Carte corporate pour vos dépenses d'équipe

La carte affaire, également appelée carte corporate, carte entreprise ou carte business, est une carte de paiement émise par la banque au nom de la société ou d’une personne qui représente l’entreprise.

Cette carte bancaire professionnelle sert à réaliser des dépenses dans le cadre de l’activité économique comme l’achat de matériel ou le paiement de frais lors d’un déplacement.

On distingue deux types de cartes bancaires corporate :

✓ la carte de paiement associée au compte professionnel d’une petite entreprise ou d’une micro-entreprise ;
✓ la carte de paiement qu’un employeur fournit à ses collaborateurs pour qu’ils règlent les dépenses professionnelles sans devoir avancer les fonds.

Dans le premier cas, c’est le dirigeant de l’entreprise qui utilise la carte bancaire pour payer l’ensemble des dépenses professionnelles de la société.

Avec une carte corporate attribuée à certains salariés, le chef d’entreprise se dégage de cette tâche et améliore la productivité de ses équipes. En effet, ses collaborateurs disposent d’une meilleure autonomie pour réaliser des achats professionnels ou organiser des voyages d’affaires.

Une carte corporate fonctionne comme les cartes bancaires classiques : le compte professionnel de l’entreprise est débité lors de chaque achat réglé avec la carte business.

Si vous optez pour des cartes attribuées à vos collaborateurs, le fonctionnement diffère légèrement. En effet, vous pouvez leur fournir une carte physique ou une carte virtuelle pour payer leurs dépenses professionnelles.

Certaines banques vous offrent la possibilité de relier la carte corporate au compte privé de l’employé plutôt qu’au compte pro de la société. Dans ce cas, chaque collaborateur doit émettre une note de frais pour se faire rembourser.

Cette solution favorise le contrôle des frais engagés, mais elle implique également une gestion plus chronophage des dépenses professionnelles pour vos équipes.

Avec les cartes Qonto, vous bénéficiez d’un contrôle total pour libérer vos salariés des tâches administratives rébarbatives :

✓ plafonds journaliers, hebdomadaires et mensuels modifiables en temps réel ;
✓ limitation des paiements à certains types de dépenses (carburant, hébergement, marketing, etc.).

De plus, la gestion des justificatifs est facilitée avec notre scan intelligent qui détecte toutes les données sur vos reçus. Une simple photo suffit pour effectuer le processus d’océrisation. Grâce à l’archivage à valeur probante, plus besoin de conserver l’original.

Équiper ses équipes avec une carte corporate présente de multiples avantages pour l’entreprise ainsi que les collaborateurs.

Améliorer la productivité de ses salariés

Certains employés doivent régulièrement effectuer des déplacements professionnels ou des voyages d’affaires. Ces missions loin de leur lieu de travail impliquent le paiement de frais spécifiques : hébergement, moyen de transport, etc.

Si vos équipes avancent leurs fonds personnels pour régler ces dépenses, elles doivent impérativement établir des notes de frais pour obtenir un remboursement de ces frais. Or, rédiger une note de frais est pénible et chronophage pour les employés, mais aussi pour les services comptables et financiers.

Avec une carte corporate attribuée à un salarié, vous le libérez de cette contrainte. En effet, les dépenses sont directement prélevées au débit du compte pro de l’entreprise.

Confier une carte corporate à vos employés leur donne une plus grande autonomie lors de leurs déplacements, sans pour autant vous faire perdre le contrôle sur la gestion des frais professionnels.

Ainsi, ils effectuent leurs voyages d’affaires en toute sérénité sans redouter la perte d’un justificatif ou le dépassement des plafonds de leur propre carte bancaire.

Par conséquent, ils se concentrent pleinement sur le développement de l’activité de l’entreprise.

Favoriser la mobilité des employés

En plus de les libérer de la corvée des notes de frais, les cartes bancaires corporate présentent de multiples atouts pour les salariés qui effectuent de nombreux déplacements :

✓ assurances et assistance voyage en cas de perte de bagages ou d’annulation d’un vol par exemple ;
✓ réductions pour des services spécifiques comme la location d’un véhicule.

Avec la carte X de Qonto, vous bénéficiez d’avantages supplémentaires pour vos employés et votre entreprise :

✓ pas de commissions sur vos paiements en devises étrangères ;
✓ service de conciergerie et accès aux lounges dans les aéroports ;
✓ assurances premium pour une meilleure couverture.

Suivre ses dépenses professionnelles avec précision

Donner plus d’autonomie à vos collaborateurs et les libérer des notes de frais n’implique pas de perdre le contrôle. En effet, une carte bancaire corporate offre plusieurs avantages pour garder la main sur les dépenses professionnelles :

✓ plafonds ajustables pour chaque carte de paiement ;
✓ choix des types de dépenses autorisées pour chaque collaborateur.

Simplifier sa gestion comptable

Avec une carte corporate, toutes les dépenses réalisées apparaissent en temps réel sur le compte pro de l’entreprise. Ainsi, vous simplifiez la gestion de la comptabilité et de la trésorerie de la société.

Qonto vous permet d’aller encore plus loin pour aider votre service comptable dans la gestion des frais professionnels :

✓ ajout des justificatifs sur base d’une simple photo ou d’un scan ;
✓ export des opérations et des justificatifs vers plus de 80 outils comptables ;
✓ réconciliation comptable automatique des dépenses avec les transactions bancaires.

Afin de sélectionner une carte corporate qui répond à vos attentes, voici les principaux critères à prendre en considération.

Le réseau

Une carte corporate n’appartient qu’à un unique réseau : Visa, Mastercard ou encore American Express.

Visa et Mastercard sont les réseaux les plus présents en France et à l’étranger. Seules quelques caractéristiques diffèrent entre Visa et Mastercard, comme la liste des pays où elles sont acceptées ou les assurances incluses.

Quant aux cartes American Express, elles s’adressent à des entreprises qui ont des besoins beaucoup plus spécifiques pour leurs déplacements internationaux.

Chez Qonto, toutes nos cartes de paiement sont des Mastercard à débit immédiat.

Le paramétrage

Pour profiter pleinement des avantages d’une carte corporate, vous devez étudier la capacité à la paramétrer avec le maximum de précision pour qu’elle corresponde exactement aux besoins de votre entreprise.

Voici les principales fonctionnalités proposées par les banques :

✓ mise en place de plafonds ;
✓ autorisation de certains types de dépenses ;
✓ possibilité de choisir entre le débit immédiat ou le débit différé ;
✓ solution pour télécharger les justificatifs de paiement.

L’utilisation

Toutes les entreprises n’ont pas la même utilisation d’une carte corporate. Par conséquent, vous devez analyser vos besoins et les habitudes de vos collaborateurs afin de comparer efficacement les différentes offres.

Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions :

✓ vos salariés se déplacent-ils uniquement en France ou également à l’international ?
✓ règlent-ils certaines dépenses professionnelles dans d’autres devises ?
✓ la majorité de vos paiements s’effectue-t-elle en ligne ?

Privilégiez les banques qui permettent de piloter votre compte professionnel et les cartes affaires depuis une application mobile. Ainsi, vous vous facilitez le suivi et la gestion des dépenses.

Le coût

Certaines banques incluent une carte corporate dans leur offre groupée de services tandis que d’autres banques pratiquent le paiement d’une cotisation annuelle. Par conséquent, vous devez impérativement comparer le coût avant de faire un choix.

Voici les principales caractéristiques qui impactent le prix de votre carte business :

✓ nombre de cartes affaires incluses ;
✓ gamme de la carte corporate, par exemple la Visa Corporate et la Mastercard Corporate se déclinent en plusieurs niveaux de gamme.

Chez Qonto, toute entreprise titulaire d’un compte pro en ligne bénéficie gratuitement d’au moins une carte physique dans son forfait : la carte One.

La carte corporate comme la carte carburant sont des cartes de paiement mises à disposition des collaborateurs par leur employeur. Ces cartes bancaires s’utilisent pour payer des dépenses professionnelles depuis le compte de l’entreprise.

Seulement, la carte essence se limite aux frais liés aux déplacements professionnels de vos équipes : carburant, péage ou encore lavage du véhicule. Ce moyen de paiement sert principalement à faciliter la gestion d’une flotte automobile ou améliorer la mobilité des salariés.

Contrairement à certaines cartes carburant, la carte Qonto vous permet de faire le plein dans la station de votre choix, quelle que soit son enseigne. Un véritable avantage pour vos collaborateurs.

De plus, vous n’avez pas besoin d’effectuer un dépôt de garantie avec Qonto à l’inverse de certaines cartes essence.