Herontdek je factuurbeheer

Factuurbeheer is een proces dat door bedrijven wordt gebruikt om facturen te maken, te verzenden en te volgen naar hun klanten. Bovendien maakt factuurbeheer het mogelijk om leveranciersfacturen beter te beheren.

De doelen van goed factuurbeheer zijn:

• sneller betaald worden door klanten;
• het naleven van de wetgeving verzekeren, met name verplichte vermeldingen;
• het boekhouden vergemakkelijken;
• het risico op fouten beperken;
• boetes voor te late betaling van leveranciersfacturen vermijden;
• de relaties met zakelijke partners verbeteren.

Factuurbeheer is een complexe en zeer belangrijke taak voor een bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om een goed doordacht proces op te zetten. Hier zijn onze tips.

Een efficiënte organisatie opzetten

Facturatie is een proces dat een specifiek schema volgt. Over het algemeen ziet het er als volgt uit:

• uitgifte van een offerte;
• goedkeuring van de offerte door de klant;
• levering van het goed of uitvoering van de dienst door de leverancier;
• creatie en verzending van de factuur door de leverancier;
• betaling van de factuur door de klant.

Een effectief beheer van uw facturatie houdt in dat u elke stap nauwgezet volgt zonder tijd te verliezen met als enige doel: snel betaald worden.

Heb je te maken met een onbetaalde factuur? Met Qonto kan je in één oogwenk de facturen zien waarvan de vervaldatum is verstreken en je klant eraan herinneren zonder de interface te verlaten.

Kiezen voor het gebruik van een complete software

Met de opkomst van de digitalisering van facturen en de verplichting om vanaf 2026 elektronische facturen te gebruiken, is het essentieel om een beheersoftware voor facturen te gebruiken die voldoet aan de behoeften van je bedrijf.

Om je processen zo eenvoudig mogelijk te maken en je tijd te besparen, heeft Qonto besloten om alle essentiële functies van factuurbeheersoftware in één tool te bundelen.

Op deze manier kan je de facturatie van uw klanten en de ontvangen facturen van je leveranciers beheren zonder te hoeven jongleren tussen verschillende software.

Deze verhoogde zichtbaarheid geeft je toegang tot real-time financiële informatie, wat de besluitvorming voor de ondernemer vergemakkelijkt.

Delegeren aan je teams

Het beheer van klant- en leveranciersfacturen is niet de verantwoordelijkheid van de ondernemer. Deze moet zich namelijk vooral richten op de ontwikkeling van zijn/haar activiteiten.

Daarom is het essentieel om bepaalde taken aan je medewerkers te kunnen delegeren. Met Qonto kan je rollen aanmaken voor je werknemers met beperkingen volgens je eigen regels.

Zo zorg je ervoor dat je de controle behoudt terwijl je je teams meer autonomie geeft om:

• facturen uit te geven;
• betalingen aan leveranciers voor te bereiden;
• herinneringen te sturen in geval van onbetaalde facturen;
• enz.

Kiezen voor een facturatiesoftware in plaats van een Excel-bestand is essentieel om je processen voor factuurbeheer te verbeteren.

Het gebruik van een spreadsheet heeft namelijk veel tekortkomingen:

• je eigen factuursjablonen maken;
• handmatig alle verplichte vermeldingen beheren, met het risico er een te vergeten of dat er een foutief is;
• tijd verliezen bij het omzetten van offertes in facturen;
• ervoor zorgen dat de juiste datum wordt vermeld en de nummering wordt gerespecteerd;
• al je facturen handmatig overbrengen naar je boekhoudsoftware;
• de betalingen van je klanten volgen door bankbewegingen te vergelijken met de uitgegeven facturen.

Met de factuurbeheersoftware ontwikkeld door Qonto, profiteer je van een tool die direct is geïntegreerd in je zakelijke rekening en waarmee je:

• je offertes in één klik in facturen kunt omzetten;
• snel de betaling van je klanten kunt innen met een speciale pagina en directe overboekingen;
• de betalingen kunt volgen en je klanten eenvoudig kunt herinneren in geval van onbetaalde facturen;
• je facturen automatisch kunt overbrengen naar de software van je boekhouder.

Bovendien helpt onze software je bij het beheer van je leveranciersfacturen. Dankzij OCR-technologie bereidt onze oplossing je betalingsopdrachten voor en heeft een intuïtief dashboard om je deadlines te bewaken.

Let op dat een gebrek aan facturatie je bedrijf blootstelt aan een fiscale boete die kan oplopen tot 50% van het transactiebedrag, met een maximum van 375.000 euro per boekjaar.  Daarom is het belangrijk voor je bedrijf om te vertrouwen op een krachtige software.