurité sociale. Par exemple, voici le barème applicable aux voitures :

Que l’employeur décide de rembourser les frais professionnels au réel ou au forfait, le salarié doit faire un choix lors de sa déclaration d’impôt. Il peut en effet opter pour les frais réels ou pour la déduction forfaitaire de 10 %.

En principe, l’administration fiscale applique une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le salarié avant le calcul de l’impôt. Elle couvre théoriquement la totalité des frais engagés au titre de son activité professionnelle.

S’il choisit cette option, le salarié doit intégrer les indemnités forfaitaires perçues à ses salaires et reporter le montant correspondant dans sa déclaration d’impôt.

Il peut toutefois refuser l’abattement forfaitaire de 10 % pour déduire ses frais réels. C’est d’ailleurs l’option idéale si la déduction de 10 % ne couvre pas le montant des frais professionnels engagés sur l’année.

Le salarié peut choisir de déduire ses frais professionnels au réel en déclarant le montant des dépenses engagées dans sa déclaration de revenus.

La déduction des frais réels des impôts suppose que le salarié puisse prouver les dépenses engagées dans le cadre de son travail. Il n’a pas besoin de joindre les justificatifs à sa déclaration d’impôt, mais il doit pouvoir les fournir en cas de contrôle opéré par l’administration fiscale.

Vous cherchez à améliorer votre gestion des déplacements professionnels, et plus globalement de vos frais professionnels ? La première chose à faire est de mettre en place une politique de remboursement en interne.

Vous pouvez aussi investir dans un outil de gestion des notes de frais pour dédommager plus rapidement vos collaborateurs si vous les remboursez au réel.

Il existe toutefois une autre solution. Savez-vous que vous pouvez limiter le nombre de notes de frais ? En fournissant une carte de paiement Qonto à vos salariés, vous leur permettez de régler leurs achats sans avancer leur argent personnel.

Vous n’avez donc plus besoin de les rembourser puisqu’ils utilisent les fonds de votre entreprise. Le tout, sans perdre le contrôle de vos finances.

En effet, avec l’application Qonto vous pouvez visualiser les dépenses engagées par vos salariés en temps réel, modifier le plafond de paiement de chaque carte, et autoriser ou non certains types de dépenses.

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