Unter bestimmten Voraussetzungen sind Spesen steuerfrei und zählen nicht zum Lohn, da es sich um Erstattungen von tatsächlich angefallenen Ausgaben handelt. Doch was gilt im Fall einer Pfändung oder Insolvenz? Sind Spesen pfändbar?
Welchen Vorgaben die Spesenabrechnung unterliegt und ob Sonderzahlungen bei Pfändungen relevant sind, erklären wir Ihnen im Folgenden.
Während einer Geschäftsreise entstehen Kosten, die im Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten getätigt werden. Typische Spesen umfassen Reisekosten wie Flugtickets, Hotelrechnungen, Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel.
Es können auch Ausgaben für Mahlzeiten, Getränke, Arbeitsmaterialien und andere Kosten anfallen. Wichtig ist, dass Sie für jede Ausgabe den entsprechenden Beleg aufbewahren, um die Kosten später belegen zu können.
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Die Verpflegungspauschale ist ein Betrag, den Arbeitnehmende als Ausgleich für ihre Verpflegungskosten während einer Geschäftsreise erhalten können. Dadurch soll der Verpflegungsmehraufwand abgegolten werden.
In vielen Ländern gibt es feste Sätze für die Verpflegungspauschale, die je nach Reisedauer und Reiseziel unterschiedlich sein können.
Reisespesen in Deutschland werden nach der kleinen und der großen Verpflegungspauschale abgerechnet. Für eine einfachere Buchhaltung gibt es je nach Posten klar definierte Regelungen wie zum Beispiel die Übernachtungspauschale.
Gut zu wissen: Mitunter haben Unternehmen betriebliche Spesenregelungen für Dienstreisen. Diese können über gesetzliche Spesen hinausgehen und auch Sonderregelungen z. B. für den Verpflegungsmehraufwand am Wochenende enthalten.
Die kleine Verpflegungspauschale ist ein Betrag, der für Verpflegungskosten bei einer Dienstreise oder einer auswärtigen Tätigkeit gezahlt wird, wenn diese kürzer als 24 Stunden dauert.
Im Gegensatz zur vollen Verpflegungspauschale, die für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt, ist die kleine Verpflegungspauschale in Deutschland in der Regel niedriger und soll die Kosten für eine einzige Mahlzeit (meistens das Mittagessen) decken.
In Deutschland gibt es seit 2020 eine kleine Verpflegungspauschale von 14 € für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, bei der eine Mahlzeit erforderlich ist, oder wenn die Abwesenheit in die Zeit zwischen 13 Uhr und 15 Uhr fällt. Wenn die Dauer der Reise weniger als 8 Stunden beträgt und keine Mahlzeit erforderlich ist, gibt es keine kleine Verpflegungspauschale.
Die große Verpflegungspauschale ist ein Betrag, der für Verpflegungskosten bei einer Geschäftsreise oder anderen auswärtigen Tätigkeiten gezahlt wird, die länger als 24 Stunden dauern.
Im Gegensatz zur kleinen Verpflegungspauschale, die für kürzere Abwesenheiten gilt und nur eine Mahlzeit abdeckt, deckt die große Verpflegungspauschale in der Regel alle Mahlzeiten ab, die während der Geschäftsreise erforderlich sind.
Die große Verpflegungspauschale variiert je nach Land und kann auch je nach Reiseziel unterschiedlich sein. In Deutschland gibt es seit 2020 eine große Verpflegungspauschale von 28 € pro Tag für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Wenn die Abwesenheit kürzer als 24 Stunden ist, gilt die kleine Verpflegungspauschale.
Bei einer Pfändung gibt es einen gewissen Grundfreibetrag, der die Sicherung des Existenzminimums bewahren soll. Das Einkommen kann daher nur teilweise gepfändet werden. Doch wie sieht es mit Sonderzahlungen durch den Arbeitgeber aus?
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder die Vergütung von Mehrarbeitsstunden sind zum Lohn gezahlte Vergütungen und können nicht gepfändet werden.
Ein weiterer Aspekt sind die Mehrkosten für die Verpflegung und Übernachtung auf Dienstreisen. Die Kostenübernahme erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber. Da es sich hierbei auch um eine Sonderzahlung handelt, stellt sich die Frage: Sind Spesen pfändbar?
Bei Spesen handelt es sich um Erstattungen von tatsächlich angefallenen Ausgaben. Daher werden sie in der Regel nicht als pfändbares Einkommen betrachtet.
Das bedeutet, dass Gläubiger:innen keinen Zugriff auf die Spesen eines Schuldners haben dürfen, um damit Schulden zu begleichen. Allerdings gibt es auch Ausnahmen, bei denen Spesen im Rahmen einer Pfändung berücksichtigt werden können.
Grundsätzlich gilt Folgendes: Spesen sind gemäß § 850a ZPO nicht pfändbar, wenn sich ihr Wert innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschalen für Spesen befindet. Höhere Zulagen sind dem Arbeitgeber gestattet, allerdings können die Beträge der Pfändung unterliegen.
Wenn höhere Spesen als üblich vereinbart oder abgerechnet werden, um damit das pfändbare Einkommen zu reduzieren, könnte dies als Versuch der Umgehung der Pfändungsvorschriften gewertet werden.
Es ist wichtig, sich im Falle einer drohenden Pfändung rechtlich beraten zu lassen und die genauen Umstände der Spesenabrechnung zu prüfen, falls Spesen die Pauschbeträge übersteigen.
In Deutschland gibt es die sogenannte Zivilprozessordnung (ZPO). In dieser wird festgelegt, welche Vergütungen im Rahmen einer Firmeninsolvenz gepfändet werden dürfen.
Die Erfassung und Verwaltung der Vermögenswerte übernehmen sogenannte Insolvenzverwalter:innen. Anschließend wird der Gesamtwert unter den Gläubigern und Gläubigerinnen aufgeteilt. Doch wie sieht es mit Sondervergütungen aus? Sind Reisekosten pfändbar?
Da es sich um einen Ausgleich entstandener Kosten handelt, gelten Spesen auch in einem Insolvenzverfahren als nicht pfändbar. Wichtig ist, dass die Beträge nicht die Verpflegungspauschalen überschreiten und im üblichen Rahmen liegen.
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