Gana tiempo en tu gestión de facturas

Una factura electrónica es la variante digital de la tradicional factura impresa. En consecuencia, es un documento tributario que se crea, emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado específicamente para garantizar que el documento se procese automáticamente.

Al igual que una factura en papel, la factura electrónica contiene información detallada de una transacción comercial concreta. Y, por lo tanto, este documento digital debe contener toda la información obligatoria y necesaria para pagar el importe facturado:

1. Fecha de emisión.
2. Número o serie de factura.
3. Datos fiscales del emisor.
4. Datos fiscales del receptor.
5. Concepto: nombre de los productos o servicios cobrados.
6. Precio unitario (sin impuestos) de los conceptos facturados.
7. Impuestos aplicables, como el IVA y el IRPF. Hay que tener en cuenta que los impuestos pueden variar según la forma legal de una empresa.
8. Información sobre el método de pago: transferencia bancaria, etc.

A la hora de catalogar este tipo de documentos, se puede hablar de tres tipos de factura electrónica dependiendo de su estructuración interna.

1. Formato estructurado. Estos documentos contienen datos estructurados que cumplen los requisitos del EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Son facturas generadas de forma automática por el sistema de facturación del emisor y, en consecuencia, puede ser automatizada por el software de contabilidad del receptor. Existen, sin embargo, muchos estándares EDI diferentes (UBL, EDIFACT, etc.), lo que puede hacer difícil su uso.

2. Formato no estructurado. Se trata simplemente de escanear la factura en papel y sustituirla por una versión electrónica (generalmente un simple PDF) para cumplir los requisitos de las autoridades fiscales. Es, en definitiva, una imagen que realmente no está cifrada en ningún lenguaje concreto.

3. Facturas híbridas. Este tipo de documento se compone de dos partes: una cara en formato PDF/A3 que es legible tanto por clientes como proveedores y que contiene toda la información requerida en una factura en papel; y una segunda cara que contiene los datos cifrados para que un sistema de facturación y contabilidad pueda procesarlas.

En nuestro país, la obligatoriedad del uso de la factura electrónica está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Esta ley establece la obligación del uso de este tipo de documentos para tres personas jurídicas específicas:

• Empresas proveedoras de la Administración Pública. Todo aquel negocio que preste servicios o suministre bienes a la Administración Pública española tiene la obligación de emitir facturas electrónicas. Esto aplica a todo contrato con las Administraciones Públicas, ya sea a nivel estatal, autonómico o local.
  
  
• Grandes empresas. Desde el 15 de enero de 2015, las «grandes empresas» (tal y como quedan definidas en el artículo 2.2 de la Ley 15/2010) tienen obligación de emitir y recibir facturas electrónicas por parte de sus proveedores.
  
  
• Empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME). Todas las empresas que se acogen a este régimen especial del REDEME (que permite solicitar la devolución mensual del IVA) deben usar facturas electrónicas tanto emitidas como recibidas.

Es necesario añadir que, el 28 de septiembre de 2022, se publicaba en el BOE la Ley 18/2022, popularmente conocida como Ley Crea y Crece, que trabaja para la recuperación y transformación económica y que, entre muchas otras medidas, establece la factura electrónica como una obligación para todas las empresas y autónomos desde el próximo año 2025.

Además de ser un requisito legal, el uso de la facturación electrónica implica toda una serie de ventajas que pueden ayudar a optimizar la gestión de gastos contables de cualquier empresa. A continuación tienes una lista con sus principales beneficios:

• Ahorro de tiempo. Al automatizarse el proceso de generación y envío de facturas, se reduce la carga de trabajo administrativo y se aligera el proceso de facturación, ya que los ciclos de tramitación son más cortos. La eficiencia administrativa se incrementa al evitarse tareas como la impresión, el envío por correo o el archivo de documentos físicos.
  
  
• Reducción de costes. La factura electrónica alivia gastos contables en conceptos como el papel, la tinta, los sobres o los envíos postales, y esto se traduce en una reducción general de gastos a pagar. Hay que tener en cuenta otra ventaja que ayuda a ahorrar: la automatización elimina la posibilidad del error humano que, a veces, puede salir caro.
  
  
• Mejora de la seguridad. Las nuevas tecnologías brindan capas de seguridad inexistentes en el sistema tradicional de facturación: firma digital, encriptado, sistemas de respaldo, almacenamiento seguro de datos… Todo suma a la hora de optimizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de las facturas, además de evitar el fraude.
  
  
• Mayor organización. La digitalización del almacenamiento digital facilita procesos como la búsqueda o el seguimiento de facturas y presupuestos, lo que es de vital importancia para optimizar la gestión de gastos de un negocio.
  
  
• Ahorro del espacio de almacenaje. Porque, al fin y al cabo, las facturas físicas hacen necesario un espacio de almacenamiento en la oficina, mientras que las facturas digitales solo necesitan espacio virtual.
  
  
• Cumplimiento legal. Si utilizas un software de facturación, puedes tener la seguridad de que tus facturas cumplen todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades. No hay mayor tranquilidad para una empresa que saber que está cumpliendo con las obligaciones tributarias y normativas.
  
  
• Mejoría del servicio al cliente. El proceso electrónico es más rápido y eficiente, lo que mejor exponencialmente la experiencia del cliente.
  
  
• Disminución del impacto medioambiental. La factura digital implica un gran ahorro en papel y energía.

El envío y recepción de un factura electrónica puede ser más o menos complicado dependiendo del formato que decidas utilizar. Si optas por la gestión con un formato no estructurado, puedes usar cualquier programa para generar una factura en formato imagen y enviarla a continuación. Si recibes una factura en este formato, tampoco debes tener más preocupaciones.

Pero debes pensar que este formato no es tan seguro y eficiente como el estructurado y que, por lo tanto, puede que debas considerar un cambio. Para crear, transmitir y recibir sus facturas electrónicas en formato estructurado, tanto el emisor como el receptor deben utilizar una plataforma de desmaterialización y digitalización. Entre las distintas plataformas posibles, es recomendable elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Puedes usar la misma plataforma que tu cliente, una plataforma independiente o un portal público de facturación.

Otro elemento que también hay que tener en cuenta a la hora de enviar y recibir este tipo de documentos es el certificado digital, que añade una nueva capa a la hora de mejorar la seguridad a tus transacciones. A continuación puedes encontrar los pasos necesarios para enviar o recibir facturas electrónicas con certificado digital (si no cuentas con él, siempre puedes seguir usando el formato no estructurado).

Para emitir una factura electrónica:

1. Obtén un certificado digital.

2. Genera tu factura electrónica con un software de facturación.

3. Firma digitalmente tu documento.

4. Envíalo a través de medios electrónicos como el email o una plataforma certificada de facturación.

Para recibir una factura electrónica:

1. Asegúrate de que tu dirección de correo electrónico es válida y accesible.

2. Verifica la autenticidad del documento recibido. Debes asegurarte de que es auténtico y cumple los requisitos legales pertinentes.

3. Archiva la factura. Guárdala en formato digital de forma segura, ya sea en la nube o en un hardware propio.