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Semplifica la gestione delle spese con le carte virtuali usa e getta: 5 esempi

December 02, 2021 by Qonto Italia

Nella quotidianità di un’impresa, la gestione delle spese occasionali è causa di confusione e frustrazione. Prestare una carta di pagamento a un collaboratore spesso non si rivela essere la soluzione migliore e la verifica e la registrazione delle note spese sono attività che richiedono molto tempo

Per fortuna, le carte virtuali usa e getta possono essere un valido strumento con cui risolvere questo problema.

➜ un collaboratore (che di solito non utilizza carte) ha bisogno di acquistare un prodotto/servizio? Puoi creare una carta per questa specifica occasione.

➜ un'attività di team richiede che diversi collaboratori effettuino delle spese? Potrai creare una carta usa e getta per ogni collaboratore, in base alle sue necessità di utilizzo.

Se, con l'introduzione delle carte virtuali, la gestione delle spese aziendali si era già fatta più semplice (e sicura), con le carte usa e getta lo sarà ancora di più. Il loro vantaggio? Sono pensate per rispondere a dei bisogni di spesa occasionali. Offrono infatti la possibilità di fornire una carta di pagamento a qualsiasi collaboratore, per una spesa unica e specifica. I limiti di spesa sono stabiliti in anticipo, garantendo autonomia e sicurezza (la carta scade automaticamente, una volta effettuato il pagamento). 

Noi di Qonto vogliamo andare ancora oltre e ti proponiamo un nuovo tipo di carta virtuale usa e getta: la carta Flash. Con la carta Flash puoi effettuare uno o più pagamenti entro i limiti di tempo stabiliti al momento della creazione della carta stessa. È la soluzione ideale, quindi, quando si ha bisogno di eseguire più di un pagamento occasionale.

In questo articolo ti proponiamo 5 esempi concreti per spiegarti meglio come e quando utilizzare la carta Flash.

Le carte di pagamento virtuali usa e getta: 5 occasioni d’uso

🖥 Acquistare strumenti di lavoro

Esempio attuale: uno dei tuoi collaboratori lavora da remoto e ha bisogno di acquistare un secondo schermo. Che si trovi in Italia o dall’altra parte del mondo, poco importa: potrà utilizzare una carta virtuale usa e getta.

Lo schermo costa 200 euro: il collaboratore ti invierà il preventivo e tu creerai una carta appositamente per questa occasione, impostando il limite di spesa sulla base dell’importo richiesto. Una volta effettuato il pagamento, la carta scadrà. Il collaboratore dovrà solo occuparsi di fornire i suoi dati personali per la consegna del pacco.

In questo modo potrai gestire la spesa in anticipo, senza doverti preoccupare né dell'aspetto logistico né della nota spese.

La soluzione più efficace per gestire gli eventuali acquisiti da parte di membri del team che non hanno una carta di pagamento assegnata!

🏢 Prenotare il biglietto per una conferenza

L’acquisto può riguardare un singolo o l’insieme dei collaboratori di un team. In questo caso, potrai assegnare una carta a ogni collaboratore.

Poniamo, ad esempio, che la maggior parte del team debba acquistare dei biglietti standard a 75 euro. Potrai assegnare a ognuno di loro una carta con tale limite di spesa.

Ma non finisce qui! Con la carta Flash di Qonto, puoi fare ancora di più. 

Se durante la conferenza uno dei tuoi collaboratori avrà bisogno di un budget aggiuntivo, per esempio per partecipare ad un esclusivo after-show) potrai modificare il budget assegnato.

✈️ Organizzare una trasferta

La carta usa e getta è la soluzione perfetta per gestire le spese relative a una trasferta giornaliera. Per un’andata e ritorno in giornata, ad esempio, potrai allocare un budget di 86 euro sulla carta del tuo collaboratore, che potrà acquistare direttamente il suo biglietto, online e senza bisogno di anticipare alcuna spesa.

Con la carta Flash, i tuoi collaboratori possono effettuare uno o più pagamenti entro un limite di tempo prestabilito, e questo la rende una soluzione perfetta anche in caso di trasferte più lunghe. 

Facciamo l’esempio di un viaggio all’estero del tuo team per incontrare alcuni partner: per gli spostamenti giornalieri potrai fissare in anticipo sulla carta un budget di 145 euro.

Oppure, immagina che uno dei tuoi project manager debba viaggiare per una settimana tra l’Italia e la Francia e che non disponga di una carta di credito aziendale. Potrai creare una carta usa e getta e assegnargliela, impostando un limite in base alle tue stime di spesa. Basterà poi che il tuo collaboratore utilizzi questa carta per prenotare e acquistare i biglietti. Tu potrai verificare in ogni momento, e in tempo reale, i prezzi e le date degli acquisti effettuati.

Se gli spostamenti, invece, prevedono dei biglietti allo stesso costo per più giorni (per esempio 10 euro al giorno per gli spostamenti in metro) potrai allocare la somma corrispondente ogni giorno, per tutta la durata della trasferta.

Per gli acquisti in negozio, la carta Flash funziona sia con Apple Pay sia con Google Pay. Se un tuo collaboratore acquisterà il pranzo al supermercato o al ristorante, potrà collegare la sua carta Flash al suo account Apple Pay o Google Pay sul telefono e effettuare il pagamento contactless in negozio.

E non finisce qui: rispetto alle carte di credito e di debito, che hanno un limite di pagamento di 50 euro per le transazioni contactless, con le carte Flash non ci sono limiti di questo tipo. Chi le utilizza può pagare qualsiasi cifra senza bisogno di inserire il codice PIN - nei limiti di utilizzo che tu deciderai per quella specifica carta, ovviamente. 

🎉 Pianificare un'attività di team

Ricorriamo nuovamente a un esempio: l’organizzazione di un’esperienza di team building per i tuoi collaboratori. A seconda dell'attività, le spese potranno essere individuali oppure di team (spostamenti, ristoranti, hotel, etc). Potrai quindi optare per una carta virtuale usa e getta, impostando in anticipo un limite di spesa (per esempio, 160 euro a persona per due giorni).

Con la carta Flash, potrai addirittura assegnare specifici budget per attività ricorrenti. Per esempio:

  • Un budget massimo di 80 euro al giorno a persona, per tutta la durata del team building.
  • Un budget fisso di 45 euro (costo del biglietto) per i viaggi di andata e ritorno. In più, un budget aggiuntivo di 80 euro al giorno (che puoi decidere di aumentare a 120 euro l’ultimo giorno di trasferta, per festeggiare la fine del team building).

 

🎁 Fare un regalo a un collaboratore

La carta usa e getta è la soluzione ideale anche nel caso tu debba fare dei regali individuali ai tuoi collaboratori: potrai accreditare sulla carta una somma predefinita (come nel caso di una carta regalo classica) oppure potrai accreditare la somma precisa dell’oggetto o del servizio da acquistare. Con la carta usa e getta, il destinatario non dovrà fare altro che effettuare online i suoi acquisti.

💡 Non dovrai legarti ad un brand o un marchio in particolare: l

💡 Con la carta Flash, puoi impostare un limite di tempo per l’utilizzo del budget allocato di 3 o 6 mesi: sei tu a decidere.

Ecco dunque degli esempi utili per capire come le carte usa e getta sono lo strumento ideale per semplificare la gestione delle spese aziendali, grazie alla loro sicurezza, versatilità e semplicità di utilizzo. 

Con le carte Flash di Qonto, potrai contare su una flessibilità ancora maggiore e configurare la carta per effettuare uno o più acquisti in un arco di tempo da te prestabilito, da un giorno al massimo di un anno. 

Potrai finalmente dire addio alle note spese e ogni membro del tuo team godrà di maggiore autonomia mentre tu potrai contare su una gestione delle spese ottimizzata, senza mai perdere il controllo dei tuoi budget.

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