Rechnung in Fremdwährung ausstellen: Diese Regeln gelten

Heutzutage arbeitet nahezu jedes Unternehmen auf internationaler Ebene. Nicht nur große Firmen, auch Selbstständige profitieren von der zunehmenden Vernetzung und bieten Dienstleistungen immer häufiger für Kund:innen in verschiedenen Ländern an. Das führt natürlich auch dazu, dass Rechnungen öfter in anderen Währungen ausgeschrieben werden müssen als in der eigenen.

Aber was müssen Sie bei einer Rechnung in einer Fremdwährung beachten? Welcher Kurs gilt bei Rechnung in Fremdwährung? Und wie können Sie sicherstellen, dass ausländische Kund:innen Ihre Rechnung überhaupt verstehen? In diesem Ratgeber erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung in anderen Währungen korrekt ausstellen.

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Rechnung an ausländische Kund:innen entweder in Ihrer eigenen Landeswährung oder in der Fremdwährung auszustellen. Entscheidend ist, dass sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger darüber einig sind, in welcher Währung die Rechnung ausgestellt wird.

Sie müssen sich also mit Ihren Kund:innen vor der Rechnungsstellung darüber abstimmen, ob die Rechnung in Ihrer eigenen Währung oder in der Fremdwährung ausgestellt werden soll.

Ein Beispiel: Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland und stellt eine Rechnung in die USA über insgesamt 500 Euro aus. Nach Absprache mit der Kundin in den USA wird beschlossen, dass auf der Rechnung US-Dollar, angegeben werden soll. Sie müssen daher den aktuellen Wechselkurs verwenden und die 500 Euro in US-Dollar umrechnen. Zum aktuellen Stand (April 2024) entspräche dies einem Gesamtbetrag von 535,09 US-Dollar.

Das deutsche Finanzamt verlangt, dass Rechnungen einige Pflichtangaben enthalten wie beispielsweise die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Auch beim Schreiben einer Rechnung in einer Fremdwährung müssen Sie diese Pflichtangaben beachten.

Zusätzlich müssen Sie bei Rechnungen in anderen Währungen diese Besonderheiten beachten: 

• Fremdwährung deutlich ausweisen: Auf der Rechnung sollte eindeutig ersichtlich sein, um welche Währung es sich handelt. Wenn Sie und Ihre Kund:innen, wie zuvor beschrieben, beispielsweise US-Dollar vereinbart haben, ist es wichtig, dies deutlich auf der Rechnung zu kennzeichnen.
• Korrekten ISO-Code verwenden: Verwenden Sie für den korrekten ISO-Code für Ihren Rechnungsbetrag, für US-Dollar also beispielsweise USD.
• Aktuellen Wechselkurs beachten: Sie müssen den tagesaktuellen Wechselkurs der EZB für die Umrechnung in eine Fremdwährung beachten.

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Rechnungen in anderen Währungen gehen entweder an die wenigen Staaten innerhalb der EU, die keinen Euro nutzen (wie zum Beispiel Dänemark) oder - in den meisten Fällen - ins EU-Ausland.

Wir schauen Schritt für Schritt, wie Sie bei Rechnungen in einer anderen Währung mit der Umsatzsteuer umgehen.

1. Sie sind beide Regelunternehmer:innen

Wenn sowohl Sie als auch Ihr Kund:innen Regelunternehmer:innen sind (Sie also beide über eine Umsatzsteuer-ID verfügen), muss die Umsatzsteuer im Land des Rechnungsempfängers entrichtet werden. 

Zur Vereinfachung solcher Fälle wurde innerhalb der EU das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren eingeführt. Durch dieses Verfahren wird die Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger im Ausland übertragen.

Ein Beispiel: Sie stellen eine Rechnung in Dänischen Kronen an einen Kunden in Dänemark. Dank des Reverse-Charge-Verfahrens sind nicht mehr Sie, sondern Ihr Kunde in Dänemark für die Entrichtung der Umsatzsteuer verantwortlich.

2. Sie sind Regelunternehmer:in - Ihre Kund:innen nicht

In diesem Fall ist die Situation einfacher: Wenn Sie Regelunternehmer:in sind und eine Rechnung an Kleinunternehmer:innen oder Privatpersonen versenden, kommt das Reverse-Charge-Verfahren nicht zur Anwendung. Daher müssen Sie auch auf einer Rechnung mit Fremdwährung wie gewohnt die deutsche Umsatzsteuer angeben.

1. Sie sind beide Regelunternehmer:innen

In diesem Fall sind - genau wie bei Rechnungen innerhalb der EU - Ihre Kund:innen umsatzsteuerpflichtig. Daher weisen Sie auf der Rechnung in Fremdwährung hier auch keine Umsatzsteuer aus. 

2. Sie sind Regelunternehmer:in - Ihre Kund:innen nicht

Auch in diesem Fall gilt: Der Leistungsstandort bleibt wieder in Deutschland und Sie geben die übliche deutsche Umsatzsteuer an.

Schauen wir uns den umgekehrten Fall an: Sie erhalten eine Rechnung in einer Fremdwährung und müssen diese bezahlen.

Selbstverständlich ist es möglich, eine Rechnung in einer Fremdwährung auch von einem deutschen Bankkonto aus zu begleichen. Bei einer Überweisung ins Ausland müssen Sie in der Regel bei allen Online-Banking-Anbietern das Zielland Ihrer Überweisung sowie die entsprechende Währung angeben.

Betrachten wir auch hier ein Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung über den Gesamtbetrag von 300 US-Dollar erhalten, wählen Sie bei Ihrer Überweisung die Währung US-Dollar aus und geben dann den Betrag von 300 ein. Auf diese Weise werden exakt 300 US-Dollar überwiesen.

Achtung: Die meisten Banken erheben eine Gebühr für internationale Überweisungen, konkret für:

• Gebühren für die Auslandsüberweisungen
• Courtage für den Währungswechsel
• Wechselkursaufschlag

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Eine andere Währung bedeutet im Grunde immer eine internationale Geschäftsbeziehung, und in solchen Fällen möchte jedes Unternehmen sicherstellen, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung auch versteht.

Wir machen es kurz: Laut der Abgabenordnung muss ein Buchhaltungsdokument, also eine Rechnung, in Deutschland auf Deutsch geschrieben sein. Anders ausgedrückt: Das Finanzamt verlangt, dass Sie eine Rechnung auf Deutsch schreiben.

Wenn Sie bereits wissen, dass Ihre Kund:innen die deutsche Rechnung nicht verstehen werden, können Sie Rechnungen zweisprachig verfassen, sowohl in Deutsch als auch in der Sprache des Rechnungsempfängers. Auf diese Weise können Sie den Bedürfnissen Ihrer Kund:innen gerecht werden und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie oben beschrieben, müssen Sie auf einer Rechnung in einer Fremdwährung immer den korrekten ISO-Code verwenden. Die folgenden Codes der wichtigsten Währungen sollten Sie für Rechnungen ins Ausland kennen:

• DKK: Dänische Krone (Dänemark)
• GBP: Pfund Sterling (Vereinigtes Königreich)
• ISK: Isländische Kronen (Island)
• NOK: Norwegische Kronen (Norwegen)
• RUB: Rubel (Russland)
• SEK: Schwedische Kronen (Schweden)
• CHE: Schweizer Franken (Schweiz)
• TRY: Türkische Lira (Türkei)
• USD: US-Dollar (Vereinigte Staaten)