Gagner du temps au quotidien en optimisant sa gestion financière

140 jours par an : c’est le temps passé par les dirigeant(e)s d’entreprise sur des tâches administratives et comptables. Soit plus du tiers de leur temps de travail. Alors qu’en tant qu’entrepreneur(e) ou chef(fe) d’entreprise, chaque minute de la journée est précieuse, comment réduire le temps consacré à la gestion financière, et notamment au traitement des dépenses d’équipe ?

C’est le sujet que Guillaume Jaumouillé, co-fondateur de Cléone et client Qonto, et Dorothée Leconte, directrice commerciale Outbound France chez Qonto, ont abordé lors d’un atelier modéré par Vincent Touraine, journaliste chez BFM Business, à l’occasion d’Impact PME.

Retour d’expérience et conseils pratiques : voici quelques clés pour gagner un temps précieux dans votre gestion financière quotidienne.

Chasse aux reçus, traitement des notes de frais, jonglage entre différents outils, gestion des factures : ce n’est pas pour ça qu’on devient entrepreneur(e), mais il faut gérer ces aspects aussi.

Pour beaucoup de dirigeant(e)s de TPE-PME, la gestion administrative et financière est extrêmement chronophage, représentant plus de 30 % de leurs jours de travail. Du temps qui ne peut pas être consacré au développement de l’activité.

Dorothée Leconte identifie 5 défis principaux pour les entrepreneur(e)s dans leur gestion financière :

• la transparence des frais bancaires, pour pouvoir anticiper les coûts,
• la possibilité de prendre des décisions rapidement et en temps réel, grâce à des données fiables et accessibles directement,
• l’harmonisation des logiciels et systèmes d’information, afin de maximiser l’efficacité opérationnelle,
• le contact humain, élément essentiel dans une relation bancaire,
• la fiabilité et la sécurité des données, pour éviter des erreurs coûteuses et chronophages.

Guillaume Jaumouillé confirme qu’on peut très vite passer un temps colossal sur la gestion administrative :

Surtout que Cléone a une particularité : son activité est la formation, et chacune d’entre elles donne lieu à un petit événement. Location d’un théâtre, repas au restaurant, etc : pour chaque formation, plein de petites dépenses sont réalisées, directement par les indépendant(e)s avec lesquels Cléone collabore.

D’autant que Guillaume Jaumouillé mettait un point d’honneur à rembourser au plus vite (dans la journée la plupart du temps) les indépendant(e)s qui avançaient ces sommes, jusqu’à 200-300 €, de leur poche.

Une gestion extrêmement chronophage donc, et qui ne permet pas de se concentrer sur son coeur d’activité et le développement de l’entreprise. Bonne nouvelle : il n’y a pas de fatalité à ce que la gestion administrative et financière de votre entreprise ressemble à ça. Aujourd’hui, de nombreuses solutions technologiques et organisationnelles existent pour simplifier et accélérer ces processus.

Comment alléger le temps alloué à la gestion financière, et notamment à la gestion des dépenses d’équipe ? Dorothée Leconte livre 5 conseils pour optimiser le quotidien des entrepreneur(e)s et dirigeant(e)s de TPE-PME :

Établir une politique de dépenses claire

Comment ? Il faut rédiger sa politique de dépenses, en indiquant ce que les collaborateurs ont le droit de faire ou non avec l’argent de l’entreprise : plafonds de dépenses, types de dépenses, autorisations nécessaires, etc.

Fournir des moyens de paiement modernes et digitaux

Les cartes s’adaptent bien à la manière dont on dépense aujourd’hui en entreprise. Mais des cartes modernes, individuelles, et non pas une carte bancaire unique pour la société, qui passe de main en main, sans traçage possible des dépenses.

Prévoir un budget par projet

Cela permet d’éviter des surprises, avec des dépenses qui dépasseraient le budget initialement prévu pour un projet particulier.

Dématérialiser ses justificatifs

Les salarié(e)s peuvent les ajouter directement dans leur application. Fini, la course aux justificatifs en fin de mois.

Attention : même en version dématérialisée, vous devez conserver vos justificatifs pendant 10 ans, car ce sont des pièces comptables et le Code du commerce le requiert.

Impliquer ses collaborateurs

Cela garantit une bonne compréhension de votre politique de dépenses et vous permet d’identifier des améliorations éventuellement nécessaires en fonction de besoins spécifiques de vos collaborateurs.