Le 28 février 2020 par Qonto

Gestion des dépenses professionnelles, quel outil choisir ?

Les dépenses professionnelles requièrent un traitement administratif lourd et permanent. Pour alléger votre charge de travail, de nombreux logiciels ont vu le jour.

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Gérer les dépenses professionnelles

Dans une entreprise, l'ensemble des salariés sont concernés par ces dépenses pros. Elles sont à l'origine de nombreuses formalités administratives, la plus courante d'entre elles étant la gestion des notes de frais. Pour vous accompagner dans votre gestion, des logiciels mettent à votre disposition non seulement des modèles d'intégration de notes de frais mais également de structuration des dépenses de vos employés.

Gérer ses frais avec Qonto

Avec Qonto, ne courrez plus après vos justificatifs

Un logiciel simple et rapide

Besoin de gérer vos notes de frais ? Avec Qonto, rien de plus simple ! Prenez en photo les justificatifs de paiement et rattachez-les aux dépenses correspondantes. Visualisez en temps réel les dépenses effectuées, les justificatifs qui y sont liés ou ceux manquants. Vous voulez voir comment ça marche ? Testez gratuitement notre démo 👇

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Comment simplifier ses dépenses professionnelles ?

Pourquoi s'appuyer sur un logiciel pour gérer ses dépenses ? Les logiciels permettent de centraliser les informations, de faire le lien entre différents intervenants (finance, comptabilité, managers, ...) et de réduire le temps alloué aux tâches administratives.

Distribuer des cartes professionnelles

Qonto, Spendesk ou encore Mooncard vous permettent de mettre à la disposition de vos équipes des cartes de paiement professionnels. Pourquoi utiliser des cartes pros ? Ces cartes permettent à vos employés d'effectuer des dépenses professionnelles sans avancer d'argent personnel. Avec Qonto, vous pouvez fixer un plafond de paiement pour chacune des cartes et le modifier en temps réel. Recevez une notification dès qu'un paiement est effectué, demandez à vos employés d'intégrer leur justificatifs dans l'application et visualisez en temps réel les dépenses effectuées par vos équipes.

Avec les cartes professionnelles, donnez plus d'autonomie à vos équipes tout en gardant la main sur vos finances. Vous avez peur que les cartes de paiement soient perdues ou volées ? Pour éviter ces problèmes, optez pour les cartes de paiement virtuelles. Ces cartes fonctionnent de la même manière qu'une carte traditionnelle tout en assurant une sécurité supplémentaire.

Avec les cartes pros, quelle que soit leur forme, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur l'essentiel !

Suivre en ligne l'ensemble des dépenses

Quelque soit le logiciel choisit, il vous permettra de visualiser en temps réels vos comptes professionnels. Nul besoin d'attendre un délai de 3 jours pour avoir une vue correcte de vos finances. Triez vos dépenses via des labels personnalisés et ayez une vue complète des comptes de dépenses. Grâce à ces labels, vous pourrez identifier les postes de dépenses les plus importants, la saisonnalité de certaines dépenses ou encore leur répartition au sein des équipes.

Enfin, grâce à la jonction entre cartes professionnelles et logiciel de gestion, profitez de la traçabilité des dépenses. En cas d'absence de justificatif de paiement, vous saurez automatiquement à qui vous adresser pour obtenir la preuve de paiement.

Utiliser un outil de gestion des dépenses vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur vos dépenses, de les organiser au mieux mais également d'aller dans le détail de chacune des transactions en cas d'interrogation.

Détecter la TVA sur les factures

Nombreux sont les logiciels qui vous permettent de prendre en photo un justificatif de paiement et de l'intégrer à votre logiciel. Quel intérêt ? Ce mécanisme permet de gagner du temps sur la gestion des notes de frais. Chaque transaction est justifiée sans que de nombreuses formalités aient été à remplir de la part de vos employés.

Mais certaines applications vont encore plus loin ! Avec Qonto, vous pouvez notamment profitez d'une fonctionnalité détectant automatiquement la TVA sur vos justificatifs. En scannant le document, le taux et montant de la TVA sont détectez, après votre validation ils sont intégrez dans le logiciel. Votre comptable pourra donc récupérer automatiquement ces données.

Traiter les dépenses récurrentes

Les cartes professionnelles présentent un avantage fort lorsque vos équipes sont amenées à effectuer de multiples dépenses durant leurs missions. Mais au-delà de ces dépenses ponctuelles, de nombreuses entreprises doivent effectuer des dépenses récurrentes. Avec un logiciel de gestion des dépenses ne loupez plus aucune échéance ! Définissez le rythme de paiement (jour, semaine, mois), le montant, et modifiez-le quand vous le souhaitez.

Avec Qonto vous pouvez également effectuer des virements groupés. Définissez un montant, sélectionnez les bénéficiaires et envoyez le montant. En un seul clic, gagnez du temps sur vos virements. De multiples autres avantages sont mis disponibles. Selon vos besoins comparez les logiciels et choisissez le plus adapté à vos besoins.

Notes de frais, comment gagner du temps ?

Utilisez un logiciel pour gérer vos notes de frais ! Avec Qonto le processus est simple et rapide.

1. Réaliser un paiement

Réaliser votre paiement grâce à une carte Qonto.

2. Recevoir une notification

Recevez en temps réel une notification sur votre application.

3. Prendre en photo un justificatif

Prenez en photo le justificatif de paiement et joignez-le à la transaction.

4. Félicitations !

Et voilà, vous pouvez maintenant passer à autre chose.

Gestion des frais, les erreurs à éviter

Lors de la gestion des notes de frais, de nombreuses erreurs peuvent subvenir. Pour éviter de les accumuler et de risquer un redressement de la part de l'Urssaf certains comportements doivent être évités. Les deux premiers dangers sont l'absence de contrôle des dépenses ainsi que l'absence d'une méthodologie pour gérer les justificatifs de dépenses. Du premier danger résultera une hausse incontrôlée des dépenses et donc du budget et du second une incapacité à justifier les dépenses auprès de l'administration.

Pour gérer le premier cas, il est essentiel de fixer des plafonds de paiement à chaque équipe voire à chaque employé en fonction de son rôle. Qonto vous permet ainsi de fixer des plafonds par carte et d'établir des rôles différents en fonction des utilisateurs. Plus aucun dépassement de budget n'ets à craindre ! Pour le second cas, il est primordial de fixer un processus clair et simple pour que chacun puisse communiquer ses justificatifs. Plus simple la tâche sera, plus grande sera la chance qu'elle soit effectuée. En utilisant des cartes professionnelles nominatives vous pourrez identifier rapidement les employés ayant oublié de joindre leurs justificatifs.

N'hésitez pas à établir une politique interne généralisée sur la gestion des dépenses et à la rappeler périodiquement à vos employés.

Logiciel de gestion et comptabilité

Les logiciels de gestion des dépenses permettent de faire la jonction entre vos finances et votre comptabilité. Concrètement comment ça marche ? Tout d'abord, ces logiciels vous permettent de créer une vue comptable sur votre compte professionnel. Avec cette vue votre expert-comptable peut voir votre activité mais n'effectuer aucune action. Grâce à cela, il reste informé sur les actions en cours et aura directement accès à l'information recherchée. En plus de cela, depuis votre compte pro, il vous est possible d'effectuer un export des transaction. Une fois de pus, il s'git de temps gagné pour votre expert-comptable !

A ce premier avantage s'ajoute celui de l'intégration comptable. En connectant votre compte pro avec votre application comptable, vous gagnez du temps et centralisez l'ensemble des informations. L'avantage principal d'un outil de gestion est donc d'automatiser l'ensemble des actions et de réduire le temps alloué à migrer les informations d'une personne à l'autre.