Le 13 octobre 2021 par Qonto

URSSAF : les frais de repas

Qu’entend-on par indemnité forfaitaire de repas ? Comment se faire rembourser ses frais de repas ? À combien s’élève l’exonération des indemnités de repas ?

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Tout chef d’entreprise digne de ce nom le sait très bien : les frais professionnels doivent chaque année faire partie du budget prévisionnel. Ils englobent, entre autres, les titres-restaurants, les frais de transport, les indemnités de grand déplacement et les indemnités de repas. Qu’entend-on par indemnité forfaitaire de repas ? Quelles sont les conditions pour obtenir des paniers-repas ? Comment se faire rembourser ses frais de repas ? À combien s’élève l’exonération des indemnités de repas ? Dans cet article, on vous dit tout sur l’Urssaf frais de repas.

Trois points essentiels à retenir sur l’indemnité de repas Urssaf

L’indemnité de repas est l’un des éléments qui constitue les frais professionnels. Ces charges, qui sont utilisées dans l’exercice d’une fonction, peuvent être remboursées par l’employeur. Toutes les dispositions relatives à l’indemnité de repas de l’URSAAF sont prévues dans les textes suivants :

  • l’arrêté 20/12/2020 ;
  • le circulaire DSS n° 2003-007 du 07/01/2003 ;
  • le circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2005-389 du 19/08/2005.

Découvrons tous les éléments qui font la particularité de l’indemnité de repas de l’Urssaf.

Qu’est-ce qu’un forfait repas de l’Urssaf ?

Prime de panier, frais de repas de midi, paniers-repas… les frais de repas de l’Urssaf possèdent de multiples appellations. Néanmoins, le terme conventionnel reste l’« indemnité de repas ». D’une manière simple et concise, l’indemnité de repas est un remboursement des montants déboursés par un salarié pour prendre un repas sur son lieu de travail habituel.

Quel est le fonctionnement de l’indemnité de repas de l’Urssaf ?

Le forfait repas de l’Urssaf ne doit pas être confondu avec les tickets restaurant. Il s’adresse à tous les salariés de l’entreprise, y compris les cadres. En règle générale, le remboursement des frais de repas se fait sur la base d’une allocation forfaitaire qui est exonérée d’impôts et de cotisations sociales.

Il convient de préciser que le montant de l’allocation forfaitaire fait chaque année l’objet d’une réévaluation. Dans le cas où il serait inférieur au montant de l’indemnité de repas de l’Urssaf, la fraction excédentaire se verra soumise aux TVA et cotisations sociales applicables.

Les conditions d’obtention du forfait repas de l’Urssaf

Tout salarié peut prétendre à un forfait repas de l’Urssaf. Toutefois, il doit répondre à des conditions particulières. En effet, les employeurs se voient dans l’obligation de payer des indemnités de repas lorsque :

  • un salarié doit prendre son repas hors de l’entreprise, et ce, dans l’exercice d’une activité professionnelle (déplacement professionnel ou travail sur chantier) ;
  • un salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières (travail en horaire décalé, travail continu, organisation imprévue…) ;
  • un salarié rentre habituellement à son domicile pour prendre son repas, mais son temps de pause ne le lui permet pas ;
  • un salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, mais il n’y a pas de cantine.

Dans certains cas, les employeurs peuvent refuser de compenser les frais de repas. En réalité, hormis les conditions susmentionnées, l’Urssaf frais de repas respecte également d’autres clauses. Par exemple, le salarié doit justifier la nature et les montants de ses paniers. Il n’a également pas le droit de déduire les dépenses réelles du repas de midi pris hors de son domicile. Pour être on ne peut plus clair, seuls les frais supplémentaires lui seront remboursés.

Urssaf et frais de repas : comment se faire rembourser ?

À partir du moment où un salarié démontre qu’il a été contraint de prendre son repas au restaurant ou sur son lieu de travail, il peut se faire rembourser. En principe, la prime de panier figure dans le contrat de travail. Si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez vous faire rembourser, vous pouvez déduire les frais de vos revenus imposables.

L’administration fiscale impose tout de même un barème qui fixe les limites d’exonération de l’indemnité de repas de l’Urssaf. Notons que les plafonds ont été réévalués cette année en fonction de la nature des indemnités. Si le salarié a été contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières, la limite d’exonération s’élèvera à 6,70 euros si elle était légèrement inférieure à ce montant en 2019. Dans le cas où il serait contraint de manger dans un restaurant, la limite d’exonération sera de 19 euros.

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