Le 04 mars 2020 par Qonto

Logiciel de gestion des notes de frais, comment choisir ?

Logiciel note de frais

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Simplifiez les dépenses de vos équipes

Avec Qonto débarassez-vous des notes de frais ! Commandez des cartes affaires, attachez vos justificatifs de paiement à chaque transaction, ... Qonto est la solution pour gérer les dépenses d'équipe.

Des cartes de paiement pour vos équipes

Avec ces cartes de paiement, plus besoin de remplir des demandes de remboursement ! L'ensemble des dépenses sont nominatives et vous êtes notifié dès qu'une dépenese est effectuée.

Des limites de paiement personnalisées

Personnalisez les possibilité de paiement de chaque carte. Plafond de paiement, paiement à l'étranger, limite de retrait, ... paramétrez la carte comme vous le souhaitez !

Des virements pré saisis par vos équipes

Vos équipes peuvent rentrer les données de virement par eux mêmes : montant, destinataire, ... L'administrateur n'a plus qu'à approuver, ou non, la demande de virement.

La note de frais utilisée comme justificative des frais engagés

Pour que les notes de frais puissent être comptabilisées et remboursées, il faut qu’elles soient conformes à certaines règles. En effet, outre le montant, le lieu, la date et le libellé des dépenses, d’autres renseignements sont également exigés.

Ainsi, pour les frais engagés comme frais de repas, il faut fournir la version originale de la note de repas. Elle doit bien indiquer la date, l’heure et les détails des produits ou des services achetés pour une indemnité de repas. Dans le cas d’un repas d’affaires, il faut bien conserver le nom, la fonction et l’entreprise des personnes invitées.

Pour les frais de transport dans le cadre des déplacements professionnels, le remboursement des frais est effectué sur production de la facture de la compagnie aérienne, de la société ferroviaire, de location de voiture et de péage d’autoroute. Pour les voyages d’affaires, il est impératif de justifier la spécificité strictement professionnelle du déplacement.

Quant aux indemnités kilométriques, il faut mentionner le motif du déplacement professionnel, le lieu de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres parcourus sans oublier la puissance fiscale du véhicule. Le barème kilométrique en vigueur dans l’entreprise sera appliqué pour le remboursement.

Les frais d’hébergement donnent lieu à un remboursement si le déplacement se situe à plus de 50 kilomètres du domicile ou l’équivalent de 1 h 30 en transports en commun. Les justificatifs d’hébergement doivent spécifier le nombre de nuitées effectuées. Au cas où il existerait d’autres frais, ils doivent être associés à des reçus ou factures.

Si éventuellement des notes de frais ne sont pas accompagnées de justificatifs, le remboursement sera difficile ou impossible. Toutefois, il existe un remboursement forfaitaire qui permet au salarié de bénéficier d’un montant maximum fixé par l’entreprise. Un plafonnement limite est spécifié pour chaque type de frais. Au cas où il y aurait un dépassement, les justificatifs deviennent obligatoires.

Vers l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais

Au sein d’une entreprise, il appartient à l’employeur de fixer les modalités de remboursement de son choix. Seulement, la gestion de l’ensemble des justificatifs des notes de frais représente une charge administrative considérable pour le salarié et pour l’entreprise. Dans la pratique, la dématérialisation du processus permet de gagner du temps tout en étant efficace. Dématérialiser fournit à l’entreprise des avantages sur la gestion des papiers, tout en réduisant les impressions.

Le mécanisme d’automatisation permet de réduire le temps de traitement pour les notes de frais en ligne. Il en est de même pour le remboursement au profit du salarié et de la gestion de l’entreprise. En effet, il est maintenant possible de parvenir à des fonctionnalités de saisie automatique des factures et autres justificatifs ou du calcul automatique des indemnités kilométriques.

Deux modes de remboursement sont appliqués. Le choix est fonction du type de frais engagés, de la périodicité des notes de frais, du délai de remboursement et des justificatifs produits.

Le remboursement au forfait fonctionne sur l’application des barèmes fiscaux prévus par l’URSSAF pour chaque type de frais. Ainsi, chaque salarié de l’entreprise est remboursé de la même façon. Au cas où des dépenses excédentaires ont été effectuées, l’excédent lui reviendra. L’avantage est la non-fourniture de justificatifs pour les frais. Le travail de gestion est plus facile en cas d’automatisation.

Le remboursement au réel quant à lui se rapporte à l’indemnisation du salarié à hauteur de la totalité des frais engagés. Dans ce cas, la justification de chaque dépense est exigée. C’est un processus lourd et coûteux pour le traitement des notes de frais. C’est ici que l’utilisation d’un logiciel notes de frais est nécessaire. En effet, pour faciliter le travail à effectuer, l’usage d’applications mobiles ou l’enregistrement des notes de frais en ligne est recommandé.

Gestion des notes de frais par un programme

La gestion des notes de frais est un passage non optionnel pour chaque professionnel. Afin de réduire au mieux les temps et l’argent attribués à cette gestion, une large variété d’applications est disponible.

Elles sont surtout basées sur la dématérialisation des notes de frais. Par exemple, les logiciels en ligne des notes de frais permettent de soumettre sur-le-champ les demandes de remboursement de frais professionnels au responsable chargé de la validation. Les demandes sont ensuite validées en notes de frais et le remboursement est effectué.

En effet, les notes de frais peuvent représenter des sommes importantes pour le carburant, le restaurant et l’hôtel. Les applications raccourcissent les processus avec une seule action attachée à une dépense donnée. À cet effet, vous allez utiliser votre propre carte professionnelle lors de vos activités professionnelles.

Ensuite, prenez une photo du ticket et attachez celle-ci à la dépense. Pour simplifier l'ensemble des démarches liées aux notes de frais, Qonto propose des cartes affaires. Comment ça marche ?

Chaque membre d’une entreprise possède une carte de dépenses Qonto et un accès à l’application mobile relié à un logiciel. Il est ainsi possible de photographier ou scanner les factures et les lier aux dépenses correspondantes. Par conséquent, la conservation de tous les justificatifs papiers ne représente plus une obligation légale.

Des cartes flexibles et adaptées à vos besoins

Les cartes Qonto sont paramétrables en temps réel et s'adaptent aux besoins de chacun

La carte One (incluse dans les forfaits)

Incluse dans tous les forfaits, cette carte de paiement est idéale pour les employés effectuant de faibles dépenses en France.

La carte Plus (6€/ mois)

La carte Plus a des plafonds (de paiement et de retrait) deux fois plus élevés et permet d'effectuer plus de retrait à moindre coût.

La carte X (20€/ mois)

La carte X est la première carte métal pour professionnels. Aucun frais sur les paiements en devises, plafonds de paiement élevés, assurance intégrée.

Choix d’un logiciel de gestion des notes de frais 

L’utilisation d’un logiciel de gestion notes de frais est nécessaire pour différentes raisons. L’augmentation de l’effectif de l’entreprise en est une. Il est également recommandé pour toute entreprise qui engendre une activité produisant une quantité importante de frais professionnels.

Avant de choisir un logiciel notes de frais, il est conseillé de débuter par inventorier toutes les fonctionnalités dont on a besoin. Il s’agit de toutes les tâches liées aux notes de frais pouvant prendre beaucoup de temps. Après que les besoins aient été identifiés, il faut désormais procéder au choix des applications répondant au mieux aux critères de l’entreprise.

Parmi les outils en ligne, Expensya offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des notes de frais. Il s’agit, entre autres, d’un système de reconnaissance des caractères d’une facture. Le plus important est l’archivage des données avec des mises à jour gratuites et automatiques. Le service est offert gratuitement pendant un mois. L’outil est disponible depuis un ordinateur et depuis un smartphone.

Quant à Spendesk, il traite les notes de frais tout en servant de plateforme de gestion de l’ensemble des dépenses professionnelles. En plus, cet outil permet en même temps d’offrir plus d’autonomie aux salariés et collaborateurs. En outre, l’équipe administrative et financière arrive facilement à garder le contrôle et la visibilité sur la trésorerie de l’entreprise. L’application offre une assistance à la gestion des notes de frais avec usage de moyens de paiement physiques et virtuels afin de simplifier et sécuriser les dépenses occasionnées par les déplacements professionnels.

Onexpense est aussi une application mobile de gestion de notes de frais. Vous prenez une photo de votre facture ou ticket et l’application reconnaît la dépense. À titre d’exemple, elle prend en charge des notes des frais kilométriques en offrant des modèles de dépenses de restaurant, de carburant, de parking pour les déplacements professionnels des salariés. Chaque note de frais est réunie dans un fichier. Celui-ci sera envoyé au service comptable en vue d’un remboursement rapide. Cela a donc permis d’automatiser au maximum tout le processus.

Enfin, iZyFrais est une plateforme qui permet surtout de ne payer qu’à hauteur de l’utilisation des services grâce à l’achat de crédits. Quant à iZyScan, il permet d’envoyer les photos de toutes les photos des notes de frais. Il appartient ensuite au manager d’approuver les dépenses et de les exporter directement vers le logiciel comptable.