September 10, 2020 by Qonto

Rimborso spese aziendali: tutto ciò che c'è da sapere

Il processo di note spese e di rimborso spese aziendali è sottoposto a precise regole, che è bene che azienda e dipendente concordino a priori. Vediamole insieme.

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Rimborso spese aziendali: tutto ciò che c'è da sapere

Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta? Per scoprirli, è bene conoscere tutte le informazioni in materia di rimborsi spese e trasferte. In qualsiasi trasferta di lavoro, un dipendente di azienda effettua spese professionali (pasti, alloggio o viaggio) che devono essere rimborsati dalla sua azienda. Il processo di note spese e di rimborso spese aziendali è sottoposto a precise regole, che è bene che azienda e dipendente concordino a priori. Vediamole insieme.

Rimborso spese lavoro, un'introduzione

Il rimborso delle spese aziendali interviene ogni qual volta un dipendente, un amministrato o un collaboratore dell’azienda sono chiamati a svolgere la propria mansione temporaneamente fuori dalla sede di lavoro. I rimborsi spese vengono erogati in busta paga a seguito di una nota spese e servono a ripagare il dipendente per i costi sostenuti durante lo spostamento per motivi di lavoro.

Le spese professionali per i lavoratori dipendenti riguardano quell’insieme di elementi che possono essere rimborsati e non vanno quindi ad intaccare il salario del soggetto che le ha svolte. Una trasferta, un acquisto o un viaggio di lavoro richiesto dall’azienda sono tutte spese per le quali il dipendente potrà richiedere il rimborso. Si tratta di costi che l'azienda deve calcolare all'interno del suo budget aziendale.

Per i lavoratori dipendenti comunemente il rimborso spese di trasferta può quantificarsi o in una somma forfettaria pre-concordata o una cifra completa di tutti gli oneri come spesa per i chilometri effettuati, spesa dell’alloggio, spesa del vitto.

Ovviamente tutte queste spese devono essere correttamente documentate, soprattutto quando si parla di viaggio e trasporto dove solitamente è previsto un rimborso spese chilometrico.

I diversi tipi di rimborso note spese

Rimborso spese aziendali

Un collaboratore aziendale viene considerato in trasferta quando svolge il proprio lavoro al di fuori dalla propria sede aziendale. In tali circostanze questi sostiene delle spese di trasferta che è compito dell’azienda rimborsare attraverso le modalità concordate. Il rimborso spese aziendali può essere di tipologie differenti e solitamente viene rimborsato direttamente in busta paga, con un trattamento differente a seconda della tipologia di rimborso spese aziendali concordata e che la trasferta si svolga in Italia o all'estero.

Chiaramente i montanti di spesa consentiti in caso di trasferta all'estero sono solitamente più elevati rispetto al caso di trasferte di lavoro all'interno dei confini nazionali in cui si trova la sede aziendale di riferimento.

I sistemi principalmente utilizzati per il rimborso delle spese aziendali sono di tre tipi: analitico, forfettario e misto.

Rimborso spese analitico (o puntuale)

Il rimborso spese analitico è la tipologia di rimborso spese aziendali che prevede il pagamento direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante il suo viaggio di lavoro. Egli dovrà dunque sempre includere la lista di tutti i giustificativi di spesa e cioè la documentazione relativa a tutte le spese sostenute, come scontrini o ricevute fiscali, fatture, biglietti, e così via.

Questo tipo di rimborso spese non prevede alcun limite di imponibilità per il dipendente (tali importi non concorrono alla formazione del reddito e non verranno di conseguenza mai tassati).

Deducibilità scontrini fiscali nota spese: come funziona? limiti di deducibilità per l'azienda, invece, dipenderanno dal tipo di spesa: per le spese di viaggio la deducibilità è illimitata, mentre per le spese di vitto e alloggio gli importi eccedenti 180.76 €, per le trasferte nazionali, e di 258.23 €, per le trasferte all'estero, saranno deducibili solo per il 75% dell'ammontare totale.

Rimborso spese forfettario

Come dice il nome stesso, il rimborso spese forfettario prevede un rimborso forfettario dell’importo speso dal dipendente aziendale e cioè della corresponsione al dipendente di una cifra di ammontare generico e stimata ex-ante. La cifra del rimborso spese forfettario è di solito calcolata su base giornaliera. Nel caso di rimborso spese forfettario non è necessario presentare scontrini e compilare la nota spese, bisogna invece inviare i documenti di viaggio e trasporto in quando per le aziende deducibili interamente senza limiti di spesa.

Solitamente il dipendente e l’azienda accordano prima del viaggio una cifra che sarà rimborsata al soggetto al termine della trasferta e che in modo approssimativo include tutte le spese. Il calcolo viene quindi definito a priori secondo una stima preventiva delle spese aziendali che il dipendente è previsto che dovrà sostenere.

Pagando l’azienda al dipendente un importo concordato che prescinde dalle spese reali/puntuali, questi non sarà dunque tenuto a giustificare le spese sostenute e pertanto in questo caso non è necessario compilare la nota spese. L'eventuale differenza tra il rimborso forfettario e gli importi realmente spesi rimarranno a carico (o a beneficio) del dipendente.

L'ammontare dell'indennità giornaliera corrisposta in caso di rimborso spese forfettario è solitamente pari a 46.48 € per trasferte in Italia e 77.47 € per quelle all’estero: i rimborsi eccedenti questi valori saranno imponibili e dunque tassati. La deducibilità per l'azienda è invece illimitata.

Rimborso spese lavoro misto

Il rimborso spese misto è una via di mezzo e prevede sia il corrispettivo delle spese effettuate (rimborso analitico, vagliabile tramite documentazione) che un’indennità forfettaria: la somma forfettaria viene in questo caso erogata al dipendente insieme al rimborso dei costi sostenuti. In molti casi è la forma più conveniente per il dipendente ma di difficile gestione per l'azienda.

Come nel caso del rimborso spese forfettario, per le aziende queste spese non hanno limiti di deducibilità.

Al contrario, per i dipendenti il limite di imponibilità cambia a seconda del tipo di sistema scelto e applicato. La legge prevede infatti che in caso di rimborso spese misto, l’ammontare della quota di indennità giornaliera di tipo forfettario a cui il dipendente ha diritto, in totale esenzione da tassazione, possa essere al massimo pari a 30.99 € al giorno per le trasferte in Italia e 51.65 € al giorno per le trasferte all’estero.

Questi limiti, nello specifico, valgono nel caso in cui il rimborso di tipo forfettario venga applicato ad una sola delle voci di spesa (ad esempio al vitto o, in alternativa, all'alloggio). Qualora il rimborso forfettario venga invece applicato su entrambe le spese di vitto e alloggio, il rimborso limite massimo esente da tassazione ammonterà a 15.49 € in Italia e 25.82 € all’estero.

Limiti di imponibilità e deducibilità dei rimborsi spese

Per quanto detto in precedenza, possiamo dunque schematizzare come segue i limiti di imponibilità per il dipendente e di deducibilità dell'azienda dei rimborsi spese.

Il rimborso spese dipendenti (anche quando rimborsato direttamente in busta paga) non concorre ai fini del calcolo del reddito imponibile Irpef:

  • Regime analitico: illimitato;
  • Regime forfettario: fino a 46.48 €/giorno per trasferte in Italia e 77.47 €/giorno per quelle all’estero;
  • Regime misto: limiti ridotti di 1/3 rispetto al regime forfettario, cioè fino a 30,98 €/giorno per trasferte in Italia (fuori dal territorio comunale) e 51,65 €/giorno per quelle all’estero.

I limiti di deducibilità delle aziende, invece, sono:

  • Regime analitico: illimitate per spese di viaggio e fino a 180.76 € o 258.23 €, rispettivamente per le trasferte nazionali o per le trasferte all'estero. Oltre questi importi la deducibilità delle spese di vitto e alloggio sarà ridotta al 75%;
  • Regime forfettario: illimitato;
  • Regime misto: illimitato.

Criteri da rispettare per beneficiare del rimborso note spese

Il rimborsi delle spese aziendali vengono riconosciuto dalle aziende ai dipendenti secondo quanto previsto dalla legge. Ci sono varie modalità di erogazione dei rimborsi spese aziendali e questo può comportare obblighi diversi per il dipendente soprattutto per ciò che concerne la documentazione giustificativa.

Per ciascuna trasferta il dipendente è tenuto a consegnare il modulo di rimborso spese e tutti i documenti giustificativi comprovanti i pagamenti effettuati. Nella nota spese dovranno essere riportata dettagliatamente la lista di tutte le diciture (rimborso spese chilometrico, costi di trasferta, spese per i pasti, deposito bagagli, ed eventuali extra) in quanto si tratta di un documento valido ai fini fiscali.

Rimborso spese senza giustificativo: cosa fare

Le note spese prevedono in alcuni casi la necessità di presentare un giustificativo dei costi sostenuti. Vi sono come visto tre sistemi per il rimborso spese ai dipendenti e la scelta è a discrezione dell’azienda, tuttavia la documentazione generata è un elemento fiscale molto importante che deve essere custodito con cura.

La legge prevede che la documentazione originale sia conservata a cura della società, allegando a ciascuna nota spesa i documenti di supporto. Questo è importante al fine di eventuali controlli che necessitino di chiarificazioni in merito le spese. Le spese di vitto e alloggio possono essere documentate mediante la fattura che deve essere intestata all’azienda così da permettere di detrarre l’IVA, sono utili poi le ricevute e gli scontrini fiscali mentre per le spese di viaggio devono essere presentati i documenti di viaggio e trasporto (biglietti nominativi, ricevute del vettore).

Rimborso spese lavoro: la documentazione

Da un punto di vista normativo  i documenti devono essere conservati per 10 anni dall’ultima registrazione. Oggi è facilmente gestibile tutto al meglio grazie alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, grazie ai sistemi analogici ed informatici è possibile conservare tutto online senza problemi. L’Agenzia delle Entrate ha specificato che tutti i documenti informativi di carattere fiscale rilevante devono essere immodificabili, autentici ed integri.

Cosa accade quando si smarrisce un giustificativo? Dal momento che non risulta possibile fare una nota spese senza giustificativo, le opzioni sono due:

  • Si cerca di ottenere una copia del pagamento. Oggi grazie ai sistemi elettronici è tutto più facile: i documenti vengono infatti sempre salvati in formati digitale. Basti pensare ad un biglietto aereo, al pedaggio autostradale connesso alla targa o alla cena pagata con la carta, alle spese sostenute con carta di credito aziendale o con carta di debito aziendale.
  • In caso di irreperibilità di una copia del documento, sarà opportuno procedere effettuando un’autocertificazione che certifichi lo smarrimento dei giustificativi di spesa in oggetto.  

Ovviamente questo non vuol dire inserire voci non previste perché si è comunque soggetti a controlli e le autorità competenti potrebbero procedere, anche attraverso le modalità di pagamento, a rintracciare le somme spese qualora vengano percepite incongruenze segnalate da parte dell'azienda.

Nello specifico rientrano tra le spese che possono essere riportate nella nota: viaggi attraverso la rete ferroviaria, sistemi di navigazione, compagnie aree. I biglietti di viaggio o le carte di imbarco devono essere conservate o è comunque possibile chiederne una copia alla compagnia. Possono essere anche richiesti i rimborsi per le spese di agenzia relative alle prenotazioni, la copia per la nota di credito deve essere originale e conforme, rilasciata dalla compagnia.

In caso di smarrimento può essere richiesta una dichiarazione sostitutiva da parte dell’agenzia. Ai fini fiscali, qualora venisse smarrito il biglietto ha validità anche la conferma di prenotazione delle carte di imbarco che viene inviata al momento dell'acquisto. Sono attestabili sotto propria responsabilità il numero di chilometri trascorsi, il pedaggio autostradale, la documentazione relativa al noleggio auto. Questi ultimi possono comunque essere verificati se richiesti alla autorità competenti.

Vuoi semplificare la gestione dei rimborsi spesa?

Il rimborso delle spese aziendali interviene ogni qual volta un dipendente, un amministrato o un collaboratore dell’azienda sono chiamati a svolgere la propria mansione temporaneamente fuori dalla sede di lavoro. I rimborsi spese vengono erogati in busta paga a seguito di una nota spese e servono a ripagare il dipendente per i costi sostenuti durante lo spostamento per motivi di lavoro.

Le spese professionali per i lavoratori dipendenti riguardano quell’insieme di elementi che possono essere rimborsati e non vanno quindi ad intaccare il salario del soggetto che le ha svolte. Una trasferta, un acquisto o un viaggio di lavoro richiesto dall’azienda sono tutte spese per le quali il dipendente potrà richiedere il rimborso. Si tratta di costi che l'azienda deve calcolare all'interno del suo budget aziendale.

Per i lavoratori dipendenti comunemente il rimborso spese di trasferta può quantificarsi o in una somma forfettaria pre-concordata o una cifra completa di tutti gli oneri come spesa per i chilometri effettuati, spesa dell’alloggio, spesa del vitto.

Ovviamente tutte queste spese devono essere correttamente documentate, soprattutto quando si parla di viaggio e trasporto dove solitamente è previsto un rimborso spese chilometrico.

I diversi tipi di rimborso note spese

Rimborso spese aziendali

Un collaboratore aziendale viene considerato in trasferta quando svolge il proprio lavoro al di fuori dalla propria sede aziendale. In tali circostanze questi sostiene delle spese di trasferta che è compito dell’azienda rimborsare attraverso le modalità concordate. Il rimborso spese aziendali può essere di tipologie differenti e solitamente viene rimborsato direttamente in busta paga, con un trattamento differente a seconda della tipologia di rimborso spese aziendali concordata e che la trasferta si svolga in Italia o all'estero.

Chiaramente i montanti di spesa consentiti in caso di trasferta all'estero sono solitamente più elevati rispetto al caso di trasferte di lavoro all'interno dei confini nazionali in cui si trova la sede aziendale di riferimento.

I sistemi principalmente utilizzati per il rimborso delle spese aziendali sono di tre tipi: analitico, forfettario e misto.

Rimborso spese analitico (o puntuale)

Il rimborso spese analitico è la tipologia di rimborso spese aziendali che prevede il pagamento direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante il suo viaggio di lavoro. Egli dovrà dunque sempre includere la lista di tutti i giustificativi di spesa e cioè la documentazione relativa a tutte le spese sostenute, come scontrini o ricevute fiscali, fatture, biglietti, e così via.

Questo tipo di rimborso spese non prevede alcun limite di imponibilità per il dipendente (tali importi non concorrono alla formazione del reddito e non verranno di conseguenza mai tassati).

I limiti di deducibilità per l'azienda, invece, dipenderanno dal tipo di spesa: per le spese di viaggio la deducibilità è illimitata, mentre per le spese di vitto e alloggio gli importi eccedenti 180.76 €, per le trasferte nazionali, e di 258.23 €, per le trasferte all'estero, saranno deducibili solo per il 75% dell'ammontare totale.

Rimborso spese forfettario

Come dice il nome stesso, il rimborso spese forfettario prevede un rimborso forfettario dell’importo speso dal dipendente aziendale e cioè della corresponsione al dipendente di una cifra di ammontare generico e stimata ex-ante. La cifra del rimborso spese forfettario è di solito calcolata su base giornaliera.

Nel caso di rimborso spese forfettario non è necessario presentare scontrini e compilare la nota spese, bisogna invece inviare i documenti di viaggio e trasporto in quando per le aziende deducibili interamente senza limiti di spesa.

Solitamente il dipendente e l’azienda accordano prima del viaggio una cifra che sarà rimborsata al soggetto al termine della trasferta e che in modo approssimativo include tutte le spese. Il calcolo viene quindi definito a priori secondo una stima preventiva delle spese aziendali che il dipendente è previsto che dovrà sostenere.

Pagando l’azienda al dipendente un importo concordato che prescinde dalle spese reali/puntuali, questi non sarà dunque tenuto a giustificare le spese sostenute e pertanto in questo caso non è necessario compilare la nota spese. L'eventuale differenza tra il rimborso forfettario e gli importi realmente spesi rimarranno a carico (o a beneficio) del dipendente.

L'ammontare dell'indennità giornaliera corrisposta in caso di rimborso spese forfettario è solitamente pari a 46.48 € per trasferte in Italia e 77.47 € per quelle all’estero: i rimborsi eccedenti questi valori saranno imponibili e dunque tassati. La deducibilità per l'azienda è invece illimitata.

Rimborso spese misto

Il rimborso spese misto è una via di mezzo e prevede sia il corrispettivo delle spese effettuate (rimborso analitico, vagliabile tramite documentazione) che un’indennità forfettaria: la somma forfettaria viene in questo caso erogata al dipendente insieme al rimborso dei costi sostenuti. In molti casi è la forma più conveniente per il dipendente ma di difficile gestione per l'azienda.

Come nel caso del rimborso spese forfettario, per le aziende queste spese non hanno limiti di deducibilità.

Al contrario, per i dipendenti il limite di imponibilità cambia a seconda del tipo di sistema scelto e applicato. La legge prevede infatti che in caso di rimborso spese misto, l’ammontare della quota di indennità giornaliera di tipo forfettario a cui il dipendente ha diritto, in totale esenzione da tassazione, possa essere al massimo pari a 30.99 € al giorno per le trasferte in Italia e 51.65 € al giorno per le trasferte all’estero.

Questi limiti, nello specifico, valgono nel caso in cui il rimborso di tipo forfettario venga applicato ad una sola delle voci di spesa (ad esempio al vitto o, in alternativa, all'alloggio). Qualora il rimborso forfettario venga invece applicato su entrambe le spese di vitto e alloggio, il rimborso limite massimo esente da tassazione ammonterà a 15.49 € in Italia e 25.82 € all’estero.

Limiti di imponibilità e deducibilità dei rimborsi spese

Per quanto detto in precedenza, possiamo dunque schematizzare come segue i limiti di imponibilità per il dipendente e di deducibilità dell'azienda dei rimborsi spese.

Il rimborso spese dipendenti (anche quando rimborsato direttamente in busta paga) non concorre ai fini del calcolo del reddito imponibile Irpef:

  • Regime analitico: illimitato;
  • Regime forfettario: fino a 46.48 €/giorno per trasferte in Italia e 77.47 €/giorno per quelle all’estero;
  • Regime misto: limiti ridotti di 1/3 rispetto al regime forfettario, cioè fino a 30,98 €/giorno per trasferte in Italia (fuori dal territorio comunale) e 51,65 €/giorno per quelle all’estero.

I limiti di deducibilità delle aziende, invece, sono:

  • Regime analitico: illimitate per spese di viaggio e fino a 180.76 € o 258.23 €, rispettivamente per le trasferte nazionali o per le trasferte all'estero. Oltre questi importi la deducibilità delle spese di vitto e alloggio sarà ridotta al 75%;
  • Regime forfettario: illimitato;
  • Regime misto: illimitato.

Criteri da rispettare per beneficiare del rimborso note spese

Il rimborsi delle spese aziendali vengono riconosciuto dalle aziende ai dipendenti secondo quanto previsto dalla legge. Ci sono varie modalità di erogazione dei rimborsi spese aziendali e questo può comportare obblighi diversi per il dipendente soprattutto per ciò che concerne la documentazione giustificativa.

Per ciascuna trasferta il dipendente è tenuto a consegnare il modulo di rimborso spese e tutti i documenti giustificativi comprovanti i pagamenti effettuati. Nella nota spese dovranno essere riportata dettagliatamente la lista di tutte le diciture (rimborso spese chilometrico, costi di trasferta, spese per i pasti, deposito bagagli, ed eventuali extra) in quanto si tratta di un documento valido ai fini fiscali.

Rimborso spese senza giustificativo: cosa fare

Le note spese prevedono in alcuni casi la necessità di presentare un giustificativo dei costi sostenuti. Vi sono come visto tre sistemi per il rimborso spese ai dipendenti e la scelta è a discrezione dell’azienda, tuttavia la documentazione generata è un elemento fiscale molto importante che deve essere custodito con cura.

La legge prevede che la documentazione originale sia conservata a cura della società, allegando a ciascuna nota spesa i documenti di supporto. Questo è importante al fine di eventuali controlli che necessitino di chiarificazioni in merito le spese. Le spese di vitto e alloggio possono essere documentate mediante la fattura che deve essere intestata all’azienda così da permettere di detrarre l’IVA, sono utili poi le ricevute e gli scontrini fiscali mentre per le spese di viaggio devono essere presentati i documenti di viaggio e trasporto (biglietti nominativi, ricevute del vettore).

Dematerializzazione note spese

Da un punto di vista normativo  i documenti devono essere conservati per 10 anni dall’ultima registrazione. Oggi è facilmente gestibile tutto al meglio grazie alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, grazie ai sistemi analogici ed informatici è possibile conservare tutto online senza problemi. L’Agenzia delle Entrate ha specificato che tutti i documenti informativi di carattere fiscale rilevante devono essere immodificabili, autentici ed integri.

Cosa accade quando si smarrisce un giustificativo? Dal momento che non risulta possibile fare una nota spese senza giustificativo, le opzioni sono due:

  • Si cerca di ottenere una copia del pagamento. Oggi grazie ai sistemi elettronici è tutto più facile: i documenti vengono infatti sempre salvati in formati digitali. Basti pensare ad un biglietto aereo, al pedaggio autostradale connesso alla targa o alla cena pagata con la carta di credito
  • In caso di irreperibilità di una copia del documento, sarà opportuno procedere effettuando un’autocertificazione che certifichi lo smarrimento dei giustificativi di spesa in oggetto.  

Ovviamente questo non vuol dire inserire voci non previste perché si è comunque soggetti a controlli e le autorità competenti potrebbero procedere, anche attraverso le modalità di pagamento, a rintracciare le somme spese qualora vengano percepite incongruenze segnalate da parte dell'azienda.

Nello specifico rientrano tra le spese che possono essere riportate nella nota: viaggi attraverso la rete ferroviaria, sistemi di navigazione, compagnie aree. I biglietti di viaggio o le carte di imbarco devono essere conservate o è comunque possibile chiederne una copia alla compagnia. Possono essere anche richiesti i rimborsi per le spese di agenzia relative alle prenotazioni, la copia per la nota di credito deve essere originale e conforme, rilasciata dalla Compagnia.

In caso di smarrimento può essere richiesta una dichiarazione sostitutiva da parte dell’agenzia. Ai fini fiscali, qualora venisse smarrito il biglietto ha validità anche la conferma di prenotazione delle carte di imbarco che viene inviata al momento dell'acquisto. Sono attestabili sotto propria responsabilità il numero di chilometri trascorsi, il pedaggio autostradale, la documentazione relativa al noleggio auto. Questi ultimi possono comunque essere verificati se richiesti alla autorità competenti.

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