Optimisez votre gestion des déplacements professionnels

Un déplacement professionnel désigne le fait pour un salarié de se rendre sur un lieu qui diffère de son lieu de travail habituel pour y accomplir une mission. Par exemple :

✓ rendez-vous chez un client ou un fournisseur ;
✓ suivi d’un chantier ;
✓ salon professionnel.

En règle générale, le terme voyage d’affaires est également utilisé pour décrire un déplacement professionnel. Toutefois, c’est un abus de langage.

En effet, un déplacement professionnel prend la dénomination de voyage d’affaires uniquement s’il dure plusieurs jours. Par conséquent, les déplacements de moins de 24 heures ne sont pas des voyages d’affaires.

Notez que la durée des voyages d’affaires ne peut pas excéder :

✓ 90 jours consécutifs dans le cadre d’une mission spécifique ;
✓ 180 jours par an à l’étranger.

Envoyer vos salariés sur le terrain dans le cadre de leur mission soumet votre entreprise au respect de certaines règles. Voici les obligations de l’employeur pour les déplacements professionnels.

Prévenir ses employés avant le déplacement professionnel

Pour permettre aux salariés d’organiser leur vie personnelle pendant leur déplacement, l’employeur doit les prévenir au moins 48 heures avant un voyage d’affaires.

Afin d’autoriser un employé à quitter son lieu de travail, l’employeur doit lui remettre un ordre de mission. Ce document s’avère indispensable pour que le salarié puisse obtenir le remboursement des frais qu’il engage lors de son déplacement professionnel.

Si vous envisagez d’embaucher un nouveau collaborateur qui devra réaliser de nombreux déplacements dans le monde entier, pensez à inclure une clause de mobilité au sein du contrat de travail.

Rembourser ses collaborateurs pour les frais engagés lors du voyage d’affaires

Dès lors que ses collaborateurs engagent des dépenses dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’employeur a l’obligation de rembourser certains de ces frais. À savoir :

✓ frais de repas ;
✓ frais d’hébergement, comme une nuit d’hôtel ;
✓ frais de transport (billet de train, location de voiture, etc.) ;
✓ frais kilométriques.

Deux méthodes sont possibles pour le remboursement des dépenses engagées lors des déplacements professionnels : par déduction forfaitaire ou au réel.

Avec les frais réels, l’entreprise rembourse le montant exact des frais engagés lors du voyage d’affaires. Principal inconvénient de cette solution : vos employés doivent conserver leurs justificatifs et établir une note de frais après un déplacement pro.

S’il opte pour le remboursement des dépenses par déduction forfaitaire, l’employeur verse une prime de déplacement sur base des barèmes de l’URSSAF à ses collaborateurs. Dans ce cas, il libère ses collaborateurs de la gestion des notes de frais à chaque retour de voyage.

Dans tous les cas, indiquez clairement la façon dont sont remboursés les frais professionnels au sein de votre politique de dépenses.

Assurer la sécurité des voyageurs pendant leur déplacement

Conformément à l’article L4121-1 du Code du travail, l’employeur doit impérativement prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique et mentale des travailleurs. Voici nos conseils pour que vos salariés puissent voyager en toute sécurité :

✓ prévention des risques avant le départ ;
✓ information et formation du personnel pour savoir comment réagir sur place en cas d’imprévus ;
✓ mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

L’entreprise engage sa responsabilité en cas de manquement à ses obligations lors d’un déplacement à l’étranger. En effet, l’article L452-1 du Code de la sécurité sociale définit cette faute comme inexcusable, ce qui donne droit aux victimes à une indemnisation complémentaire.

Que vous confiiez cette mission à une agence de voyages ou au Travel Manager de votre entreprise, organiser et analyser un déplacement professionnel est une tâche qui nécessite la mise en place d’un processus spécifique.

1. La planification

Pour débuter l’organisation d’un déplacement professionnel, commencez par vous poser quelques questions :

✓ combien de temps va-t-il durer ?
✓ quel est le planning exact de ce déplacement ?
✓ quel moyen de transport est le plus adapté pour réduire la durée du trajet ou le rendre plus confortable ?

Pour certains professionnels, comme les commerciaux ou les maîtres d’œuvre, se déplacer dans le cadre de leur travail fait partie de leur quotidien. Dans ce cas, la mise en place d’une routine ne présente aucune difficulté.

Il n’en est pas de même pour les voyages d’affaires à l’étranger, surtout si vous devez réserver plusieurs vols et plusieurs hébergements au cours d’un même séjour. Sans oublier les documents à prévoir.

Par exemple, un employé qui se rend aux États-Unis pour un voyage d’affaires doit impérativement être en possession de l’ESTA, même s’il fait uniquement une escale dans ce pays.

2. La réservation

Excepté pour les déplacements professionnels de moins de 24 heures, la planification d’un voyage d’affaires implique de réaliser une ou plusieurs réservations (moyen de transport, nuitée d’hôtel, etc.).

Les petites et moyennes entreprises privilégient le Self-Booking. Ainsi, ce sont les salariés qui se chargent eux-mêmes d’effectuer les réservations indispensables de leur voyage d’affaires.

En règle générale, les sociétés qui pratiquent le Self-Booking s’appuient sur un logiciel spécifique ou une plateforme de réservations en ligne. De cette façon, elles peuvent intégrer leur politique de dépenses à l’outil.

Dès que le nombre de déplacements professionnels dépasse un certain volume, l’employeur doit songer à une alternative au Self-Booking pour optimiser la gestion des voyages d’affaires :

✓ faire appel à une agence de voyages spécialisée ;
✓ embaucher un Travel Manager ;
✓ créer un service spécifique.

3. Le suivi des dépenses

Face aux coûts que représentent les voyages d’affaires, les entreprises doivent impérativement mettre en place un suivi précis des frais engagés. Tout d’abord, l’employeur doit s’assurer que les voyageurs ont bien respecté la politique de dépenses de l’entreprise.

Cette étape permet de mieux définir le budget pour chaque déplacement professionnel et si besoin ajuster la politique de voyage.

Ce reporting sert également aux entreprises pour calculer le retour sur investissement des déplacements de chaque équipe. Ainsi, l’employeur compare le coût des voyages d’affaires avec le chiffre d’affaires qu’ils génèrent.

En plus d’améliorer la gestion des voyages d’affaires, ce processus sert à rationaliser l’intérêt du prochain déplacement professionnel.

Si vous optez pour une gestion des déplacements professionnels en interne, vous devrez sélectionner plusieurs outils pour faciliter le travail du Travel Manager ou du service dédié.

Une solution de gestion des voyages d’affaires

La majorité des solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne fonctionnent de la même façon. Elles proposent un large catalogue de prestations (avions, hôtels, trains, voitures, etc.) ainsi qu’un meilleur tarif.

Côté réservation, ce sont les voyageurs qui s’en chargent en Self-Booking. Ainsi, ils gardent le contrôle sur l’horaire de leur vol ou la localisation de leur hôtel.

La validation se fait de façon automatique dès lors que les dépenses respectent la politique de voyage de l’entreprise. Cependant, les managers conservent un droit de regard sur les déplacements de leurs collaborateurs.

Un logiciel de gestion des notes de frais

Les entreprises qui choisissent le remboursement des dépenses sur base des frais réels doivent également songer à un logiciel de gestion des notes de frais.

En effet, les voyageurs ont l’obligation de compléter une note de frais et d’y annexer leurs justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.) s’ils veulent être remboursés pour les dépenses engagées lors d’un déplacement.

Ces logiciels sont complémentaires avec les solutions de gestion des déplacements professionnels évoquées précédemment. Dès que la réservation est effectuée sur la plateforme en ligne, l’outil de gestion des notes de frais prend le relais.

Qonto vous permet d’aller encore plus loin et de vous passer totalement des notes de frais sans pour autant verser une allocation forfaitaire à vos employés. Vous pouvez commander des cartes de paiement, physiques ou virtuelles, pour vos collaborateurs et les paramétrer en temps réel :

✓ plafonds journaliers, hebdomadaires et mensuels ;
✓ types de dépenses autorisées.

Des outils indispensables pour les voyageurs

Même s’ils ne sont pas directement impliqués dans la gestion des voyages d’affaires, certaines applications facilitent les déplacements professionnels de vos collaborateurs.

Voici les outils essentiels pour les voyageurs de votre entreprise :

✓ assistant SNCF pour disposer de toutes les réservations de train et suivre en temps réel les éventuelles perturbations sur le trajet ;
✓ Flightstats regroupe les informations de nombreux vols nationaux et internationaux : terminal du vol et porte d’embarquement par exemple ;
✓ Traveldoc.aero est une plateforme en ligne très utilisée pour les voyages d’affaires à l’étranger depuis la COVID-19. Elle permet de connaître en quelques clics l’ensemble des restrictions aux frontières (visa, vaccins, etc.).