May 22, 2020 by Qonto

Carta carburante: tutti i dettagli

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Il rifornimento di carburante

Il rifornimento di carburante (diesel o benzina) è una delle spese che i professionisti o i dipendenti di un'azienda si trovano a dover effettuare durante una trasferta lavorativa. Per poter rispondere al meglio alla normativa in materia di fatturazione elettronica (entrata in vigore nel 2019), molte imprese e molti professionisti scelgono di adottare una carta carburante aziendale (detta anche "carta carburante elettronica").

Cos'è una carta carburante?

Si tratta di una carta per pagare carburante (gasolio, benzina, ecc.), ovverosia uno strumento di pagamento pensato e creato per semplificare la gestione di questa tipologia di pagamenti durante le trasferte lavorative. 

Da chi è offerta?

Questo strumento di pagamento è un servizio offerto da banche, neo-banche o istituti di pagamento per velocizzare ed ottimizzare i pagamenti di benzina o diesel: ad usufruirne sono professionisti (anche titolari di partita IVA) o i dipendenti di imprese durante i loro viaggi aziendali. Le carte carburante consentono anche di rendicontare e gestire al meglio le spese aziendali, soprattutto quando è legata ad un conto corrente aziendale (ovverosia ad un IBAN).

A chi si rivolge?

Sebbene esistano diverse tipologie di carte, a sceglierle sono professionisti e aziende. La carta carburante è diventata uno strumento particolarmente utile, soprattutto in seguito alle nuove normative in materia di fatturazione. A partire da gennaio 2019 è diventato infatti obbligatorio pagare i rifornimenti di carburante con metodi tracciabili.

Per professionisti e aziende

  • Professionisti: solitamente un professionista (anche titolare di partita IVA) sceglie di avere una carta per pagare il gasolio o la benzina quando sa di dover effettuare numerose trasferte lavorative con la sua automobile. In questo caso, scegliere una carta carburante consente di separare le spese effettuate per motivi di business e di tenerle sotto controllo.
  • Aziende: se i dipendenti di un'azienda si trovano a dover effettuare numerose trasferte con un'auto aziendale o noleggiata, scegliere una carta carburante può rivelarsi un'ottima soluzione. In questo modo, infatti, si può dare autonomia ai propri dipendenti monitorando costantemente questa tipologia di spesa. 

I vantaggi 

Come già accennato, una carta carburante è una carta per pagare il carburante: si tratta di una carta di debito (chiamata erroneamente anche "bancomat"), di credito o prepagata (ovvero ricaricabile). A seconda della tipologia di carta scelta, si può godere di un servizio differente. Scegliere per i propri dipendenti o per il proprio business uno specifico strumento di pagamento che sia anche carta di debito ti consente, ad esempio, di gestire al meglio il tuo business e le tue spese aziendali. Con una carta di debito aziendale (come le carte offerte da Qonto), il saldo del tuo conto non può andare in negativo: questo ti consente di monitorare le spese, anche quelle relative al carburante, effettuate da te o dai tuoi dipendenti. 

Come funziona una carta carburante?

Una carta carburante può avere diverse funzionalità. Sia che sia di debito che di credito o prepagata, la carta carburante è utilizzata da un lavoratore quando si trova a dover pagare il carburante per l'auto aziendale durante una trasferta lavorativa. Se la carta è collegata direttamente all'IBAN aziendale, allora il denaro necessario per pagare il carburante vengono prelevati direttamente dal conto aziendale. Al contrario, se lo strumento scelto è una prepagata, allora il denaro adibito alle spese di carburante deve essere trasferito dal conto aziendale sulla carta utilizzata esclusivamente per fare acquisti di carburante.

Fatturazione elettronica: cosa si intende?

La carta carburante sta diventando sempre più utile e utilizzata in seguito al cambio di normativa in Italia in materia di fatturazione elettronica: quest'ultima, infatti, è diventata obbligatoria per tutti i dipendenti aziendali e i professionisti che acquistano del carburante. La carta carburante ha sostanzialmente sostituito la vecchia scheda carburante. 

Cos'è la scheda carburante?

A partire dal 1 gennaio 2019 è stato abolito l'utilizzo delle schede carburante: di cosa si tratta? La scheda carburante era un documento necessario per attestare le spese di carburante effettuate dai dipendenti o da un professionista. Questa tipologia di documento è stata però abolita. Per certificare i pagamenti in modo tale da avere agevolazione fiscali (come la detrazione dell'IVA), è ormai indispensabile presentare una fatturazione elettronica e avere una carta carburante. La carta carburante consente, infatti, di rendicontare in maniera semplice ed intuitiva le spese relative al carburante. 

La fattura elettronica per il rifornimento di carburante

Quando paghi il rifornimento di carburante tramite carta carburante, qualsiasi sia la sua natura, spetta al benzinaio l'emissione della fattura elettronica. Come dichiarato a livello legislativo, la fattura elettronica deve essere effettuata entro 24 ore dal pagamento. Ma cosa accade alla sua emissione? Come vengono tracciati i tuoi rifornimenti di carburante? Una volta emessa la fattura, quest'ultima raggiunge il cosiddetto sistema SDI e viene tracciata dall'Agenzia delle Entrate. Solo dopo questo passaggio, la fattura raggiunge il professionista o l'azienda che hanno effettuato il pagamento.

SDI e fattura carburante

Parlando o leggendo articoli a proposito della fattura carburante, avrai sicuramente trovato o letto riferimento al sistema SDI. Ma di cosa si tratta? SDI sta per Sistema di Intercambio, un sistema informatico dell'Agenzia delle Entrate che raccoglie tutti i dati presenti nella fattura elettronica e traccia i pagamenti. Il Sistema di Intercambio:

  • riceve fatture elettroniche in formato xml;
  • effettua controlli sui file ricevuti;
  • inoltra le fatture alle imprese o ai professionisti che hanno effettuato il pagamento.

Fattura carburante e agevolazioni fiscali

Per poter ottenere tutte le agevolazioni in materia di rifornimenti aziendali di carburante, è necessario che i dipendenti effettuino i pagamenti con una carta aziendale collegata ad un IBAN aziendale (conto corrente aziendale) e non tramite carta privata. Infatti, qualora un dipendente utilizzasse una carta privata, l'impresa dovrebbe rimborsare il dipendente senza poter richiedere eventuali agevolazioni finanziarie (come quelle inerenti all'IVA). Le fatture elettroniche devono quindi far riferimento al conto corrente aziendale. 

Rimborsi chilometrici o carta carburante?

Quando si parla di rifornimento di carburante nell'ambito del business, spesso si rischia di fare confusione tra rimborso chilometrico e la carta carburante nonostante siano modalità diverse. 

Rimborso chilometrico

Si tratta di un indennizzo giornaliero che viene dato da un'azienda a tutti quei dipendenti che utilizzano un proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa sia all'interno che all'esterno del comune in cui si trova la propria sede lavorativa. Per calcolare questa tipologia di rimborso, ci si basa sulle Tabelle ACI e si tiene sempre conto del fatto che il veicolo utilizzato non è aziendale. 

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Esistono diverse tipologie di carte carburante, come le carte monomarca. Qonto ti offre carte di debito nominative sia fisiche che virtuali, con le quali puoi rendere indipendenti i collaboratori tenendo sempre sotto controllo le tue spese aziendali. Inoltre, puoi gestire il conto corrente Qonto in qualsiasi momento grazie ad un app intuitiva sia mobile che web. Per maggiori informazioni in merito alle carte offerte da Qonto, ti suggeriamo di consultare il nostro sito (all'interno del quale trovi anche tutti i nostri contatti).