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Gestire efficacemente il flusso di cassa della tua azienda

April 20, 2022 by Qonto Italia

La gestione del flusso di cassa è una fonte di ansia per molti imprenditori. È comprensibile: non tutti sono a proprio agio con numeri, tabelle, calcoli e previsioni.

Eppure è un argomento che non dovrebbe essere trascurato. Il flusso di cassa, infatti, è direttamente collegato allo sviluppo e alla sostenibilità del business. Una gestione non attenta potrebbe scatenare spiacevoli effetti a catena, come l’impossibilità di pagare i fornitori, in caso di disavanzo, o l’incapacità di fare fronte agli oneri fiscali, fino al licenziamento dei dipendenti per motivi economici. 

In definitiva, a essere in gioco è proprio la sopravvivenza dell’azienda. 

Ma qual è esattamente lo scopo del flusso di cassa? Perché è così importante ottimizzarlo?

E quali sono le migliori pratiche da adottare per gestirlo efficacemente?

Per rispondere a queste domande, iniziamo a capire meglio cosa si intende per flusso di cassa e quali sono gli indici a cui fare riferimento per monitorare lo stato di salute di un’impresa.

Cos’è il flusso di cassa di un’impresa?

Flusso di cassa (o tesoreria) di un’impresa: la definizione

Per capire come ottimizzare la gestione dei flussi di cassa della tua impresa, cominciamo da alcune nozioni di base.

La cassa (o tesoreria) rappresenta il totale delle risorse finanziarie liquide o immediatamente mobilizzabili dall'azienda. Possiamo dire che la cassa è la liquidità disponibile, che permette di saldare le spese aziendali. 

Si tratta di:

  • Fondi disponibili nel conto bancario dell'azienda
  • Fondi disponibili in contanti
  • Titoli e altri strumenti finanziari immediatamente convertibili in denaro o a breve scadenza 
  • Crediti finanziari a breve scadenza

L’insieme di questi fondi è liquido o può essere mobilitato in tempi brevi nel caso in cui l’azienda debba fare fronte a delle necessità come il pagamento di spese ricorrenti, spese impreviste legate a un aumento dell'attività, aumento delle spese del team, etc.

I tipi di flusso di cassa

Possiamo distinguere il flusso di cassa in:

  • Flusso di cassa operativo: l’importo di cassa che entra ed esce dall’azienda tramite operazioni direttamente connesse all’esercizio dell’attività, al di là dei costi di finanziamento.
  • Flusso di cassa dell’investimento: il denaro speso o al contrario incassato in relazione agli investimenti dell’azienda, come acquisti o cessioni di immobilizzazioni.
  • Flusso di cassa finanziario: movimenti di cassa in relazione alle scelte di finanziamento, come l’emissione o il rimborso di prestiti o il versamento di dividendi.

Come calcolare la salute di un’azienda? Il margine di tesoreria e la posizione finanziaria netta

Per una corretta gestione finanziaria dell'azienda è necessario garantire che quest’ultima sia in grado di far fronte alle esigenze di liquidità in ogni momento.

Il margine di tesoreria (o posizione finanziaria netta di breve termine) è un buon indicatore della salute dell’impresa a breve termine, in quanto misura il suo grado di indipendenza finanziaria e corrisponde, in valore assoluto, alla capacità dell’azienda di sostenere le passività a breve termine, usando le disponibilità liquide e le attività facilmente liquidabili.

Niente paura, questi termini possono sembrare complessi ma è tutto più semplice di quello che sembra!

Il margine di tesoreria, in pratica, corrisponde alla differenza fra la liquidità e i debiti di breve periodo. 

Margine di tesoreria = Attività liquide (o facilmente liquidabili) - Debiti di breve periodo

Come abbiamo detto, con attività liquide di un’azienda si intendono tutte le risorse disponibili che possono essere usate per finanziare le sue operazioni. In pratica, la cassa. Depositi bancari e postali, assegni, denaro, titoli e crediti finanziari a breve termine.

I debiti, invece, sono tutti in pagamenti che l’azienda deve sostenere per finanziare la sua attività: 

  • Stipendi dei dipendenti
  • Pagamento dei fornitori
  • Spese di affitto
  • Oneri sociali
  • Tasse e oneri fiscali 
  • In generale, tutti i debiti a breve termine necessari per lo svolgimento delle attività aziendali (spese di manutenzione, acquisto materie prime, acquisto attrezzature, etc)

Gli scenari possibili:

  • Quando la liquidità dell'azienda è maggiore dei suoi debiti a breve termine, il margine di tesoreria è positivo. A prima vista, la sua situazione finanziaria è quindi sana. L’azienda è in grado di far fronte a tutte le sue spese senza bisogno di aiuti finanziari esterni.
  • Quando le attività liquide e i debiti a breve termine dell'azienda si equiparano, il margine di tesoreria è pari a zero e la situazione finanziaria risulta quindi in equilibrio. L’azienda non ha bisogno di finanziamenti ma si trova in una situazione delicata perché non sarà in grado di far fronte a eventuali spese eccezionali.
  • Quando la liquidità disponibile è inferiore ai debiti a breve termine, il margine di tesoreria è negativo e l'azienda non risulta avere risorse sufficienti. Apparentemente, avrà quindi bisogno di un sostegno finanziario per continuare a svilupparsi.

Facciamo un esempio per capire meglio:

Massimo è il direttore di una PMI specializzata nel noleggio di automobili. 

Le attività liquide della sua azienda (tutti i fondi disponibili in contanti, sul conto bancario e i titoli e strumenti finanziari prontamente convertibili) ammontano a 100.000€. I suoi debiti a breve termine comprendono il pagamento delle tasse e degli oneri sociali e fiscali, il pagamento degli stipendi e la manutenzione dei veicoli. Il loro valore è di 50.000€.

Per calcolare la sua posizione finanziaria netta, Massimo esegue il calcolo:

Attività liquide - debiti a breve termine = posizione finanziaria netta 

(100.000€ - 50.000€ = 50.000€)

L’azienda di Massimo ha una posizione finanziaria netta di 50.000€: la sua cassa è in positivo.

La posizione finanziaria netta di lungo termine

È utile precisare che il margine di tesoreria equivale alla posizione finanziaria netta di breve termine di un’azienda, che è differente dalla posizione finanziaria netta di lungo termine.

Quest’ultima, infatti, è la differenza fra le attività finanziarie di breve, medio e lungo termine e le passività a breve, medio e lungo termine. 

Questo significa che un’azienda potrebbe avere una posizione finanziaria netta di breve termine negativa ma una di lungo termine positiva: è il caso in cui, ad esempio, le passività a breve termine risultino superiori alle attività liquide a breve termine ma ampliando l’arco temporale al lungo periodo le attività risultino maggiori delle passività.

Questo ci fa capire come, per ogni imprenditore, sia fondamentale avere consapevolezza tanto della posizione finanziaria netta di lungo termine quanto del margine di tesoreria. Il monitoraggio e la gestione del flusso di cassa, così, diventano dei preziosi strumenti per mantenere un equilibrio fra entrate e uscite anche nel breve periodo. Il rischio, altrimenti, è che a danneggiarsi sia anche la posizione finanziaria di lungo termine. 

Ottimizzare la gestione del flusso di cassa: perché è importante?

Monitorare il flusso di cassa, a prima vista, può sembrare un’attività noiosa e impegnativa in termini di tempo e di risorse necessari. Eppure, lo abbiamo visto, si tratta di un’operazione fondamentale per garantire la sostenibilità del business a lungo termine.

Nello specifico, questa è attività è necessaria per:

Adempiere per tempo ai propri impegni

Una buona gestione del flusso di cassa permette all'impresa di far fronte agli impegni presi, il giorno della loro scadenza: pagamento degli stipendi, debiti con i fornitori, oneri fiscali e sociali.

A migliorare è anche la visione generale delle entrate e delle uscite, che diventa più approfondita e permette all’imprenditore di identificare con più precisione le voci di spesa e a prendere decisioni più informate

Evitare il verificarsi di situazioni di insolvenza

Come abbiamo detto in precedenza, il valore della cassa può cambiare sostanzialmente in poco tempo dunque una posizione finanziaria netta positiva può diventare negativa a causa di una cattiva gestione del flusso di cassa può determinare effetti a cascata anche molto dannosi. 

Quando la posizione finanziaria netta di breve termine è negativa, l’azienda può trovarsi infatti nelle condizioni di non poter più pagare i propri debiti (prestiti, affitto, stipendi, fornitori), trovandosi così in uno stato di insolvenza.

Come migliorare la gestione del flusso di cassa: le buone abitudini

Gestire efficacemente il flusso di cassa è, come abbiamo visto, un aspetto fondamentale dell’attività di un imprenditore. Non tutti, però, si trovano così a proprio agio con le cifre ed è precondizione essenziale avere una conoscenza approfondita della propria azienda e del proprio settore. 

Con i metodi e gli strumenti giusti, però, tutto diventa più semplice.

Costruire un modello di previsione del flusso di cassa

Prevedere con precisione il flusso di cassa è essenziale per poter affrontare per tempo gli eventuali problemi che si possono presentare ed essere in grado di prendere decisioni responsabili ed efficaci sul lungo termine per il proprio business.

Il previsionale del flusso di cassa è una tabella che riunisce tutte le entrate e le uscite di cassa mensili. L’insieme di questi dati ti permette di identificare chiaramente quali sono le voci di spesa relative alla tua attività e di anticipare eventuali momenti di passività di cassa.

Cosa deve contenere il piano di previsione del flusso cassa?

A livello di incassi, vanno menzionati in particolare i seguenti:

- Fatturato (la somma delle vendite o dei servizi forniti) ;

- Contributi di capitale (per esempio, quando un socio apporta una somma di denaro o un bene al capitale della società);

- Contributi in conto (somma di denaro versata da un socio sul conto bancario della società).

In termini di uscite, queste includono:

- Stipendi dei dipendenti;

- Spese di affitto;

- Debiti dei fornitori

- Oneri sociali;

- Tasse e imposte (IVA, imposta sulle società o sul reddito, ecc.);

- Altre spese professionali (costi di manutenzione, forniture, ecc.).

Piano di previsione del flusso di cassa

Ecco come appare una previsione del flusso di cassa

Ovviamente sta a te adattarne il formato e le caratteristiche in base alla situazione della tua azienda.

Alcune voci possono essere specifiche di un settore e non di un altro e per questo non comparire in questa tabella: se per la tua attività possono essere rilevanti, non dimenticare di includerle.

La regola fondamentale, quando si compila una tabella di previsione del flusso di cassa, è non trascurare nessun dettaglio e inserire rigorosamente ogni dato, anche se può sembrare poco rilevante: i piccoli numeri, se sommati, possono diventare somme ingenti.

Quando le entrate e le uscite mensili sono limitate, lo strumento più indicato per creare un piano di questo tipo è usare Google Sheet. 

Monitorare il flusso di cassa grazie alla dashboard Qonto

Il primo passo è impostare una routine semplice e facilmente replicabile, attraverso cui tenere costantemente regolato il flusso di cassa. 

Per farlo:

- Categorizza sempre le transazioni, in entrata e in uscita

- Controlla il tuo saldo e la sua evoluzione ogni giorno

- Prenditi qualche minuto una volta alla settimana per studiare le tue cifre un po' più da vicino, anche solo per controllare che i flussi in entrata e in uscita che hai in mente siano rappresentativi della realtà, e che tu abbia tutto sotto controllo. 

Cerchi un modo per avere una visione chiara e immediata delle tue spese in un determinato periodo? Vorresti capire in che misura le tue entrate dipendono da un preciso cliente? Cerchi uno strumento utile sia ad analisi approfondite sia a rapidi controlli in real time?

Con la dashboard Qonto puoi avere una visione chiara del tuo flusso cassa, in qualsiasi momento. Senza bisogno di essere un esperto in materia!

Gestire le fatture insolute

Potrebbe esserti già capitato di avere a che fare con clienti che abbiano tardato il pagamento di alcune fatture. 

Non è un aspetto da trascurare: le fatture insolute possono avere un impatto non indifferente sul flusso di cassa di un’azienda. E più si accumulano, peggio è. 

Fai quindi in modo che questo tipo di situazione non si ripeta troppo spesso. Per prevenire il rischio di mancato pagamento, invece, puoi seguire alcune buone abitudini:

  • Informati sempre in anticipo sul cliente
  • Stipula un’assicurazione professionale contro i rischi di mancato pagamento
  • Affidati a un software di recupero crediti
  • Anticipa i termini per il pagamento e chiedi un anticipo

Non appena noti un ritardo nella ricezione del pagamento, inoltre, non esitare a inviare un sollecito. Spesso è sufficiente una chiamata o una email per sbloccare la situazione. 

In caso contrario, è possibile inviare una lettera di messa in mora. Si tratta di un’azione più formale rispetto a un sollecito ed è l’ultima manovra amichevole a cui ricorrere prima di intraprendere un’azione legale. Serve a dichiarare la tua intenzione di portare la questione davanti ai tribunali competenti, in caso di mancata regolarizzazione.

Negoziare contratti e termini di pagamento con i fornitori

È sempre importante rivedere i contratti in essere con i vari fornitori e porsi alcuni domande fondamentali: 

- Ho ancora bisogno di questo contratto per far crescere il mio business?

- Mi sono preso il tempo per confrontare questa offerta con la concorrenza?

- Sono soddisfatto del servizio?

È un’attività che ti richiederà un po’ di tempo ma ti sarà senz’altro utile per fare un bilancio: alcuni contratti potrebbero essere stati conclusi diversi anni fa e non essere più adatti alle esigenze della tua azienda. Quale migliore momento per studiare l’offerta della concorrenza e negoziare una riduzione di prezzo?

Puoi anche pensare di negoziare i termini di pagamento con i tuoi fornitori.

Ottimizzare la gestione delle scorte

Gestire efficacemente il flusso di cassa significa anche saper gestire bene le scorte.

Alcune aziende hanno difficoltà a piazzare i propri prodotti e si trovano costrette a vendere la merce a prezzi scontati, o addirittura in perdita. Questo senza contare i costi di magazzino, molto onerosi. Lo sviluppo del business quindi è rallentato e il flusso di cassa ne risente. 

Per evitare che questo si verifichi, occorre tenere sotto controllo le scorte. Questo significa identificare i prodotti più venduti e quelli che non stanno andando bene per rifornirsi in modo intelligente.

Si può anche optare per metodi alternativi di gestione delle scorte, come la gestione just-in-time. Questa opzione permette di limitare i costi di stoccaggio e il rischio di prodotti invenduti. Tuttavia, non è adatto a tutti i settori di attività e a volte rischia di provocare carenze di scorte. Occorre valutare con attenzione.

Separare le voci di spesa con i conti multipli

In Qonto offriamo una funzione particolarmente utile per mantenere il controllo sul flusso di cassa: la creazione dei conti multipli

Con i conti multipli puoi:

  • Differenziare le voci di spesa per categoria (per es. formazione, spese di viaggio, etc);
  • Assegnare budget specifici ai tuoi team e migliorare la visibilità sulle spese;
  • Separare le attività se l’azienda opera in diversi settori.

Puoi creare fino a 5 conti, con una carta di debito e un IBAN dedicato. Tutto questo in un paio di clic! 

Ora che hai letto il nostro articolo hai tutti gli strumenti necessari per gestire il flusso di cassa della tua azienda.

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