Le 21 janvier 2020 par Qonto

Note de frais : tout savoir sur le sujet !

La gestion des notes de frais est ainsi un point essentiel qui concerne la plupart des entreprises et beaucoup de questions se posent sur ce sujet, surtout lors de l’établissement des premières notes de frais.

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Une entreprise dans son fonctionnement doit tenir compte d’un certain nombre de paramètres. La gestion des notes de frais est ainsi un point essentiel qui concerne la plupart des entreprises et beaucoup de questions se posent sur ce sujet, surtout lors de l’établissement des premières notes de frais. Cet article vous donne la réponse à toutes vos interrogations pour vous faciliter la gestion note de frais.

Frais professionnels, qu’est-ce que c’est ?

Dans la vie d’une entreprise, les notes de frais sont des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Il s’agit en effet d’un document qui permet à tout salarié de se faire rembourser des frais professionnels engagés dans le compte de la société. Ces frais concernent différents domaines comme les repas, les déplacements, le logement ou tout autre frais qui a pu être engagé dans l’intérêt de l’entreprise. Cette note de frais prend généralement la forme d’une fiche dûment remplie par le salarié et remise à son entreprise.

À cet effet, deux types de notes de frais sont créés : les notes de frais classiques et les notes de frais kilométriques. Les premières sont basées sur le modèle des dépenses et quant aux frais kilométriques, l’utilisateur est tenu d’indiquer les différentes étapes de ton trajet. Une fois que la note de frais globale est acceptée par l’administrateur, le document est créé en pièce comptable.

Quelles sont les conditions pour qu’une note de frais soit valide ?

La note de frais bénéficie d’un certain encadrement pour être prise en compte par votre employeur. En effet, pour que vous puissiez obtenir gain de cause, il est important de remplir un certain nombre de conditions. Ainsi, pour un employeur le remboursement de notes de frais est exonéré de charges salariales. L’administration fiscale s’assure donc que ces remboursements ne cachent pas des compléments de salaires. Le justificatif à fournir dans ce cas peut être sous forme de format physique ou virtuel. Cependant, il n’existe pas de modèle type de note de frais proprement dit, mais plusieurs éléments doivent être visibles pour qu’une note de frais soit validée. Il faut dans tous les cas faire apparaître :

  • la date de l’opération ;
  • le montant de l’opération ;
  • le motif de l’opération.

En fonction des dépenses, il existe de nombreux autres critères que vous devez prendre en compte. Lorsque c’est le cas d’une note de frais kilométrique, il est bon d’indiquer le lieu du déplacement de même que le motif ainsi que la distance parcourue.

Comment se fait le remboursement des notes de frais ?

Une fois que votre note de frais a été établie avec les justificatifs qu’il faut, vous devez maîtriser les modes de remboursement. En ce qui concerne la gestion note de frais, il existe trois systèmes pour les remboursements de frais professionnel.

Le premier est le remboursement des frais réellement engagés ou frais réels. Il consiste au remboursement exact des montants dépensés par le salarié. C’est pour cela qu’il est indispensable que celui-ci soit en mesure de présenter les factures de chacune de ses dépenses. Il est important de rappeler que le remboursement des frais ne peut pas être déduit du salaire versé. L’employeur doit ainsi pouvoir mettre en place un délai dans lequel les notes de frais peuvent être remises.

Le second système de remboursement est forfaitaire et consiste à allouer une somme à l’employé qui est seul responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n’y a aucune note de frais à transmettre au préalable. De ce fait, le montant du forfait est fixé en avance en accord avec le barème de l’URSSAF. La dernière méthode de remboursement est une déduction forfaitaire spécifique. Celle-ci concerne certaines catégories de salariés notamment les ouvriers du bâtiment, les artistes, etc.

Les employeurs dans ce cas sont autorisés à appliquer à la base de calcul des cotisations de sécurité sociale ainsi que des contributions d’assurance chômage. Pour l’application de la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, des indemnités, des primes, et le cas échéant des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels.

Quel est le régime fiscal de remboursement des notes de frais ?

Le remboursement d’une note de frais de manière réelle ou forfaitaire n’est pas soumis à un barème de l’impôt sur le revenu des salariés du moment où il est compris dans la limite des seuils prévus. Cependant, en cas de dépassement de ce montant, les frais sont considérés comme un avantage en nature et sont donc soumis à l’impôt sur le revenu. C’est le cas pour les repas au restaurant pour les salariés en déplacement, les frais pour l’équipement en outils de nouvelles technologies, etc. De même, la TVA concernant les dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.

Quel est le délai de remboursement d’une note de frais ?

Lorsque le salarié dépose sa note de frais accompagnée des justificatifs nécessaires pour être remboursé, l’employeur est tenu de respecter un délai. En effet, si la note de frais est soigneusement accompagnée de son justificatif et que les conditions de remboursement respectent rigoureusement la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise, la demande prend environ un mois pour être traitée.

À partir du moment où le salarié remplit la note de frais jusqu’à son remboursement effectif, de nombreuses étapes peuvent allonger le délai de remboursement. Il faudra ainsi tenir compte des délais pour l’approbation des dépenses par le manager, le contrôle du service comptable ainsi que l’exécution du remboursement en lui-même.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

L’inscription de la note de frais dans la comptabilité de votre entreprise est une étape délicate dont il faut maîtriser tous les aspects. En effet, lorsque vous souhaitez intégrer les informations dans votre système comptable, il est beaucoup plus simple que les salariés remplissent des notes standardisées avec un modèle fourni à l’avance. Cependant, les néobanques proposent de nos jours un système de dématérialisation. De ce fait, de nombreuses solutions existent comme celle de Qonto pour éviter les écueils des notes de frais papier, qui ne conviennent pas à la mobilité des salariés actuels.

Ces applications permettent notamment de prendre en photo les justificatifs de dépense. Ainsi, vous pouvez avoir accès, où que vous soyez, à la version dématérialisée de vos reçus de paiement. Il s’agit là d’un atout non négligeable lorsqu’il s’agit de s’attaquer à la comptabilité de votre entreprise. C’est un excellent moyen pour gagner du temps avec votre comptabilité, car toutes les notes sont centralisées. Vous n’aurez plus besoin d’attendre des justificatifs d’un salarié avant de passer une écriture comptable.

Quels sont les services proposés par Qonto ?

En matière de gestion de note de frais, il est important de penser à simplifier les choses et diminuer les tâches administratives. De ce fait, la néobanque Qonto propose une solution qui va au-delà de la simple dématérialisation. Vous pouvez en effet commander de nombreuses cartes de paiement et n’aurez alors plus besoin de demander à vos salariés d’avancer les frais pour des achats concernant l’entreprise.

Il est directement mis à disposition de nos clients des cartes de paiement MasterCard, qui sont gérées en temps réel. À vous de définir aussi bien les plafonds que les autorisations de chaque personne qu’il soit un administrateur ou un membre de l’équipe. L’avantage d’une telle solution est que vous avez la possibilité de procéder à une modification en temps réel selon les besoins du moment de votre équipe. Vous pouvez aussi décider de suspendre temporairement une carte si vous estimez qu’elle n’est plus nécessaire pendant un temps.

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