Spese di rappresentanza: tutti i dettagli

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Sei sei un dipendente di un'impresa o il titolare di una società avrai sicuramente sentito parlare delle spese di rappresentanza. Ma cosa si intende? Di cosa si tratta? Quali sono i soggetti interessati? Esiste un'imposta o un importo particolare collegato alle spese di rappresentanza?

Abbiamo pensato di scrivere questa guida sintetica per fare chiarezza e offrire tutte le informazioni inerenti alla detraibilità e deducibilità previste per il 2020. 

Spese di rappresentanza: di cosa si tratta?

A dare una definizione di spese di rappresentanza è il cosiddetto "1 D.M. 19/10/2008", nel quale si che afferma che questa tipologia di spesa è sostenuta e documentata "per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Le spese di rappresentanza sono quindi spese sostenute con fini di pubbliche relazioni o con scopi promozionali: solitamente non si prevede dunque un profitto diretto legato all'attività stessa. Si tratta solitamente di spese non regolari, non necessariamente mensili o annuali.

Spese di rappresentanza: alcuni esempi

Quali potrebbero essere dei validi esempi di spese di rappresentanza (un importo che varia in funzione di diversi fattori) che un'impresa può sostenere? Sono spese non imponibili, importi esenti o spese deducibili? Tra le attività di rappresentanza più ricorrenti troviamo:

  • Spese per eventi e feste (tra cui i costi legati alle spese alimentari, volantinaggio, marketing, cc.) con lo scopo di celebrare ricorrenze o festività particolari;
  • Spese per eventi di intrattenimento o di celebrazioni di nuovi uffici o sedi lavorative;
  • Spese per viaggi di lavoro con scopo di piacere, programmati per incentivare la coesione nel team o per invitare clienti presso la sede (diverse dalle spese di trasferta);
  • Spese per eventi dedicati alla divulgazione di un nuovo prodotto, di un nuovo servizio offerto dall'impresa o per eventi simili;
  • Spese per gadget, beni o servizi offerti gratuitamente con lo scopo di promuovere il brand;
  • Spese di sponsorizzazione o per la partecipazione a fiere (per le quali è necessario solitamente il trasporto di merce, come i gadget).

Sebbene le attività di rappresentanza non portino entrate dirette ma comportino un costo, sono utili per alimentare e aumentare il prestigio, la notorietà dell'impresa, la sintonia del team e incentivare altri nuovi clienti.  

Per essere considerate tali, le spese di rappresentanza devono essere proporzionate con il volume di affari dell'impresa stessa. Così come per le altre spese, ti suggeriamo di fare un'analisi dei costi ricorrenti in modo tale da tenere sempre sotto controllo il budget aziendale.

Il concetto di congruità delle spese di rappresentanza

Come accennato, le spese di rappresentanza sono definibili tali se rispettano il cosiddetto criterio fiscale di congruenza, ovverosia se rispondono ai seguenti limiti di deducibilità che sono in vigore a partire dal 2016:

  • 1,5% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro;
  • 0,6% dei ricavi e proventi tra i 10 milioni e i 50 milioni di euro;
  • 0,4% dei ricavi e proventi che eccedono i 50 milioni di euro.

Cosa significano questi dati? In poche parole, la cosiddetta congruità tipica delle spese di rappresentanza stabilisce i limiti di deducibilità relativi al reddito per queste particolari spese rispetto al volume di affari. 

Il plafond di deducibilità e le spese di rappresentanza

Cosa  accade se le imprese che devono sostenere spese di rappresentanza non riescono a rispettare i limiti descritti nel paragrafo precedente?

Qualora l'importo delle spese o la singola spesa di rappresentanza di un'azienda dovesse andare oltre i limiti ed eccedere, l'impresa andrà incontro ad una tassazione. Quest'ultima farà riferimento alla dichiarazione dei redditi

Non è inoltre possibile rimandare la scadenza del pagamento si suddetti importi: in tal caso di spese di rappresentanza diventano infatti tassabili e devono essere inserite nella dichiarazione dei redditi. 

Il ruolo dell'IVA nelle spese di rappresentanza

Detraibilità IVA? La detraibilità dell'IVA legata alle spese di rappresentanza deve attenersi ad una soglia ben precisa. Come dichiarato dall'art. 30 D. Lgs. n. 175/2014, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l'IVA al 100% è aumentata: da 25,82 euro a 50 euro. 

Ottimizzare la gestione delle spese aziendali

La gestione delle spese aziendali richiede spesso molto tempo e cura. Esistono però degli strumenti che possono essere di supporto nella gestione quotidiana delle spese di un business.

Tra questi a ricoprire un ruolo primario è il conto aziendale. Quest'ultimo può essere un conto corrente tradizionale offerto da un istituto di credito tradizionale o un conto business, come Qonto.

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Il manager potrà così visualizzarli in qualsiasi momento e ogni membro del team potrà risparmiare tempo prezioso da dedicare alle proprie attività.