Frais professionnels, comment les gérer ?

Quelles dépenses sont considérées comme des frais professionnels ? Comment gérer ces dépenses ? Qonto est la solution 100% en ligne pour gérer les dépenses de vos équipes !

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Gérer ses frais avec Qonto

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Prenez en photo vos justificatifs de paiement, chargez-les dans l'application et gagnez du temps sur votre gestion des notes de frais. Avec Qonto visualisez en temps réel les dépenses effectuées et faites des rappels pour que l'ensemble des justificatifs soient envoyé !

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Dépenses pros, qu'est-ce que c'est ?

Les frais professionnels sont l'ensemble des dépenses réalisées par les salariés à des fins professionnelles. Lorsqu'un employé effectue de telles dépenses, son entreprise se doit de le rembourser. Il existe différent modes de remboursement : remboursement aux frais réels et remboursement forfaitaire. Pour simplifier l'ensemble de ces procédures, il est souvent conseillé d'équiper ses équipes de cartes affaires. Qonto vous accompagne pour gérer vos dépenses pros.

Régler ses paiements pros simplement

Avec Qonto simplifiez les paiements professionnels. Avec des cartes affaires, vos équipes réalisent leur paiements en toute simplicité. Recevez ne notification dès qu'un paiement est effectué.

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Effectuez vos paiements

Effectuez des paiements en toute simplicité. Carte physique ou carte virtuelle, quel que soit votre choix réalisez vos paiements pros en toute simplicité.

Scannez les reçus

Scannez les justificatifs de paiement et enregistrez-les via l'application. Envoyez des rappels pour les justificatifs manquants

Frais professionnels : quels frais pris en charge ?

Comme nous l'avons évoqué précédemment les frais professionnels englobent les dépenses des salariés effectués dans le cadre de leur travail. Ces dépenses peuvent être de tout type. Frais de repas, frais de transport, frais liés au télé-travail ou encore à la mobilité professionnelle, toutes ces catégories entrent dans le champs des dépenses professionnelles. Le salarié devra présenter un justificatif de paiement pour obtenir le remboursement des frais avancés.

Les dépenses doivent avoir été effectuées pour accomplir une tâche professionnelle mais cette interprétation est large. Par exemple, lorsqu'un employé effectue un déplacement professionnel, les dépenses liées au déplacement mais également à l'hébergement ou encore aux repas consommés entrent dans la définition des frais professionnels.

Quelles conditions pour se faire rembourser ?

Lorsqu'un employé effectue des dépenses professionnelles, il peut légitimement demander à être remboursé. En effet, l'employeur ne peut pas répercuter le remboursement des notes de frais sur la rémunération de l'employé. Aucune clause insérée dans le contrat travail indiquant que les frais professionnels doivent être supportés par l'employé n'est valable.

Cependant pour limiter les abus et s'assurer que le remboursement ne soit des cadeaux déguisés, des conditions doivent être respectées. Ainsi des justificatifs de paiement doivent être transmis par l'employé (si c'est la méthode du remboursement au réel qui a été choisie). Lorsque des justificatifs doivent être fournis, l'employeur peut fixer un délai maximal pour transmettre les documents. Passé ce délai, le remboursement peut effectivement être refusé.

Le remboursement au réel

Le remboursement au réel est la méthode de remboursement par défaut s'appliquant dans les entreprises. La méthodologie est simple, le salarié est remboursé sur la base de ce qu'il a réellement dépensé. Pour appliquer ce mode de remboursement, il faut donc que le salarié fasse remonter chacune des dépenses effectuées et les accompagne de preuves de paiement.

Le remboursement au réel assure un remboursement équitable pour l'employé et pour l'employeur. Il peut cependant s'avérer long à mettre en place et procédurier.

Bon à savoir : Certaines dépenses doivent obligatoirement se faire rembourser via la méthode de remboursement au réel. Parmi ces dépenses, on trouve : les frais liés au télé-travail et les frais liés à la mobilité professionnelle (déménagement du salarié).

De nombreuses entreprises optent pour le remboursement au réel et pour simplifier la gestion des notes de frais de leurs employés, elles s'équipent donc de logiciels pour réduire le temps de traitement des demandes.

Le remboursement via des allocations forfaitaires

Le second mode d'indemnisation est l'allocation forfaitaire. Ici, l'employé n'aura pas à fournir de justificatifs de paiement. Il recevra périodiquement des remboursement de ses frais. Cependant le montant des remboursement ne doit pas dépasser les limites d'exonération posées par l'administration fiscale.

Lors d'un contrôle l'employeur devra être capable de prouver que le montant de l'allocation correspond effectivement aux situations de fait. Les preuves sont moins lourdes à apporter que pour le remboursement au réel mais restent tout de même importantes.

Ce mode de remboursement est peu utilisé mais reste une option utile lorsque l'employé ets amené à effectuer des dépenses récurrentes sur un rythme régulier.