Pflichtangaben auf Rechnungen: Alles Wissenswerte auf einen Blick

Eine ordnungsgemäße Rechnung erspart Ihnen nicht nur Ärger mit dem Finanzamt im Fall einer Betriebsprüfung. Auch Ihre Kund:innen sind auf eine korrekte Rechnung angewiesen, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Welche Angaben dürfen also auf keinen Fall fehlen? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema Pflichtangaben auf Rechnungen.

Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, welche Angaben eine rechtskonforme Rechnung enthalten muss. Dazu gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und des Rechnungssempfängers
• Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsstellung
• Datum der Lieferung oder Leistung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Umfang und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
• der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen inklusive möglicher Rabatte & [Skonti](https://qonto.com/de/blog/business/finanzen/skonto)

Schauen wir uns die einzelnen Angaben einmal etwas genauer an:

Die Nennung des vollständigen Namens und der Adresse des Leistungserbringers und Leistungsempfängers stellt sicher, dass sich beide Parteien eindeutig vom Finanzamt identifizieren lassen. Weniger streng ist die Regelung bei Kleinstbetragsrechnungen von bis zu 250 €. Hier genügt es, wenn ausschließlich die Adressdaten des Rechnungsstellers aufgeführt werden.

In der Regel geben Sie Ihre elfstellige Steueridentifikationsnummer auf der Rechnung an, sofern der Leistungsempfänger seinen Unternehmenssitz in Deutschland hat. Jede Privatperson erhält die Steuer-ID vom Finanzamt, sie ist lebenslang gültig.

Sie dürfen alternativ zur Steuernummer auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt - IdNr) auf der Rechnung nennen. Viele Unternehmen bevorzugen das aus Datenschutzgründen. Anders verhält es sich mit Rechnungen, die Sie ins EU-Ausland stellen. Hier ist es gesetzlich sogar vorgeschrieben, dass Sie ausschließlich die USt - IdNr aufführen, da es eine innergemeinschaftliche Lieferung ist.

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Jede Rechnung muss ein Rechnungsdatum enthalten, das belegt, wann das leistende Unternehmen die Rechnung erstellt hat. Auch ein Leistungsdatum und ein Lieferdatum sind Pflicht, um den Voranmeldezeitraum für die Umsatzsteuer zu bestimmen. Die Angaben dieser Daten sorgen für Transparenz und Klarheit, was unter anderem für die korrekte Buchhaltung und das Finanzmanagement entscheidend ist.

Mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer kann das Finanzamt jede Ihrer Rechnungen eindeutig zuordnen. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie die Rechnungsnummer nur ein Mal vergeben und sie fortlaufend ist. Bei Mehrfachvergabe drohen bei einer Betriebsprüfung Strafgelder, da das Finanzamt davon ausgehen könnte, dass eine Rechnung doppelt abgerechnet wurde.

Für die Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern gibt es keine konkreten Vorgaben. Hier können Sie die Systematik wählen, die für Sie besonders gut nachvollziehbar ist. Zum Beispiel: Jahr, Monat, Rechnungsnummer: 24-04-08. Es ist nicht obligatorisch, mit der Nummer 01 zu beginnen. Sie dürfen mit der Ziffer starten, die Sie möchten. Das hat den Vorteil, dass Ihre Kundinnen und Kunden nicht direkt erkennen können, wie viele Rechnungen Sie bereits geschrieben haben. Wie bereits erwähnt, ist dabei allerdings wichtig, dass es eine fortlaufende Nummer ist, die Sie nur einmalig vergeben.

Eine weitere Pflichtangabe für eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Nennung der Menge und der Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung. Die Beschreibung muss dabei eindeutig und nachprüfbar sein.

So kann das Finanzamt nachvollziehen, was Sie genau verkaufen. Denn je nach Produkt oder Dienstleistung greifen unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Der Einfachheit halber dürfen Sie bei der Leistungsbeschreibung auch Sammelbegriffe wie z.B. “Büromöbel” oder “Softwareentwicklung” verwenden.

Die Angaben dürfen allerdings nicht zu allgemein sein. Lediglich “Beratungsdienstleistung” zu nennen, wäre zum Beispiel nicht ausreichend.

Das Entgelt für eine erbrachte Leistung muss aufgeschlüsselt werden nach Steuersätzen und -befreiungen. Es ist auch verpflichtend, auf Vereinbarungen wie Boni oder Skonti hinzuweisen. Zum Beispiel könnte auf der Rechnung stehen: „3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen”.

Verfügt Ihre Rechnung über Produkte oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, ist es wichtig, sie klar getrennt voneinander aufzuschlüsseln. Dabei geben Sie die jeweiligen Mehrwertsteuersätze an und ordnen sie den jeweiligen Beträgen zu.

Jetzt kennen Sie alle Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss. Doch es gibt auch Ausnahmen, bei denen die Rechnungsstellung vereinfacht wird. Das ist zum Beispiel bei einer Kleinbetragsrechnung von bis zu 250 € der Fall. Hier reicht es aus folgende Angaben zu machen:

• Vollständiger Name und Anschrift der Rechnungsstellerin oder des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnungsstellung
• Rechnungspositionen mit Art und Umfang der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren
• Bruttopreis inklusive Mehrwertsteuer

Sie sind Kleinunternehmer:in? Dann führen Sie zusätzlich einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf.

Es ist ärgerlich, kann aber passieren: Sie haben eine wichtige Pflichtangabe übersehen, Ihnen ist ein Zahlendreher im Gesamtbetrag unterlaufen oder Sie haben einen falschen Umsatzsteuersatz genannt?

Kein Problem! Die fehlerhafte Rechnung, die Sie bereits an den Leistungsempfänger gesandt haben, lässt sich durch eine Storno- bzw. Korrekturrechnung ausgleichen.

Als Erstes erstellen Sie eine berichtigte Stornorechnung aus. Wichtig: Sie muss eine eigenständige Rechnungsnummer enthalten und anstatt Rechnung, “Korrekturrechnung” genannt werden. Darin führen Sie einen Hinweis auf die fehlerhafte Ursprungsrechnung auf, zum Beispiel:  „Rechnungskorrektur für Rechnungsnummer 135 vom 10.03.2024“.

Durch die Stornorechnung wird die fehlerhafte Rechnung rechtlich unwirksam.

Zusätzlich zu dieser Rechnung stellen Sie nun eine neue, korrigierte Version aus, um die fehlerhafte Originalrechnung zu ersetzen.